PROCESOD DE VENTAS-CUENTAS POR PAGAR

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COMPRAS

Todo inventario, material o servicio que se reciba debe ser a través del proceso de compras, el cual se inicia con la requisición de compra seguida por la aprobación de la orden de compra. (Control).

Las órdenes de compra y requisiciones son documentos del sistema y tienen secuencia automática.

Para compras locales, el usuario debe ingresar su requisición de compras al sistema para la generación de la Orden de Compra, con 5 días laborables de anticipación a la fecha en que el bien o servicio es requerido. Para casos específicos, el personal de Logística en común acuerdo con el solicitante, determinan la fecha más conveniente de emisión de la Orden de Compra. Para artículos importados, será necesario acercarse directamente al departamento de Logística para establecer una fecha estimada de entrega con el proveedor. (Control)

Los términos de pago son determinados en el proceso de creación de proveedores y la fecha estimada de despacho para proveedores locales es dentro de los 5 primeros días, después de haber recibido la orden. Para el caso de Importaciones, la fecha de despacho se monitorea a través del reporte "Status".

Todo servicio o producto requerido debe ser coordinado con el departamento de logística y este a su vez contacte al o los proveedores.

Es prohibido iniciar trabajos relacionados con un proyecto sin contar con la autorización previa de la Gerencia Financiera. La Gerencia aprueba los proyectos con un esquema de trabajo y las cotizaciones respectivas. (Control)

Las requisiciones de artículos de mínimos y máximos deben ser ingresados por personal del almacén, las requisiciones de cartón y material de empaque deben ser ingresadas por el personal de la bodega. Las revisiones de los mínimos y máximos se las realizan de 3 a 4 veces al año y es analizada por el comité de compras. (Control)

Las órdenes de compra que han excedido su fecha de entrega acordada, el personal de compras debe exigir al proveedor que las atienda de manera inmediata. (Control)

El personal autorizado (Contralor, Director Financiero, Directores de Áreas) para aprobar órdenes de compra deben revisarlas y aprobarlas en el sistema, dentro de las siguientes 72 horas laborables contadas a partir de que la orden es liberada en el sistema para cada nivel.

El personal de compras debe revisar diariamente el ciclo de compras utilizando los reportes disponibles en el sistema. Estos reportes son: (control)

- Requisiciones de compras pendientes de cotizar,

- Órdenes de compra aprobadas no impresas,

- Órdenes de compra pendientes de recibir.

El Contralor debe revisar el ciclo de compras antes del cierre de cada mes, y además el último día del mes se aprovisionan los valores por servicios como (jardinería, combustibles, etc.).

El personal de bodega se puede informar acerca del estado de los procesos de compra. Con el propósito de mantener un adecuado conocimiento del status de los requerimientos y las órdenes de compras realizadas. El área de Logística genera un reporte periódico de órdenes de compra abierta.

RECEPCIÓN DE LA MERCADERÍA

El Departamento de compras no debe realizar recepción de materiales. Esta función la debe realizar exclusivamente el personal de bodega. Así mismo, el personal de bodega no puede generar órdenes de compra.

Las facturas por inventario, materiales de oficina y compras directas no son registradas antes que las mercaderías sean recibidas por el personal de bodega (control).

El personal de compras es quien recibe todas las facturas. Estos registran las facturas recibidas en las que se reciben en evidencia de su aprobación para procesar e ingresar al sistema y finalmente remitirlas al asistente de cuentas por pagar para procesar el pago correspondiente.

Las facturas por servicios deben ser recibidas directamente por el usuario solicitante del mismo. El usuario debe firmar y fechar la factura en evidencia de su aprobación, también es responsable de ingresar la recepción del servicio el mismo día recibida la factura en el sistema y remitirla al asistente de cuentas por pagar para el proceso de pago.

El sistema no permite modificación de órdenes de compra aprobadas. Cualquier modificación debe realizarse anulando la orden de compra y emitiendo una nueva. Esto evita que se ordene mayor cantidad de material o precios mayores a los aprobados sin conocimiento de la Gerencia Financiera que es la que aprueba las compras de volúmenes altos. (control)

Periódicamente el gerente de logística debe revisar el listado de proveedores establecido en el sistema y confirmar que no tenga proveedores no autorizados. El gerente administrativo/contralor o el director financiero debe requerir y revisar este reporte periódicamente. (Control)

Periódicamente se deben revisar los niveles de mínimos y máximos en el almacén y comparar cada artículo contra el consumo promedio anual para confirmar que las cantidades ingresadas en el sistema sean las correctas. Esto es para controlar las compras y evitar excesos de inventario. (Control)

Los plazos de pago negociados con los proveedores locales se cuentan desde el momento en que se reciban los materiales o servicios en el almacén.

PROCESO DE IMPORTACIÓN

Las principales importaciones que realiza JUGUETELANDIA S.A. son: Los juegos de mesa, como Monopolio Ecuador y Futbolero, juguetes de las figuras de películas de estreno y juguetes que ayuden al desarrollo integral de niños como juguetes proyectados para la provisión de actividad motora, Juguetes para la concentración visual y auditiva, Juguetes para el desarrollo sensorial y Juguetes para el desarrollo del lenguaje.

La persona encargada del proceso de importación es de Logística, quien realiza las negociaciones, términos (generalmente FOB) precios, proveedores y navieras. Adicionalmente tiene opción de consultar en el sistema, no realiza ningún tipo de registro contable.

Luego que se aprueba la orden de compra la asistente de importaciones prepara un listado de órdenes de compra con valores de impuestos, aranceles y gastos aduaneros así como la fecha estimada de cancelación debe entregarse al asistente de cuentas por pagar y tesorero semanalmente para la programación del flujo de caja.

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