UN COMPROMISO SOCIAL

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Los documentos de archivo favorecen la vida democrática que ha de basarse en la gestión o tramitación, no en la fuerza de los poderosos o el número de las mayorías. Para ello, distribuyen atribuciones y responsabilidades a cada agente de la comunidad.

Escasez de canales de comunicación y queja entre la sociedad llana y las autoridades.

La percepción de la gente es que, si no se declara paro ilimitado o se corta el tránsito o se incendia algún edificio, los funcionarios no se inmutan. Cuando eso se repite frecuentemente, el gobierno pasa sus días apagando incendios, es decir, respondiendo a emergencias. No consigue tiempo para prever, tomar decisiones de mediano o largo plazo y establecer políticas de Estado. El país o la provincia entran en una espiral descendente, en un círculo perverso difícil de superar.

En una sociedad organizada, hay múltiples canales para cada sector del estado y para los diversos niveles de presión. Existen normas concretas que distinguen entre protesta y delito contra los derechos ajenos. No se llega a la impunidad. El Estado se ubica encima de los entes corporativos.

Esto se consigue mediante documentos que crean organismos especializados y documentos de mediación y modificación de trámites en la gestión mediadora y, desde luego, no esperando a la explosión social.

Desconocimiento de las Minorías. Profundamente grabado en la cultura y manifiesto en los documentos, debe hallarse el respeto a las minorías. No únicamente a nivel político electoral, sino en los sindicatos, colegios profesionales, universidades y en todo conglomerado humano - como un barrio- o equipo de trabajo.

Si faltan disposiciones legales, ahí estará el Administrador de Documentos y Archivos, con juristas y otros profesionales para proponer y aportar soluciones.

Los derechos a la privacidad y a la Información. Normas sueltas se encuentran actualmente. En el s XXI no sirven. En menester una Política de la Circulación de la Información que integre y dé pleno sentido tanto a la Intimidad de los individuos y su familia, como a la Transparencia Democrática y al Derecho a la Información. Ambas, caras de los derechos ciudadanos.

3. QUE ES LA ADMINISTRACIÓN DE

DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

Es el nuevo nombre que fue propuesto para la Ciencia Archivística o Archivología, en el 5º Congreso de Archivología del Mercosur, en Córdoba, agosto de 2003.

El nombre y el concepto de la Archivística nacieron mirando a los Archivos Históricos, por la situación coyuntural de la cultura que incluía el surgimiento de las nacionalidades en Europa. En el siglo XXI, lo que intentamos es prestar en plenitud el servicio de los documentos mientras están vigentes, antes de entrar a la guarda permanente. De ahí, lo de documento de gestión en lugar de documento de archivo. Acentuamos la realidad: el valor histórico de los documentos es una feliz consecuencia del servicio administrativo, no su causa.

Una brevísima justificación del cambio de perspectiva. En la edad media, una persona podía pasar la vida habiendo producido uno o dos documentos. Luego de la segunda guerra mundial, se habló de explosión documental, ahora, literalmente vivimos inmersos y dependiente de ellos, como dependemos de la electricidad. Nos condicionan, pero sin ellos nos sentimos fuera del mundo. Pensemos: Los tickets del supermercado, los comprobantes de pago de impuestos y tasas, los antecedentes escolares y académicos (asistencia a Congresos y Seminarios..), la historia clínica, los registros de propiedad inmueble y mueble, los expedientes de tramitación con el Estado, etc.

La vida social -sobre todo en democracia- requiere esta red de documentos. La anomía objetiva y la sensación de que los documentos están escritos con agua, que todo es posible, deriva en la ausencia de valores para la vida social.

- QUE HACER CON LOS DOCUMENTOS

A las “destrezas” que constituían la parte visible de la profesión archivística, el s XXI superpone la Política Archivística.

La Política propone objetivos y aplica –o crea- recursos para cumplirlos al servicio de la Polis, en nuestro caso, la sociedad democrática a todos los niveles: Internacional, Nacional, Provincial, Municipal y barrial

Mostremos algunos objetivos alcanzables mediante la Política de la Administración de Documentos de gestión

- Salvaguardar los derechos del Estado y de cada ciudadano

- Brindar transparencia democrática a los actos de gobierno

- Apoyar el desarrollo nacional mediante recursos documentales

- Ofrecer una sistemática red de Manuales de Procedimiento que establezca una burocracia de orden y cumplimiento en todo el proceso documental

- Racionalizar la producción y utilización de recursos documentales

- Acopiar y brindar información confiable y temprana para resolver problemas

- Utilizar al máximo el recurso informático para todos, sobre todo, los débiles

- Poner a disposición de la comunidad la imagen de su memoria e identidad

5. Agentes del cambio

Los Administradores de Documentos, ex Archiveros.

Los archiveros han sido desde siempre encargados de recibir, procesar y servir los documentos administrativos y jurídicos. El s XX añadió la cláusula “desde su producción”. Era una tarea relativamente pasiva en el sentido de que no intervenía en las normas de tramitación (requisitos y burocracia) ni en la reglamentación de la circulación de la información. El servicio respondía principalmente a la solicitud del usuario.

El s XXI nos llama a establecer una mente –un equipo especializado- que piense y aplique una Política en la que los documentos y su información eleven el nivel de vida democrática de los ciudadanos y de la sociedad.

La gestión y circulación de documentos e información no puede seguir fluyendo y avanzando al azar, sin objetivos generales y particulares, sin responsables punibles, tal cual sucede con el clima y sus veleidades.

Los Administradores de Documentos, información y Archivos debemos ponernos una meta: La creación de una rama del Derecho: el Derecho Documental, así como