Presentación gestión de proyectos

...

[pic 3]

- Gestión de tiempos

- Proceso de la gestión de tiempo

Según la guía internacional PMBOK (Project Management Body of Knowledge) se cuentan con seis etapas para la gestión del tiempo dentro de un proyecto. [pic 4]

- Secuencia y estimación de recursos

Todas las actividades necesarias para realizar el proyecto se deben especificar así como la secuencia entre ellas, es decir, su tipo de dependencia.

Podemos identificar 3 tipos de dependencia:

- Dependencia obligatoria: son actividades que por lógica requieren ser en secuencia. Por ejemplo no puedes pintar una pared sin antes haberla construido.

- Dependencia discrecional: las actividades que definen su secuencia de acuerdo al líder de proyecto o al director, es decir, están asignadas por la prioridad de la autoridad dentro del proyecto.

- Dependencia externa: es cuando las actividades dependen de entidades externas al proyecto o a la institución. Por ejemplo, cumplir aspectos legales, créditos, etc.

En la etapa de planeación se realiza la estimación de recursos a utilizar dentro de cada actividad, los recursos son todo lo necesario para realizar la actividad, puede ser personal, equipo, tiempo, etc. Normalmente los recursos son limitados, por lo que es responsabilidad del administrador del proyecto estimar las necesidades del mismo de manera eficiente para que el proyecto se concluya satisfactoriamente.

- Tiempo de inicio, de terminación y holguras

En esta etapa se debe fijar el tiempo de inicio y de terminación del proyecto así como las holguras en los tiempos de cada actividad.

Podemos distinguir los siguientes tiempos:

[pic 5]

Es importante notar que:

- el tiempo de inicio más temprano de una actividad en particular es el mayor tiempo de terminación más temprano de todas las precedentes inmediatas a esta actividad.

- el tiempo de terminación más tardío para una actividad en particular es el menor de los tiempos de inicio más tardíos de todas las actividades que surgen directamente de ésa en particular.

Holgura total (H) o tiempo de tránsito: es la diferencia entre la fecha de inicio más temprana y la fecha de terminación requerida.

- Si H es una cantidad positiva, representa la cantidad máxima de tiempo que se pueden demorar las actividades de esa ruta en particular sin poner en peligro el proyecto en su tiempo de terminación requerido.

- Si H es una cantidad negativa, representa la cantidad de tiempo que se tienen que apresurar las actividades de una ruta en particular con el fin de completar el proyecto en su tiempo de terminación requerido.

La holgura se mide de la siguiente forma:

H (holgura) = Tt - TT

H (holgura) = It - IT

Existen programas especializados para apoyar la administración de proyectos, algunos de ellos son:

- Project Management

- Rational Plan Project Management Software

- SSProject, etc.

7. Diagrama de Gantt y la ruta crítica

El diagrama de Gantt (gráfico de barras) es una herramienta que nos ayuda a representar el cronograma del proyecto.

El diagrama de Gantt nos permite:

- identificar perfectamente los tiempos de inicio y terminación de cada actividad, así como los recursos a utilizar.

- Conocer todas las actividades del proyecto para poderlas monitorear y controlar.

Se tienen diferentes programas (software) que nos apoyan para generar el diagrama de Gantt, colocando las actividades del lado izquierdo y a la derecha, en una escala de tiempos, se colocan líneas o barras que indican el periodo en el cual se espera que se realice cada una.

Se le pueden añadir columnas para indicar el responsable y otra para los costos de cada actividad.

Ruta crítica

Todo proyecto tiene etapas críticas, es donde se estima que el proyecto pueda tener contingencias que pueden poner en riesgo el tiempo de terminación del proyecto y se debe estar preparado para solucionar dichas contingencias para concluir el proyecto en tiempo y forma.

Ruta crítica es el conjunto de actividades que no tienen holgura y por lo mismo tampoco flexibilidad en sus tiempos de realización.

La ruta crítica es un conjunto de tareas (o a veces una sola tarea) que controla las fechas de comienzo y fin calculadas para el proyecto. Al concluir la última tarea de la ruta crítica, concluye también el proyecto.

Agenda de recursos

Para conocer las actividades a realizar así como las necesidades de cada una, se hace una agenda más específica de recursos donde se integren tiempos de inicio, finalización, personal, equipo y costos.

Esta agenda apoyará las actividades planeadas dentro de la planeación del proyecto, además que te ayudará como líder de proyecto a identificar las necesidades de cada actividad y los tiempos con los que cuentas para tener los recursos en el momento y lugar indicados.

Ejemplo

LANZAMIENTO DE CAMPAÑA

6-10 sep

13-17 sep

20-24 sep

27-1 oct

4-8 oct

11-15 oct

18-22 oct

25-29 oct

1-5 nov

ACTIVIDADES

Definir producto

tener

lanzar