Diseño de un sistema administrativo para la optimización de Crédito y Cobranzas del Laboratorio Doam

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Entre los factores observables a que obedece la situación actual de la empresa puede destacarse la carencia de un área de control interno y por ende los documentos normativos de los procesos y procedimientos de las actividades de la empresa y sobre todo la falta de predisposición para la supervisión permanente y puntual. Puede observarse también que no existen directivas internas en el área de Créditos y Cobranzas para optimizar la operatividad de dicha área. Tómese en cuenta que el área de Cobranzas no está dotada de recursos humanos calificado, ni materiales y equipos necesarios para una eficiente gestión; así como también efectúa sus tareas, en su mayoría, en forma manual salvo un programa antiguo para el control de ingresos que no está enlazado en red. Igualmente se observa que no existe una dependencia que evalúe los métodos o procedimientos de trabajo, o que plantee correctivos. Asimismo, se observa la falta de un entorno favorable por parte de todo el personal, desde los directivos hasta los trabajadores de servicio; lo que aumenta los riesgos ya que no se facilita la información y comunicación ni el monitoreo de las actividades que se realizan en el área de créditos y cobranzas.

Es por ello que en la presente investigación se analizaran los procesos que realiza dicha empresa para el otorgamiento de créditos a los clientes, a su vez se considera la posibilidad de hacer una revisión exhaustiva del sistema actual de cobranza, detectando las fallas administrativas existente en ella; lo que conlleva a efectuar el estudio necesario para realizar una propuesta de cambio en cuanto a método de trabajo y tecnología que proyecten beneficios tanto para la empresa como para sus clientes, relacionando todo esto con la capacidad de respuesta ante cualquier requerimiento de la organización y en consecuencia la posibilidad de realizar reestructuración, lo cual le permitirá obtener una cartera de clientes signados por la excelencia, aumentado de esta manera la competitividad de estas, dentro del mercado nacional.

Esta realidad lleva a pensar en la posibilidad de recuperar el sistema de crédito y cobranzas y nos permitirá dar alternativas eficientes, acordes con los cambios tecnológicos que puedan ser implementados, con el fin de ofrecer al laboratorio Doam soluciones factibles que permitan solventar el problema que atraviesa actualmente.

2. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

2.1 Razones que conlleva a realizar el proyecto:

Siendo las empresas comerciales un pilar fundamental para el desarrollo económico del país, es fundamental proteger los márgenes de beneficios de estas, utilizando para ello procesos productivo y administrativo, que con el apoyo de la tecnología profundicen y vigoricen la competitividad y la productividad de las mismas. Por tal razón; El Laboratorio Doam, da un impulso a la economía local ofreciendo servicios de salud bucal, para satisfacer las necesidades de pacientes.

El Laboratorio Doam, entre sus fortalezas se puede nombrar, el personal calificado y responsable con que cuenta la organización, ya que en su mayoría son profesionales de tercer y cuarto nivel, que cumplen a cabalidad con sus actividades diarias, además posee infraestructura suficiente acorde con dichas funciones.

Es conveniente y acertada ya que permite reforzar de alguna manera en el laboratorio Doam amplios conocimientos en cuanto al departamento de crédito y cobranzas, para llevar a cabo una mejor calidad en cuanto a la empresa y sus clientes.

Se puede decir que metodológicamente la investigación propuesta se justifica porque para lograr el cumplimiento de los objetivos del estudio se acudió al empleo de técnicas de investigación como es el tipo y diseño del mismo, aplicación del instrumento de recolección de la información a la población, entre otros y así lograr el desarrollo de los objetivos planteados.

La Propuesta Administrativa representa una importante contribución dentro del ámbito de la Administración y la Gerencia,y reconociendo su participación estelar en los procesos de desarrollo económico reciente, cualquier contribución a la mejora de la competitividad de dicha empresa, debe ser bienvenida.

Desde el punto de vista social, es claro que el fortalecimiento de esta empresa tiene un impacto significativo sobre la generación de empleo, la distribución del ingreso y por ende en el bienestar de la colectividad.

Por otro lado es de suma importancia que la organización cuente con un optimó sistema de cobranza de manera de poder obtener mayor liquidez que le permita la normal fluidez de sus actividades, así como también la adquisición de sus productos y alcanzar de esta forma, los objetivos propuesto por la gerencia de la empresa. De igual manera, es necesario destacar que el propósito de este estudio es el de lograr el máximo aprovechamiento de los recursos físicos, monetarios, materiales y humanos que se involucran en el proceso económico.

Esta investigación es de gran importancia por cuanto, los procesos que se vienen desarrollando en la empresa, tendientes a lograr la permanencia en los mercados, asumiendo mejoras en la competitividad, que lo obliga que en el interior de la organización se produzca cambios; Para ello hay que considerar las debilidades que estas tenga y posteriormente, reestructurar el actual sistema de crédito y cobranzas, de tal manera que puedan normalizar el flujo de efectivo, con el fin de ofrecerle a la clientela soluciones factibles, que permitan mejorar la problemática que atraviesan actualmente.

Además expone alternativas que permita mantener actualizado y con fácil acceso a los registro de cuentas por cobrar, mejorar la administración del dinero en el tiempo, optimizar el sistema de abastecimiento, cobro y atención al cliente, mejora el control interno de las cuentas por cobrar; Utilizar las bases para una adecuada política de crédito y proporcionar información actualizada para la toma de decisiones. También puede contribuir en llegar a nuevos mercados y consumidores, incrementar las ventas, mejorar el servicio al consumidor y fomentar internamente el trabajo en equipo, con el uso de las herramientas tecnológicas.

Como se puede observar a simple vista el recurso más importante en el departamento es el elemento humano, como toda actividad empresarial la dificultad consiste en cómo hacer el trabajo lo mejor posible con eficacia, en un tiempo mínimo, con eficiencia invirtiendo el menor esfuerzo y al menor costo, optimizar al máximo los recursos materiales disponibles.

En contexto la distribución de las actividades resulta de