EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVAR DESDE LOS PRIMITIVOS HASTA LOS MODERNOS

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Archivo Vertical. El Dr. Nathaniel S. Rosenau, Secretario de la “Charity Organization Society” de Buffalo, New York, fue con toda probabilidad la primera persona en sugerir en archivo de los papeles en su posición vertical en un mueble. El lanzo la idea en 1892. El año siguiente, varias firmas exhibieron archivos verticales en la Feria Mundial de Chicago.

El archivo vertical de la correspondencia es la forma de archivar mas moderna. La posición vertical es la posición ideal porque ofrece economía en espacio y porque hace fácil la búsqueda de documentos. Los papeles o documentos se colocan en carpetas, descansando en la orilla izquierda del papel. Las carpetas se ordenan detrás de guías alfabéticas, colocando cada una de ellas detrás de la guía correspondientes de acuerdo con el apellido del individuo, nombre de la firma o bajo el asunto.

Este sistema provee mejor apariencia, mas espacio, mas visibilidad, mas flexibilidad y mayor facilidad y exactitud al archivar o encontrar los papeles o documentos.

QUE ES ARCHIVAR?

Naturaleza del Archivo

Archivador podría definirse como el arte de colocar y conservar en un mismo orden, debidamente clasificada, toda correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con un individuo o firma, con cierta división geográfica, o sobre determinado asunto, etc., en forma que tal que estén protegidos contra deterioro, destrucción o perdida, y que a la vez facilite su localización y manejo.

Los objetivos primordiales que se persiguen en todo sistema de archivo son:

- Proporcionar un lugar seguro y permanente para los documentos.

- Conservar juntos, en un mismo lugar, todos los documentos relacionados con determinado asunto, lugar, individuo, firma o institución.

- Localizar los documentos en el instante que se solicitan.

IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS Y NECESIDAD DE ARCHIVOS

Para la oficina moderna son de gran importancia las cartas que se reciben o se despachan, los documentos de índole variada, catálogos y otros que en alguna forma se relacionan con el negocio, la profesión o los asuntos que tiene a su cargo dicha oficina. Es de conocimiento general que las transacciones, de cualquier clase, sobre cualquier asunto, están respaldadas hoy día por alguna constancia escrita del acuerdo a que han llegado las partes. Estas constancias escritas sirven para recordarnos las operaciones realizadas en el pasado, y contienen información valiosa y útil que servirá para tomar decisiones y cuerdos presentes y futuros.

Por lo tanto, muy frecuentemente es necesario referirse a asuntos tramitados con anterioridad y sobre los cuales debe conservarse información en los archivos. Si no hay un medio científico de ordenar y guardar dicha información, no será fácil, y a veces será imposible conseguirla en el momento preciso en que se necesita. Además, si los documentos no se cuidan y protegen, pueden perderse o destruirse. Algunos jamás podrán reconstruirse; otros si, pero a veces con grandes esfuerzos y a n costo muy alto.

ARCHIVOS CENTRALES

En muchas organizaciones grandes, una gran parte del archivo se hace bajo control y la dirección de un supervisor de archivos.

Los archivos centrales tienen muchas ventajas; entre ellas, las siguientes:

- La responsabilidad de cuidar y proteger los documentos recae en manos de un experto en la materia.

- Puede esperarse un funcionamiento mas rápido y eficiente de los archivos, ya que el personal encargado de los mismos esta debidamente adiestrado.

- Tienden a eliminar la duplicación inútil del material archivado.

- Se hace mejor uso del equipo y de los materiales.

- Se economiza tiempo en cuanto a localizar la información deseada.

En empresas muy grandes en las que un archivo central resulta poco practico, se pueden establecer archivos centrales por departamento, o por pisos o secciones dentro de la organización.

Por regla general, en el archivo central se archiva todo material de naturaleza general, así como copias de informes de índole departamental que sean de interés para los demás departamentos, y cuyos originales no están guardados en los archivos centrales sino en los de departamentos. El sistema de archivo central pone el material de interés general a la disposición de todo el personal de la empresa, a la vez que permite a cada departamento retener documentos que se relacionan específicamente con sus funciones. Por ejemplo, el Departamento de Compras retiene un gran numero de catálogos; el Departamento de Ingeniería archiva sus propios planos y dibujos; la secretaria del director de la empresa guarda en sus archivos los informes, minutas de las reuniones de la Junta de Directorio, etc.

Debido a la índole confidencial de algunos documentos, tales como los expedientes del personal y nominas de pago, estos no se envían a los archivos centrales.

El archivo central constituye un centro de información y no debe considerarse como un almacén para guardar material que ha caducado.

QUIEN ARCHIVA?

En la oficina se asigna a veces la tarea de archivar a una persona en particular, y a veces a varias. Sea cual fuere el caso, siempre debe tenerse muy en cuenta que la conservación y ordenación planeada de documentos debe ser responsabilidad de individuos competentes y versados en las normas modernas de archivar.

Conocimientos que Debe Poseer el Archivero

El archivero, persona encargada de los archivos, es un empleado imprescindible en una oficina y debe estar dotado de cualidades y conocimientos que respondan al fiel cumplimiento de su cargo, ya que se le confían documentos y papeles de gran importancia para la organización. A continuación se enumeran algunos requisitos que se exigen al personal encargado de los archivos.

Conocimiento de Reglas para Ordenar Alfabéticamente

Uno de los requisitos primordiales es que el empleado a cargo de los archivos posea pleno dominio de las reglas para ordenar alfabéticamente. Estas reglas deben aprenderse bien,