Unidad 1 Compras.

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Además de la descripción de los materiales (Qué es lo que se necesita) también debe informar o prever la cantidad que se requiere y para cuándo.

2.- Investigación y búsqueda de fuentes de aprovisionamiento.

El éxito del departamento de compras depende de su habilidad para localizar o desarrollar vendedores apropiados. Para tomar la decisión inicial sobre fabricar o comprar, es fundamental la información que aporte el departamento de Compras sobre los costos, calidades, tendencias y disponibilidad que ofrece el mercado. Conjuntamente con los datos que aporten el resto de los departamentos implicados permitirá a la empresa la correcta toma de decisiones.

3.- Preparación de la compra.

Decidir a quién y cómo comprar. Teniendo en cuenta los factores de precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega, condiciones de pago y si existe un servicio posventa.

Tienen como función acometer la eficaz prospección y examen de los posibles proveedores, para asegurar de que tienen las condiciones necesarias y suficientes para satisfacer plenamente las necesidades de la organización.

4.- Ejecución de la Compra.

5.- Guarda y almacenaje: Recepción de la mercancía, verificación en cuanto a dimensión, peso y medida, clasificación y posteriormente se realiza el inventario de dicha mercancía. ´

6.- Posteriormente se provee al departamento de producción los siguientes datos:

Tipo o clase de material, cantidad y dimensiones, peso y medida, para que se inicie con el proceso de producción.

Descripción y análisis del puesto

El personal del departamento de compras, para garantizar una buena gestión, debe ser competente y motivado.

Tiene como responsabilidad los aprovisionamientos de la compañía, debe procurar minimizar las ocasiones de conflicto con las otras áreas de la empresa, su preocupación primordial es el estricto cumplimiento de las entregas.

Jefe de compras Planifica y dirige las actividades que lleva a cabo el departamento de compras, es responsable de procurar y adquirir los mejores términos de precio, calidad y servicio, los materiales, equipo y refacciones necesarias, para la operación de la empresa de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos y mantener una coordinación armoniosa entre todos los miembros del departamento para llevar a cabo el logro de los objetivos propuestos en forma integral.

Subjefe de compras Auxiliar al jefe de compras en las funciones administrativas del departamento, así como permisos de importación y control de la mercancía en tránsito.

Secretaria Atender al gerente en todo lo que se refiere a comunicación con proveedores, proporcionando toda la información que reciba en materia de administración interna y relaciones con otros departamentos.

Comprador Es responsable de adquirir los materiales y refacciones que le sean asignadas, a los mejores precios y condiciones de calidad, servicio y pago necesario para la operación de la empresa, de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos.

Activadores Logra que todos los pedidos fincados sean embarcados en la fecha y condiciones establecidas a través de labor de seguimiento.

Analista de proveedores Investigar y promover proveedores actuales y potenciales, así como mantener actualizadas las condiciones de compra de todos los artículos.

Matrices

Comparativa

Estructura Organizacional de las Compras

Nombre Descripción Ventajas Desventajas

Centralizada La empresa tiene asignada un área específica para realizar cada una de las adquisiciones de materiales, bienes, servicios que requiera la organización para su correcto funcionamiento • Mayor control en el volumen y en la calidad de las compras.

• Mayores descuentos por volúmenes.

• Menos personal de compras.

• Permite procedimientos uniformes reflejados en la interacción dentro de los departamentos de la sucursal, facilitando la integración del equipo.

• Evita duplicidad de funciones. • Las urgencias no se pueden atender de inmediato.

• Perder personal valioso tiene grandes repercusiones.

• El personal de compras tiene más carga de trabajo influyendo en su estado de motivación e incluso aburrimiento.

• Lentitud en el aprovisionamiento.

• Aumento del stock en el almacén.

• Gastos adicionales de carga y descarga.

Descentralizada Cada sucursal, departamento que forma parte de la empresa es responsable de realizar sus propias compras de acuerdo a sus necesidades y demanda. • Mayor capacidad de respuesta a situaciones de urgencia como en imprevistos.

• Forma personal más capacitado y especializado.

• La autoridad está cerca de los problemas y permite mayor flexibilidad.

•Minimizar la merma; es decir compensar el déficit de algunas sucursales con los sobrantes de otras. • La empresa tiene menos control sobre las compras regionales.

• La calidad en los materiales comprados puede ser reducida.

• Los descuentos son menores.

• No se pueden resolver problemas de servicio en una sola entrevista.

Mixta Se denominan así cuando los artículos de uso general como maquinaria son adquiridos por el organismo central de compras mientras que lo de uso exclusivo o particular son adquiridos por cada dependencia o departamento. • Se forma personal de compras especializado y experimentado.

• Las situaciones urgentes se atienden rápido.

• Mayor

• Existe gran variedad de proveedores. • La calidad en las compras se puede reducir.

Estrategias

Nombre Descripción Ventajas Desventajas

Consorcio Diferentes organizaciones se reúnen y acuerdan comprar determinados bienes que todos necesitan y que por su cuenta no poseen los medios para adquirirlos. •