Sistema de Contabilidad para la empresa “Ferretería la Herradura”

...

En este trabajo de investigación presentaremos las distintas fases o pasos a seguir para la implementación de un Sistema de Contabilidad, para ello tomaremos como referencia la empresa FERRETERÍA LA HERRADURA una empresa dedicada a la actividad comercial.

Entre los temas a desarrollar tenemos: Generalidades de la empresa, medidas de control interno aplicadas, catálogo de cuentas con su respectivo instructivo, los formularios utilizados en las operaciones comerciales, las entradas de diario generadas por dichas operaciones, los estados financieros como producto final del sistema, entre otros aspectos.

---------------------------------------------------------------

Sistemas de Contabilidad.

El departamento de contabilidad es el área de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera, para la toma de decisiones.

En la actualidad la contabilidad es la herramienta que mejor muestra la realidad económica de las empresas, es por ello que su correcta implementación dentro de las organizaciones es de vital importancia para la toma de decisiones en todo lo referente a su actividad productiva.

En este contexto la creación de un buen sistema contable surge de la necesidad de información por parte de todos los actores que componen el todo empresarial, ya que este sistema debe estar estructurado y hecho para clasificar todos los hechos económicos que ocurren en el negocio.

Es así que, la implementación de sistemas en contabilidad, es la base para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa.

El sistema de contabilidad dentro de una organización, se constituye como una estructura ordenada y coherente mediante la cual se recoge toda la información necesaria de una entidad como resultado de sus actividades operacionales, valiéndose de todos los recursos que la actividad contable le provee y que al ser presentados a los directivos y accionistas le permitirán tomar las decisiones operativas y financieras que le ayuden a la gestión del negocio.

Es un conjunto de pasos o fases necesarias y organizadas, que consisten en la recolección, clasificación, registro y resumen de las informaciones que produce una empresa a través de formularios, libros y reportes o informes, con el objetivo de proporcionar información a los usuarios en el momento en que estos la necesitan para la toma de decisiones.

Importancia de los Sistemas de Contabilidad.

Su importancia se deriva de la necesidad de llevar un adecuado control de las operaciones y transacciones financieras. Así como la de obtener y analizar información y emprender alguna acción basada en su interpretación.

La información contable debe servir fundamentalmente para:

- Predecir flujos de efectivo.

- Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.

- Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

- Evaluar la gestión de los administradores de la empresa.

- Ejercer control sobre las operaciones de la empresa.

La importancia de los sistemas de contabilidad nos permite mantener un cierto control de todas las negociaciones comerciales y financieras que realiza la empresa, además de organizar, recoger y clasificar las informaciones que muestren la situación de la misma.

Un sistema de contabilidad bien empleado puede brindar un mejor desenvolvimiento en las operaciones que esta realiza, mejorando así su estructura organizacional.

El uso de un sistema contable propone el hecho de que la empresa genere las informaciones mucho más rápido sirviendo así de apoyo para la toma de decisiones.

Además, aunque el sistema es de uso interno de la empresa, las informaciones contables generadas son también de gran ayuda para los usuarios externos (acreedores, proveedores, accionistas, inversionistas, etc.), sirviendo estas de base a lo que es la relación de negocios con la empresa.

Elementos de un Sistema Contable

Una empresa es considerada como un sistema que recibe y genera información, la cuál será procesada o utilizada por alguna persona o entidad para el logro de sus objetivos. Los sistemas que soportan las decisiones de negocios, deben poseer ciertas características a fin de garantizar que las decisiones a ser tomadas por los gerentes tengan el menor margen de error.

Un sistema contable debe poseer los siguientes elementos:

- Hardware donde se procesa la información.

- Software.

- Recursos Humanos

- Políticas y normas contables adoptadas por la entidad.

Estructura de un Sistema Contable

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/ beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, comprende tres pasos básicos:

- Registro de la actividad financiera.

- Clasificación de la información.

- Resumen de la información.

Los pasos mencionados anteriormente constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable.

Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información para ayudar a la toma de decisiones comerciales.

Un sistema contable debe proporcionar información en el momento adecuado para los gerentes y usuarios externos que tienen interés en las actividades de la empresa.

Funcionamiento de un Sistema Contable

Para que un sistema contable funcione eficientemente es preciso que su estructura- configuración cumpla con los objetivos trazados. Este conjunto de procedimientos debe estar tan intrínsecamente ligado que integre de tal manera