Que es un ERP Enterprise resource planning

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ERP vs software de gestión

El ERP se diferencia fundamentalmente de cualquier sistema de gestión en la centralidad de la información que maneja.

Existen soluciones para la gestión de la empresa que integran un pack de programas que son específicas para algunas áreas, sobre todo en facturación y gestión de almacenes, Pero las bases de datos son independientes, y la información se puede duplicar, no ser de calidad o estar desactualizada.

El ERP también está formado por una serie de módulos independientes, pero la base de datos, al ser central permite que todos los módulos que lo componen tomen los datos de ésta y los reflejen en el formato que sea necesario.

Por eso la ventaja de este tipo de sistemas es que agilizan la forma en la que accedes a la información y además no la duplican, permitiendo que las tareas que se hagan en tu empresa se puedan realizar de forma más rápida y efectiva.

El lado oscuro de un ERP

Hasta ahora he resaltado todas las ventajas que tienen este tipo de soluciones, pero también existen desventajas y para mí la fundamental es la implementación.

Los ERP no funcionan solos ni son una solución mágica, sino que cuando se integran en una empresa, esta debe sufrir (o vivir) un proceso de adaptación necesaria para que la herramienta haga su función de forma correcta.

Existen empresas del sector que se dedican a esta tarea, y de hecho es complicado y hay que tener muchos factores en cuenta, sobre todo en empresas grandes donde existe mucha división de las tareas y muchos puntos de información.

Yo he trabajado con esta herramienta en una empresa pequeña y por la experiencia que tengo, desde una perspectiva menos técnica, y basada en la experiencia creo que existen dos factores que influyen mucho en el desarrollo de este proceso, sin entrar en cuestiones técnicas.

La formación

Saber usar correctamente el software es algo que todos lo damos por obvio, pero no es fácil adaptarse a una nueva herramienta.

La formación sirve para que todos aquellos que tengan que usarlo sepan que están haciendo, y para qué (incluyo aquí a empleados y empleadores). Esto evita errores que se pueden convertir en pérdidas no sólo de dinero, sino de tiempo, que como se dice, es oro.

Adaptación de procesos

Tanto si vas a montar un sistema generalista como si vas a adaptarlo a tu empresa en algún grado, vas a tener que cambiar tu forma de trabajar. Esto no es opcional, por experiencia te digo que la forma de trabajar debe cambiar en algunos aspectos.

Lo que más cambia con la implementación de un ERP son los flujos de información y las dinámicas de trabajo.

Los flujos de información son realmente lo que estos sistemas hacen que mejores tu productividad. Cuando tengas un ERP entre tus manos tendrás que definir claramente como viaja a través de las diferentes “secciones” de tu empresa. Esta planificación del flujo de información afecta directamente a las dinámicas de trabajo, y sobre todo a sus tiempos.

Los tiempos de trabajo es algo que hay que definir muy bien cuando se trabaja con un ERP.

Como ejemplo, los tiempos en el área de logística son muy importantes, porque afectan a toda la organización. La información que procede de esta sección de la empresa es necesaria para otras áreas, como la atención al cliente, y si la información no está en tiempo y forma, no está funcionando correctamente.

La verdad es que cuando llega una herramienta nueva a la vida cotidiana adaptarse no es fácil, puede haber reticencias y algunos malos (o buenos) hábitos que teníamos que tienen que cambiar, y por eso en el proceso de implementación hay que hacer un ejercicio muy importante de la mejora del trabajo en equipo y tener una visión global de los procesos.