Recomendación Al Director Financiero

Recomendación

Al Director Financiero

Revisará conjuntamente con la Jefe de Contabilidad de manera periódica, el listado de los servidores que se encuentran registrados en la cuenta anticipos de fondos y verificarán el tiempo transcurrido desde el otorgamiento con el fin de solicitar a los servidores los documentos de soporte que justifiquen el desembolso y realizar la liquidación respectiva

Registro de gasto en la cuenta egresos por recuperar

En el Estado de Situación Financiera del año 2016, la cuenta Anticipos de Fondos subgrupo Egresos por recuperar, incluye en los auxiliares el rubro de recuperación de obligaciones con el IESS por el valor de 9295,91 USD; por débitos de planillas de ajustes efectuados por el IESS a la entidad por cumplimiento de obligaciones pendientes de trabajadores amparados por el código de trabajo, de los cuales la Jefa de Contabilidad registró en su totalidad los aportes más los intereses para efectuar la recuperación de valores, sin embargo se evidenció que se trataba de un pago que la entidad debía cumplir de manera obligatoria por 9295,91 USD y mantener el registro de los intereses por 818,38 USD como un derecho de cobro por parte de la entidad, el registro erróneo de los valores de aportaciones al IESS ocasionó que se incremente el subgrupo contable con valores que no se podían recuperar y no afectar al gasto. La Jefa de Contabilidad inobservó las NCI 403-10 Cumplimiento de Obligaciones y 405-10 Análisis y Confirmación, por lo que incumplió los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77 número 3 letras a), b), y c) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Con oficio 123-MCB-GADMLL-2017 de 20 de diciembre de 2017, se comunicó los resultados provisionales a la Jefa de Contabilidad, sin recibir respuesta.

Conclusión

La Contadora General efectuó el registro contable en la cuenta Anticipos de Fondos subgrupo Egresos por recuperar el valor de 9295,91 USD, que correspondía a débitos de planillas de ajustes efectuados por el IESS a la entidad por obligaciones pendientes de trabajadores amparados por el código de trabajo, lo que ocasionó que la cuenta contable refleje valores que no serán recuperados, por lo que inobservó la normativa citada en el comentario

Recomendación

Al contador general

Analizará los débitos efectuados por el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social e identificará si corresponden a obligaciones por aportes patronales que debe asumir la entidad como un gasto y registrará los intereses para efectuar las acciones de cobro a los servidores que los ocasionaron.

Anticipo por adquisición de servicios que no fue descontado en pago restante

En la cuenta Deudores Financieros subgrupo Anticipo a Proveedores de Bienes y Servicios al 31 de diciembre de 2016, se encuentra registrado el valor de 12364,80 USD correspondiente del 50% (cincuenta por ciento) transferido el 26 de noviembre de 2015 a la proveedora por proceso de adquisición de régimen especial RE-GADMCLL-048-2015 por servicio de impresión, reproducción de publicidad para diferentes áreas del GAD, el cual fue adjudicado por el valor de 22767,65 USD que incluyó impuestos y deducciones, la entrega recepción del servicio se efectuó dentro del plazo convenido en el contrato, sin embargo cuando se realizó el pago del 50% (cincuenta por ciento)  restante no se descontó el anticipo entregado, la falta de control en la liquidación final por parte del Alcalde, Director Financiero, Jefe de Contabilidad, Tesorera incumplieron los artículos 341literal a), b) y c), 345 del código Orgánico de Organización Territorial, artículo 117 numeral 2 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, inobservaron las NCI 403-09 Pagos a beneficiarios, 403-10 Cumplimiento de Obligaciones, por lo que incumplieron los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77 números 1 letra a) y 3 letras a), b) y c) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Con oficios 088,089,090, 091,092 – MCB-GADMLL-2017 de 13 de diciembre de 2017, se comunicó los resultados provisionales a la Proveedora, Alcalde, Director Financiero, Jefe de Contabilidad y Tesorera.

Con oficio 003-GADMCLL-DC-2018 de 8 de enero de 2018, la Jefe de Contabilidad que actuó en el periodo comprendido entre el 5 de enero de 2015 y el 31 de diciembre de 2016, en su parte pertinente indicó:

“.. Dentro del proceso de adquisición… a nombre de la proveedora... no se descontó el valor de $ 12.365,80 USD correspondiente al 50% en calidad de anticipo otorgado. - Siendo responsable de los hechos generados, debo manifestar que el GAD Municipal ha emprendido pronunciamientos verbales y acciones escritas… y hasta la presente fecha no se ha obtenido resultados favorables para la recuperación de este valor…”

Lo manifestado por la Jefa de Contabilidad, ratifica el comentario de auditoría, ya que se mantuvo el saldo por cobrar a la proveedora hasta el 31 de diciembre de 2016, sin efectuar la recuperación.

Conclusión

El Alcalde, el Director Financiero, la Jefa de Contabilidad y la Tesorera no descontaron a la proveedora en el pago final del anticipo del 50% otorgado por 12.364,80 USD de proceso de adquisición por régimen especial RE-GADMCLL-048-2015, lo que ocasionó que se transfiera el valor total facturado y la proveedora mantenga un saldo pendiente como deudora de la entidad, por lo que inobservaron la normativa citada en el comentario.

Recomendación

Al Director Financiero

Solicitará que previo al pago final a los proveedores la Contadora General considere mediante informe de liquidación los valores otorgados por anticipos y el valor líquido a recibir, con el fin de precautelar los recursos de la entidad.

Saldos finales de bienes de larga duración entre los registros de bodega y Contabilidad

Los saldos reflejados en la cuenta de Activos Fijos en varios de los subgrupos del Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre de 2016, no coinciden con los saldos de inventario proporcionado por el Departamento de Bodega, como se demuestra a continuación:

Este hecho se produjo por falta de conciliación de saldos de los bienes de larga duración entre los Contadores generales, Jefe de Contabilidad y los Jefes de bodega que actuaron durante el periodo de análisis y por la falta de un sistema informático que permita efectuar el registro y control de estos conceptos, lo que ocasionó que no se presenten los saldos unificados y valuados de forma correcta en la presentación de los Estados de Situación Financiera, los contadores general, Jefe de Contabilidad y Jefe de Bodega incumplieron el articulo 7 del Reglamento General para la administración, utilización  y control de los bienes y existencias del Sector Público vigente a la fecha e inobservaron la NCI 406-05 Sistemas de Registro, por lo que incumplieron los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77 número 2 letra a) y 3 letras a), b) y c) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.