SISTEMAS DE COBRANZA

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Cuando se otorgan créditos a empresas ya sea mayorista o menudistas, usualmente se aplican los mismos principios básicos, ya que los métodos que se emplean para garantizar el pago de las cuentas son muy similares.

Muchas empresas emplean dentro de sus mecanismos de cobranza los intereses sobre pagos moratorios, pero se debe tener cuidado, ya que esto puede ser tomado por los clientes como una justificación para atrasarse aún más argumentando en castigo, en este caso los intereses, que han sido la causa de su atraso. Por tal motivo se recomienda siempre a las empresas que antes de cerrar la venta, pongan al tanto al cliente o prospecto de la responsabilidad y la importancia de llevar sus pagos puntuales para evitar generar conflictos futuros.

Una vez que se han agotado los mecanismos extrajudiciales y el deudor sigue sin liquidar su deuda, se hace acopio de procedimientos judiciales; estos reúnen las medidas más drásticas de las cobranzas para lograr que el deudor realice sus pagos. Estos procedimientos requieren la intervención de otras autoridades como lo son los abogados, los jueces y las agencias de cobranzas, pues estas partes ya tienen experiencia en estos temas, además de un conocimiento legal especializado técnico y práctico.

La hostilidad con la que muchas empresas proceden al primer retraso en el pago se debe a que probablemente ya se han generado casos de clientes que intentaron o hicieron fraude, o que usaron el pretexto de algún accidente o infortunio para aprovecharse negativamente de su situación.

Otro medio para apresurar el pago de los deudores es girar una letra de cambio, pero no todas las empresas utilizan este mecanismo. Para algún cliente este método le puede resultar alarmante y agresivo, pero a otro le parecerá un tanto incierto. Con este último tipo de deudor, se recomienda que desde primera instancia se recurran a métodos más directos e incluso poco más agresivos pero sin dejar de lado la cortesía.

Las cobranzas se clasifican en dos tipos: Cobranzas suaves y cobranzas severas.

Dentro de las cobranzas suaves se encuentran:

- Sistema de recordatorio de cobranzas: son mensajes que se imprimen adjunto a los estados de cuenta, por ejemplo; son moderados e impersonales.

- Estados de cuenta o facturas: se envían con el objeto de dar un aviso directo al deudor con una nota sutil exigiendo el pronto pago.

- Marbetes, cartas, tarjetas impresas: estas se entregan junto con los estados de cuenta y son redactados cortésmente para lograr dar una impresión de imparcialidad y recordarle al deudor de las condiciones de crédito que acepto previo a la firma de contrato o cierre de la venta.

Es importante mencionar que las cartas generalmente llevan la firma de un abogado, ya que esto convierte la misma en un documento más formal y en la mayoría de los casos tiene el efecto deseado.

Por otro lado, las cobranzas severas incluyen:

- Cartas de insistencia: estas cada vez se envían con mayor frecuencia y progresivamente el lenguaje empleado va siendo más firme.

- Insistencia por teléfono: este quizá es de los métodos de cobranzas más intimidatorios, pues el cobrador logra tener un contacto más directo con su deudor. Esto puede resultar favorable cuando ambas partes se abren al dialogo y se logra realizar una negociación del pago. Además se puede hacer el registro de la llamada telefónica y si se da el caso de llegar a presentarse frente a un juez, esto puede servirle a la empresa como evidencia.

- Embargo: es el sistema de mayor grado de severidad en las cobranzas y solo puede proceder a embargo en ciertas ocasiones, por ejemplo, que el deudor haya abandonado en país con la intención de eludir el procedimiento legal; cuando el deudor haya vendido la propiedad con el objetivo de defraudar a su acreedor.

Podemos concluir que los sistemas de cobranzas tienen muchas variables de acuerdo al tipo de deudor que se presente; además de que la agencia de cobranzas, si es el caso de la misma, debe tener experiencia y buena capacitación en el ámbito, ya que no siempre emplear las cobranzas severas son el mejor camino para llegar a la liquidación de las deudas, se debe tener sensibilidad e intuición para reconocer a qué tipo de deudor se está enfrentando y tener la ética para resolver la morosidad de la mejor manera posible.

Bibliografía

Cobranzas. (s.f.). Obtenido de http://www.softwaredecobranzas.com.ar/

Mercado, S. (2003). Credito y Cobranzas. México: Macchi Grupo Editorial.