PROYECTO DE INVESTIGACION UNIDAD V COMPRAS E INVENTARIOS

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Por otro lado un buen manejo en los inventarios como por ejemplo saber la capacidad de nuestros inventarios, el tiempo en que va a durar la mercancía en nuestro almacén y los métodos que podemos utilizar para calcular lo anterior aun que parezca raro nos sirve para ahorrar en muchos aspectos.

Aunque parezca que los inventarios son mucho dinero retenido, el tener mercancía en inventarios puede ser de mucha utilidad cuando ocurra una contingencia entre otras cosas.

UNIDAD V

COMPRAS E INVENTARIOS

5.1 PROCESO DE COMPRAS EN LA CADENA DE SUMINISTRO

La planificación de compras y la administración de la cadena de suministros se refieren a la proyección de bienes y servicios, ya sea para uso interno o para distribución a usuarios finales externos, tales como beneficiarios de un programa de distribución de alimentos.

El proceso determina la proyección del suministro: cuánto se necesita, con qué especificaciones exactas y cuándo y dónde los bienes y servicios serán necesarios.

También determina dónde y cuándo obtener los bienes y servicios y cuánto inventario se debe tener.

El proceso de planificación requiere una buena comprensión de la red logística y las limitaciones de la cadena de suministros, tales como el espacio de almacenamiento, las opciones de transporte, los tiempos de espera, los niveles óptimos de inventario, etc.

Cada cadena de suministros tiene que ser planificada en detalle para evitar problemas durante la implementación.

Los problemas que hay que eliminar o reducir al mínimo son, entre otros, las estimaciones imprecisas de las necesidades, los malos tiempos de entrega, la definición deficiente de las especificaciones necesarias, la capacidad de almacenamiento insuficiente o excesivo y los atascos o interrupciones en la distribución.

Un proceso de cadena de suministros bien planificado garantiza que se entreguen los bienes y servicios correctos en el momento y en el lugar en que se necesitan.

EL PROCESO DE ADQUISICION COMPRENDE CINCO PASOS BASICOS:

- Reconocer una necesidad.

El proceso comienza cuando compras recibe la solicitud de comprar materiales o servicios externos. La solicitud (llamada requisición de compra) incluye la descripción del artículo, la cantidad y calidad requeridos y la fecha de entrega deseada.

En una empresa manufacturera, el departamento de compras recibe normalmente del departamento de control de producción la autorización para comprar.

A su vez, control de producción se guía por las decisiones tomadas de antemano para usar outsourcing, o bien, para fabricar o comprar los elementos necesarios. Generalmente, el departamento de compras influye de manera importante en esas decisiones, porque tiene mayor conocimiento de las capacidades y el rendimiento de cada proveedor.

En una empresa minorista, la decisión de qué mercancía conviene comprar es equivalente a la decisión de qué conviene vender; las decisiones de marketing y compras están entrelazadas.

En el caso de los proveedores de servicios, las decisiones de compra están basadas en la necesidad de reabastecer los artículos y servicios consumidos por la empresa en el suministro de servicios.

- Seleccionar proveedores.

Este paso implica identificar proveedores capaces de suministrar los artículos, agrupar los elementos que puedan ser proporcionados por el mismo proveedor, solicita licitaciones para los artículos requeridos, evaluar las cotizaciones en función de criterios múltiples y seleccionar finalmente a un proveedor.

Cuando se ha celebrado con anterioridad un contrato a largo plazo para el suministro de un artículo, este paso ya no es necesario.

3. Hacer el pedido.

El procedimiento de colocar un pedido puede ser complejo y lento, como cuando se trata de artículos caros y que se compran una sola vez, o bien, tan sencillo como una llamada telefónica cuando se trata de artículos estándar que se piden en forma habitual al mismo proveedor.

En algunas situaciones de alta utilización, el proveedor realiza embarques cada día, o incluso cada turno, sin que se le tengan que enviar órdenes de compra.

En la actualidad, muchas empresas están enlazadas por computadora con sus proveedores, lo cual simplifica aún más el proceso de hacer pedidos.

- Seguir el rastro del pedido.

Este procedimiento incluye el seguimiento habitual de los pedidos con el fin de evitar retrasos en la entrega o desviaciones respecto a las cantidades solicitadas en cada pedido.

Los proveedores son contactados por carta, fax, teléfono o correo electrónico.

El seguimiento reviste una importancia especial en compras cuantiosas, cuando un retraso puede perturbar los programas de producción o implicar la pérdida de la buena voluntad de un cliente y de venias futuras.

- Recibir el pedido.

Con frecuencia, los embarques que llegan tienen que revisarse para comprobar la cantidad y la calidad, enviando notificaciones á compras, a la unidad que hizo la requisición de compra, a control de inventarios y a contabilidad.

Si el embarque no ha llegado en condiciones satisfactorias, compras tendrá que decidir si es preciso devolverlo al proveedor. Los registros sobre puntualidad, discrepancias en calidad y cantidad y los referentes a precios, deberán ser actualizados como parte de la evaluación de los proveedores.

Compras tiene que estar en estrecha coordinación con contabilidad para asegurarse de que a los proveedores se les pague correcta y puntualmente.

FORMA DE TRANSPORTE

Las cinco formas básicas de transporte son: por carretera, ferrocarril, vía acuática, tubería, y vía aérea. Los proveedores de estos servicios se convierten en parte integral de la cadena de suministro de una empresa. Cada uno de estos transportes tiene sus ventajas y limitaciones, por lo cual la selección de esos proveedores de servicios debe hacerse tomando en cuenta las prioridades competitivas que corresponden a cada uno de los productos o servicios de la empresa.