PROYECTO DE RE-ARRANQUE DE UNIDAD DE REFINERÍA

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planeación y ejecución

viendo afectado el alcance y el enfoque del proyecto.

 El exceso de contratistas de diseño en donde cada uno tenía funciones diferentes y un proceso

deficiente de documentación produce retrasos y aún más al excluir al equipo de análisis y

requerimientos del equipo ejecutor.

 El proceso de calidad deficiente en el proceso de revisión de diseños y de requerimientos.

 Reproceso en actividades tales como definición de roles, responsabilidades de cada actor del

proyecto.

 La falta de rigurosidad de los contratos hacia los contratistas evidencian atrasos por curva de

aprendizaje debido a la alta rotación de personal.

 Un seguimiento pobre hacia los proveedores evidencian procedimientos mal implementados

y por consiguiente mal controlados.

 El exceso de cambios al alcance y el pobre proceso de adquisiciones al igual que el proceso de

recolección de requerimientos elevan los costos reales por encima a los promedios de la

industria.

4. Recomendaciones

 Alinear la estrategia del proyecto a la estrategia del negocio:

Analizando el caso nos dimos cuenta que había una falta de cohesión en la estrategia del

proyecto frente a la del negocio ya que se presentaron problemas de integridad en la

refinería. Notamos por ejemplo, que la revisión de la puerta FEL 2 no fue una revisión formal

la cual debía contar con un comité de revisión y que esta hacía parte del proceso de la

compañía para la definición de proyectos. Consideramos que es de vital importancia tener

claras las estrategias del negocio para lograr una sinergia en todos los proyectos que se

implementen.

 Definición de estándares para la elección del gerente de proyecto.

Observamos que el proyecto sufrió 2 cambios de GP y que esto se debió a la falta de

experiencia de los mismos. Nuestra recomendación en este punto es definir las

CAPABILITIES de cada rol del proyecto para así mismo contratar y designar a las personas

más adecuadas para cada actividad. Esto va a disminuir el riesgo de cambios en los roles

más sensibles para la ejecución del proyecto.

 Matriz de Back Ups:

Recomendamos tener una matriz de Back Ups para los roles más importantes del proyecto

como lo es el del gerente del proyecto y en caso de ausencia, asegurar la trazabilidad del

proyecto.

 Ambiente de controles

Implementar una serie de controles que aseguren que cada fase y cada puerta por la que

atraviese el proyecto se está realizando de manera adecuada. Para esto, recomendamos

implementar KPIs (o indicadores de gestión) dentro del proyecto que midan

porcentualmente el avance del proyecto desde el punto de vista de gestión, calidad,

cumplimiento, entregables y control.

 Contratos eficientes

Logramos identificar y analizar que los contratos elaborados en el proyecto, no definían las

funciones y responsabilidades de los contratistas, de esta manera, no había forma de

responsabilizar y empoderar correctamente a los participantes del proyecto. Consideramos

que es de vital importancia asegurarnos que los contratos estén correctos y recomendamos

en este punto la asesoría de una firma de abogados que permitan realizar estos acuerdos

de manera satisfactoria