Guía de Mejora en el área de Nóminas y el departamento de Finanzas.

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Autor:

William G. Ouchi

Técnica o Principio:

Auditar la filosofía de la compañía.

[pic 6]

Mejora:

La filosofía de la empresa debe ser revisada constantemente para confirmar el contenido de las mismas y/o adaptarla a los desafíos que le plantea un mundo en proceso de cambio continuo.

La mejora consiste en redefinir la filosofía de la compañía para adaptarla a las circunstancias actuales, la empresa comenzó a operar a inicios 1998 y desde entonces no se han hecho cambios por lo que es necesario evaluar la cultura organizacional de la empresa y definir objetivos nuevamente.

Área: Gerencia General

Herramienta:

Autoevaluaciones.

Benchmarking.

Autor:

Philip B. Crosby

Técnica o Principio:

Acciones correctivas

Se refiere a establecer un sistema de corrección, el cual se basará en información relevante del problema y análisis detallado que muestren las causas que lo originan, para eliminarlo. [pic 7]

Mejora:

Se propone que todas las áreas usen una hoja de trabajo (checklist) en donde se vayan “palomeando” o haciendo “checkmate” a las actividades que se van cumpliendo según lo requiera la posición de trabajo, esta hoja permite llevar un control de tus actividades y revisar que no este faltando nada, actualmente lo usamos en nominas pero sería conveniente que se estandarizara para todos los departamentos.

Área: Finanzas

Herramienta:

Hoja de trabajo. Esta hoja es auditable y permite llevar un control interno eficiente.

Autor:

TQM

Ishikawa

Técnica o Principio:

In the modern context TQM is thought to require participative management; continuous process improvement; and the utilization of teams. Participative management refers to the intimate involvement of all members of a company in the management process, thus de-emphasizing traditional top-down management methods.

Mejora:

We are working with methods based in productions because we are a Lean Manufacturing company, but we need to change the model in a Lean Office Model to improve our methods and make our job more efficiently.

Lean is not exclusive to the production but also to Office.

Finance Department needs to use the lean tools but in the office.

Area: Finance

Herramienta:

5’s.[pic 8]

Control Visial

Lean Office.

Work Place Organization (WPO).

Autor:

Toyota Jidosha

Técnica o Principio:

Las 5S. Técnica utilizada para la mejora de las condiciones del trabajo de la empresa a través de una excelente organización, orden y limpieza en el puesto de trabajo.

Método 5’s aplicado al entorno digital

Mejora:

Eliminar el uso de papel y utilizar sistemas de almacenamiento virtuales como la famosa “nube” donde podamos compartir información al instante.

Con esto vamos contribuir a la preservación del ambiente, a reducir tiempos muertos de escaneo y costo en el consumo de papel.

Utilizando las 5’s dentro de la computadora para saber cómo archivar y como tener todo ordenado para tener accesos más rápidamente.

Nombrar los archivos por orden de relevancia en forma numérica.

Herramienta:[pic 9]

Share Drive

SharePoint

Control Visual

*Nota: Toyota no aparece en los teóricos de la calidad, pero me pareció importante ya que como trabajo en una empresa automotriz su legado trasciende aún en estos tiempos.

Autor:

William Edward Deming

Técnica o principio:

Terminar la dependencia en la inspección: Determinar, a lo largo del proceso, los puntos críticos en lo que sea absolutamente necesaria la inspección total.[pic 10]

Mejora:

Capacitar a los analistas para que puedan realizar conciliaciones de cuenta sin necesidad del coordinar para que al consolidar los estados financieros en el cierre de mes el flujo de información sea más rápido.

Las conciliaciones serán mensuales y con el mismo formato estandarizado para que cualquiera pueda hacerlos así evitaremos el re trabajo en validación de información.

Si los reportes salen bien desde el analista el Gerente o Coordinador ya no tendrá que revisar a fondo.

Área: Finanzas

Herramienta:

Conciliaciones.

Excel.

Autor:

William Edward Deming

Técnica o principio:

Eliminar el miedo: Crear un clima de compresión y libertad para que el personal pueda expresar sus inquietudes.

[pic 11]

Mejora:

Actividades de recreación, las áreas de servicio aún y cuando no