Direccion y Toma de Descisiones - Sistemas Administrativos

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De esta manera un sistema de información queda conformado como una asociación de sistemas de información diseñada para apoyar los subsistemas funcionales de la organización. Cada subsistema funcional necesita las aplicaciones para poder realizar todo el procesamiento de información vinculado con dicha función.

Estudio de sistemas

El estudio de sistemas es el proceso en el cual se determinan las necesidades de información para la toma de decisiones y el desarrollo de las actividades administrativas de cada nivel de la organización y se estudian los procesamientos de transacciones con el objetivo de aumentar la eficiencia general de la organización.

Las actividades específicas que se desarrollan en un estudio de sistemas son numerosas y variadas, entre ellas:

- Comprender situaciones en donde se supone que puede aumentarse la eficiencia

- Determinar las necesidades de información que los centros de decisiones necesitan para el proceso de toma de decisiones; forma de presentación, frecuencia, etc.

- Establecer que tipos de informes y reportes se requieren para desarrollar las demás actividades administrativas

- Obtener información sobre operatorias y procedimientos rutinarios a fin de establecer con precisión como trabajan.

- Examinar críticamente la situación actual para detectar errores o fallas que puedan subsanarse, elaborando un estado del problema

- Determinar las alternativas posibles ponderando en cada una su aporte a la solución de los problemas y la relación costo-beneficio de su implantación

- Diseñar el sistema o las modificaciones al mismo que satisfagan todos los objetivos considerados durante el desarrollo del estudio de sistemas.

- Verificar como se implementa el sistema o sus modificaciones por parte del personal de línea, estableciendo los mecanismos necesarios para permitir el seguimiento de la implementación y el posterior mantenimiento.

Características del estudio de sistemas

- Identificación de problemas: El hombre de sistemas debe efectuar su trabajo en contacto con las personas que realizan sus tareas en las organizaciones. Estas personas tienen la sensibilidad de sus problemas pero en muchas oportunidades les resulta difícil explicarlos; o el problema no era el señalado.

- El estudio de sistemas trata de comprender y conocer una situación para determinar si sobre la misma pueden efectuarse cambios que la mejoren y en definitiva, mejoren el conjunto.

- El trabajo de sistemas de desarrolla en forma de staff por lo que los resultados del estudio se transforman en recomendaciones que el personal de línea debe implementar. Por ese motivo es fundamental que dicho personal se integre desde el primer momento, de modo que su participación activa los motive a fin de comprender claramente los objetivos del estudio, haciéndolos participes de las decisiones que al respecto se vayan tomando.

Problemas que se pueden presentar al realizar un estudio de sistemas

Desinterés del personal clave, Resistencia al Cambio, Conflicto de Intereses, Apego al Sistema Antiguo

Metodologías para el estudio de sistemas

Un estudio de sistemas, algunas veces también llamado desarrollo de sistemas o proyectos de desarrollo de sistemas, se apoya en una metodología y en un conjunto de herramientas y técnicas para poder realizar la síntesis, el análisis, el diseño y la implementación.

Una metodología se define como una disposición lógica y secuencial de pasos y procedimientos orientados hacia el desarrollo de una tarea.

Existen 3 enfoques metodológicos diferentes:

- Metodología del ciclo de vida

- Metodología del análisis estructurado

- Metodología del diseño evolutivo ( o desarrollo de prototipos)

La más utilizada es el Ciclo de vida, basada en el enfoque analítico. Permite un abordaje de los problemas de sistemas cuando el estudio deberá dirigirse hacia un mejoramiento o hacia un rediseño. Pasos a seguir en este enfoque:

1er Paso: Síntesis

Fase 1: Investigación preliminar

La realiza una persona de la empresa o una ajena a ella; su actividad es realizar un estudio sobre un sistema actual para tratar de mejorarlo o la creación de uno. Lo anterior puede comenzar por la detección de amenazas, como por el aprovechamiento de oportunidades.

Los resultados son los siguientes:

- Definir el objeto de estudio: Se define el objetivo del estudio como las tareas que va a involucrar. (que se requiere y porque motivos).

- Trazar el panorama sincrético: Para trazar el panorama sincrético hay que hacer una búsqueda de información que abarque los aspectos de la organización y su ambiente y de esta manera comprender el suprasistema que contiene el sistema que va a ser estudiado.

- Evaluar la factibilidad: Aclara los riesgos o beneficioso que puede llegar a ser el sistema en estudio. Tipos de Factibilidad

- Aceptar o rechazar el estudio: Se basa en los resultados y conclusiones del estudio de factibilidad. Si el estudio es aceptado, se debe describir el mismo, establecer fechas de inicio y finalización de las tareas y un detalle de los recursos necesarios en cada etapa del mismo.

Herramientas y actividades para desarrollar la etapa de síntesis

- Entrevistas: Solo se consideran entrevistas con personal técnico o ejecutivo. Sirve para conocer las reales motivaciones y problemas.

- Observación y visitas: Lo realiza la gente de Sistemas para obtener una visión global de la organización.

- Revisión de documentos y antecedentes: Organigrama, Estado de situación patrimonial, restricciones legales, ventas, etc.

2do Paso: Análisis

Fase 1: Investigación detallada

Es el estudio que se realiza sobre un sistema actual de la organización para determinar donde son necesarios