Conceptos de la teoría archivística aplicados a sindicatos

Capítulo II

En este capítulo, se abordará los principales conceptos de la teoría archivística  con el fin comprenderlos y llevarlos a su aplicación en la organización del archivo del sindicato industrial.

Primeramente nos enfocaremos al concepto de archivo, para ello el autor Cruz Mundet en su manual de archivística cita a la autora Antonia Heredia donde argumenta que  un “archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma, y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia”^[1]

El diccionario de terminología archivística, lo describe como un “conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. La institución cultural  donde se reúnen, conserva, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos”^[2].

Schellenberg  dice que “son aquellos registros de cualquiera institución pública o privada que hayan sido considerados ameritar su preservación permanente con fines de investigación o para referencia y que han sido depositados o escogidos para guardarse en una institución archivística”.^[3]

No sólo se define al archivo como el conjunto orgánico de documentos, sino también  como el local donde se conservan y consultan esos documentos, es decir, se llama archivo tanto al local como al conjunto de documentos generados en una institución.

Esos documentos depositados y resguardados en los archivos  cumplen un tiempo de conservación, determinado por su ciclo de vida el cual esta “constituido por las fases de vida de los mismos, a partir de los diversos usos institucionales de la información contenida en ellos”^[4]. Dichas fases son: activa, donde los documentos se encuentran en un constante uso por la institución quien los produjo y estos se ubican en lo que se conocerá desde este momento como archivo de trámite, la fase semiactiva, que es cuando los documentos tienen un uso esporádico y se ubican en lo que se conoce como archivo de  concentración y la fase inactiva es cuando los documentos son utilizados para fines de investigación o culturales y se les localiza en el archivo histórico.

El archivo de trámite es la “unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa”^[5]. Esos documentos de uso cotidiano se generan como producto de las actividades y funciones del sujeto productor. Para llevar un manejo adecuado se lleva un registro para controlarlo y  se lleva a cabo la identificación del sujeto productor y de las funciones que este realiza, para agruparlos de acuerdo a sus semejanzas y  separarlo de acuerdo a sus diferencias basados a la estructura orgánica de la institución, a esto proceso se le conoce como clasificación que de acuerdo con el Archivo General de la Nación, “consiste en agrupar documentos por sus semejanzas y separarlos por sus diferencias; esto es reunirlos en función de su nivel de organización (expedientes, series, secciones, etc)”^[6].

2.1 Ciclo vital del documento

Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodia permanente. Enseguida se  explican  cada una de las etapas, que conforme su uso, valor y ubicación son:

“Fase activa: ó de Gestión de la información documental, también conocida como primera edad de los documentos”^[7].  Esta fase se inicia cuando los documentos son producidos y utilizados en el curso de alguna gestión y termina una vez que se concluye definitivamente el asunto que generó la documentación. Su lugar de resguardo se encuentra en la propia área generadora que es el archivo de trámite. Cuando baja la frecuencia de consulta de la documentación, ésta es trasladada al archivo de concentración, donde su uso y consulta se convierte en eventual o esporádica.

Fase semiactiva: “ó de concentración o segunda edad de los documentos de archivo”. Inicia cuando la vigencia primaria otorgada por el área a los documentos, ha cumplido su periodo en trámite. El periodo de conservación en archivo de concentración es denominado precaucional; el tiempo que permanecerá resguardado dependerá de los valores primarios de los documentos, que son: administrativo, legal y fiscal y del tiempo establecido de acuerdo a la legislación (Catalogo de Disposición Documental) que le competa a la documentación, conforme a los requerimientos institucionales de la misma. En ésta fase se realiza una valoración secundaria para determinar su guarda permanente en el archivo histórico o su baja documental.

Fase inactiva: “ó Histórica o de tercera edad de los testimonios documentales”^[8]. En esta etapa inactiva, la documentación deja de ser utilizada por la dependencia o institución y adquiere un valor de uso social en el que cualquier individuo podrá consultarlo y utilizarlo como una fuente de información de investigaciones futuras, publicaciones de artículos, entre otros.

2.1.1 Etapas del archivo

Las etapas del archivo están determinadas por el ciclo de vida de los documentos y son: archivo de trámite, concentración e histórico.

2.1.1.1 Archivo de trámite

Al hablar de las edades de los documentos vimos una primera etapa activa en que los documentos tienen vigencia administrativa y cuya consulta es frecuente, ubicados en el  archivo de trámite, también llamado de gestión o de oficina.  El Archivo General de la Nación lo define como la “unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa”^[9], a la que se le puede añadir, y “conservados por aquella como instrumentos de continuidad en tomas de decisiones, tramitación de asuntos, defensa de derechos, y conocimiento de sus actividades”^[10].