UNIDAD 1 INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS

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1.1.5 DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DEL PUESTO

El jefe de compras es el encargado de la organización, coordinación y control de todas las actividades en la gestión del servicio su cargo. Sus funciones son: -Fijar los objetivos a conseguir en cada pedir periodo y confeccionar el presupuesto.-Organizar las entidades su departamento.-Recibir los boletines de solicitud de material, buscar fuentes de suministro es que mejor se adapte a las necesidades de la empresa, evaluar las ofertas eligiendo los proveedores más adecuados.-Transferir al departamento de administración de la documentación.-Informar y controlar.-Los compradores son los responsables de contratar los materiales y servicios necesarios para la empresa. Su función consiste en conseguir una buena operación, ser eficaces y defender los intereses de la empresa.

1.2 RELACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN. 1.2.1 INGENIERÍA Y PRODUCCIÓNIngeniería Éste departamento tiene como función diseñar los procesos de fabricación de productos, y realizar los cambios y modificaciones de los métodos de fabricación del productor.

Producción El personal de producción está interesado en la producción de artículos y cumplir con los programas por lo cual prefiere contar con grandes cantidades de suministros en términos de inventarios

1.2.2 VENTAS Y DISTRIBUCIÓN.

Encargado de proporcionar información clave al área de compras.

Puede ser cercana y vital o solo casual de acuerdo con las peculiaridades del negocio en particular, porque el precio a que la empresa venda los productos depende de los precios pagados por compras por los materiales componentes, esto puede ser un factor al cotizar los precios de venta.

Especialmente el departamento de Ventas es el encargado de proporcionar información clave al área de compras, como las adquisiciones de materia prima, así como los plazos de recepción de materiales, fecha de órdenes de compra y envió de productos terminados depende de lo que el área de ventas haya negociado con los clientes de un empresa.

Los ejecutivos de compras son responsables de obtener materiales con calidad y en las cantidades correctas al menor costo posible. Perciben a los ejecutivos de ventas como los quienes presionen para obtener varios modelos en una línea de productos lo que requiere comprar pequeñas cantidades en muchos artículos, en vez de grandes cantidades de unos cuantos.

En el caso del área de distribución:

Deben estar al pendiente uno de otros, esta es la responsable de la entrega de los materiales.

El área de distribución es la responsable de la entrega de productos terminados y se encarga de que las órdenes de compra se entreguen en las condiciones que fueron pactadas previamente por ventas y de manera oportuna.

a) Cumplir con los programas de abastecimiento o dando razones para solicitar cambios.

b) Estar alerta a los desarrollos de mercado y rendir un aviso oportuno de los cambios que pueden influir en los programas y en los planes.

c) Desarrollar información presupuestada de los abastecimientos de materiales y de los mercados, y programando las entregas si se tiene asignada esta responsabilidad.

1.2.3 INVENTARIOS Y ALMACEN

En conjunto retro alimentan a compras respecto a la existencia de materias primas y mercancías.

El Almacén es el responsable de guardar y cuidar de las MP y todo lo que se necesita para producir.

El personal que labora en esta unidad, es responsable de registrar las entradas y salidas de materiales y de controlar las existencias. Generalmente se utiliza un registro conocido como Kardex, el cual puede ser llevado a mano o electrónicamente.

El control de inventarios debe ser eficiente para evitar que se tengan datos incorrectos de lo que se tiene en bodega. Para que esto se logre, el responsable principal de la eficiencia en este control es el Almacén, pues deben tener registros actualizados en el momento que sucedan los movimientos.

Cuando este control es electrónico, se puede tener en línea para que hagan las consultas necesarias los otros departamentos involucrados, ya sea para constatar que hay existencias de lo que se necesita o para tomar decisiones de adquirir más material. De ahí la importancia de la actualización constante.

Cuando el jefe de bodega se da cuenta de que un material o un producto, se está terminando, debe avisar de inmediato al Depto. de Compras y de esa forma trabaja en equipo con ellos.

Cuando ingresa un pedido, Almacén debe avisar al Depto. de Compras de ese ingreso, con el propósito de mantenerlo informado.

En el caso de ingresos de productos terminados, el Almacén podrá hacer un control de calidad de ellos, siempre que se haya determinado de que lo puede hacer e informar de los resultados de ese análisis a las personas interesadas.

El Depto. de Compras, siempre que coloca una orden de compra a un proveedor y que va a ingresar a la bodega, le envía una copia, con el propósito de que se prepare para poder recibir el producto, ya sea para determinar si el espacio que va a tener es suficiente o se tendrá que alquilar bodega o va a necesitar un equipo especial para el manejo.

El departamento de compras es el que se encarga de que todo el almacén este suficientemente lleno de acuerdo a su beneficio. Es responsabilidad de compras procurar los materiales necesarios como se especifica en cada área de la empresa, para que el fijo de materiales siga siempre en marcha.

1.2.4 FINANZAS

Control de los datos exactos de costos y beneficios obtenidos por la compra

Cuando se dice Finanzas, se quiere dar a entender que es la Tesorería, el Depto. que paga las cuentas de la empresa.

Hay una temática acerca de que si debe ser Finanzas quien autorice el Plan de Compras al Depto. de Compras y en mi opinión, se debe tomar en cuenta lo siguiente:

Un Presupuesto de Ventas se hace oficial después de que las altas autoridades y el Depto. de Mercadeo y Ventas hacen un análisis del mercado, sobre la participación que la empresa tiene de ese mercado y se han establecido metas de crecimiento, por lo tanto las cantidades a vender están dentro de la estrategia