Reingeniería del Proceso de Pagos

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- Requisición: Igual

- Cotización: igual

- Orden de compra/Factura: Una vez autorizada la orden de compra, Internamente en el departamento de compras, se establecerá un puesto que reciba las facturas y las adjunte a las órdenes de compra. Así mismo, revisará que la documentación comprobatoria valla íntegramente soportada y paso seguido enviar a contabilidad mediante una relación foliada por las ordenes de compra. La revisión consiste en los siguiente:

- Factura: Datos fiscales, Que la razón social sea la correcta y que el monto sea igual al de la orden de compra.

- Orden de compra: que corresponda la razón social, y que corresponda a la cotización que ganó, en base a las políticas internas del corporativo.

- Requisición: que sea exclusivamente para necesidades internas del corporativo.

- XML: ya que en este se puede leer la factura

- Fotos: en caso de adquisiciones

- Soporte: En el caso de los servicios, la evidencia de trabajo (bitácoras, fotos, contratos)

- Contabilización: Contabilidad se cotejará la información que se está recibiendo, este correctamente foliada y volver a revisar la información que le pasan.

- Control de pagos: Se establecerá un enlace para solicitar la liquidez y darle seguimiento a las obligaciones de pago semanalmente, monitoreando los vencimientos de las cuentas por pagar. Este enlace será el que marcará la pauta de lo que se va a pagar, y será el responsable de lo que solicita así mismo como la solicitud

- Flujo autorizado: Una vez que se autorice el flujo, pasa al departamento de tesorería.

- Tesorería: Mediante el flujo autorizado, se realizarán los pagos programados, para que de esta manera halla un enfoque en el análisis de las cuentas por pagar.

- Pago oportuno en tiempo y forma.

Consideraciones

Al momento de la implementación, habrá que tener los canales de comunicación definidos, para que no halla malos entendidos mediante la asignación de tareas y responsabilidades como son los siguientes:

- Toda la información que pase de una mano a otra se verificará y se firmará de recibido mediante una relación y una foliación interna para tener identificados todas las ordenes de compra, porque asi se responsabilizan de lo que se está entregando y se esta recibiendo.

- Las funciones de auditoría, pasarían a ser responsabilidades de las diferentes áreas involucradas en el proceso.

- Al momento de un cambio de razón social, se tendrá que comunicar por parte del área de operaciones para que las órdenes de compra se realicen correctamente.

Áreas de oportunidad.

- En el sistema Control Gas, la información cargada se refleja en una tabla, que mediante un desarrollo, se puede automatizar el procedimiento de la programación. Este desarrollo puede hacerse directamente en el Qlikview.

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Flujograma propuesta