Guia de congresos y convenciones.

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- Designar un coordinador. Mientras el equipo organizador planea la conferencia (generalmente en colaboración con el coordinador), el coordinador lleva a cabo las decisiones del equipo y sirve como la primera línea de comunicación con proveedores, participantes, presentadores, los que proporcionan la sede, los exhibidores y otros fuera del grupo de planificación y supervisión. Para muchas conferencias anuales, el coordinador es automáticamente la persona que ocupa una posición determinada – el director de la organización o el director asistente, por ejemplo, o el presidente del comité de la conferencia. En otros casos, puede ser un voluntario, un miembro del personal o del consejo directivo que tenga experiencia o entusiasmo por la tarea. Cuando no hay nadie disponible en el grupo, algunas organizaciones pueden contratar un planificador de eventos.

- Planificación de la conferencia

Todo proceso de planificación saldrá mejor si se cuenta un cronograma claro y razonable. Cada paso del proceso debería tener una fecha límite que permita que quede tiempo para corregir errores, solucionar imprevistos, y para terminar la tarea a tiempo para cualquier cosa que dependa de ella. El tiempo es siempre el elemento más preciado, y del que nunca hay suficiente, en la planificación. Cuanto mejor se estime el tiempo que se necesitará, más probable será que no se estará tirándose de los pelos a medida que la fecha del evento se acerque… o después que ha pasado.

- Mencione y explique los pasos de la planificación de una conferencia o congreso

Ponerse de acuerdo sobre el propósito de la conferencia. Hay un gran número de razones posibles para una conferencia, y muchas conferencias combinan dos o más de ellas. Algunas de las más comunes son:

Capacitación

Creación de conexiones

Estímulo (ayudar a los participantes a sentirse bien con respecto a lo que ellos y el campo hacen)

Compartir información (nuevos desarrollos, asuntos a observar, reglamentaciones, etc.)

Mejorar la práctica

Apoyo

Destacar un asunto

Solución de problemas

Toma de decisiones y planificación (por ejemplo, fijar la dirección de una iniciativa o un campo)

Lanzar una nueva iniciativa o una nueva dirección

Identificar al público objetivo. Hasta cierto punto, el público objetivo es determinado por la naturaleza tanto de la conferencia como de la organización patrocinadora. Sin embargo, muchos organizadores de conferencias están interesados en atraer más que sólo a los participantes “normales”. Algunos ejemplos de grupos de donde se pueden obtener asistentes a conferencias son:

Miembros de una cierta profesión o disciplina o personas interesadas en ellas.

Personas con una agenda política especial (personas a favor del aborto, opositores al control de armas)

Gente involucrada en un tema comunitario (o más amplio) específico

Gente preocupada por una población específica

Gente proveniente de una población específica

Funcionarios públicos (de cualquier nivel o de todos los niveles)

Gente de organizaciones solventadas por fuentes particulares

Miembros de la organización patrocinadora

Personas de un determinado sector de la comunidad

Residentes de una determinada comunidad

Público en general

Fijar la duración y la fecha para la conferencia. La duración de la conferencia dependerá de lo que necesite hacerse; de cuánto se pueda invertir, en tiempo y dinero, de los potenciales participantes y de lo que la organización patrocinadora pueda y tenga la capacidad de aportar. Lo que una organización pueda hacer puede depender de la disponibilidad de subsidios, del apoyo de una organización matriz, de donaciones, etc

Planificar el formato. Aquí está el meollo de la conferencia en lo que se refiere a los asistentes. ¿Qué es realmente lo que va a suceder? El trabajo aquí no es planificar el contenido de cada sesión de la conferencia (los presentadores hacen eso, aunque el comité puede aprobar las exposiciones o charlas), sino fijar el tema y la estructura general.

- ¿Qué otro tipo de sesiones habrá?

Discursos o charlas similares – sesiones informativas presentando ideas prácticas o teóricas o métodos relevantes para el trabajo. Pueden incluir elementos de otros tipos de sesiones, pero esencialmente consisten en el tema a tratar. Una variante aquí es una sesión de carteles: carteles con explicaciones gráficas y en texto del trabajo de un presentador que pueden ser vistos independientemente por los participantes. En un momento fijado, durante la conferencia, cada presentador de carteles da una pequeña charla sobre su cartel y contesta preguntas sobre él.

Talleres de trabajo – enseñanza de métodos, técnicas, y otras habilidades o actividades relacionadas (por ej., técnicas de relajación para un trabajo estresante).

Información de hechos importantes – nuevas reglamentaciones, problemas políticos/de apoyo, estado del campo/área de estudios, etc.

Hilos o hebras – una serie de sesiones que se relacionan todas con un tema (depresión, trabajo con poblaciones especiales, apoyo, administración del programa, etc.).

Interactiva – sesiones prácticas donde los participantes son justamente eso: participantes en discusiones, actividades, simulaciones, juego de roles, etc.

Mostrar y contar – sesiones donde los participantes comparten lo que están haciendo en su trabajo.

- Explique la logística de la conferencia o congreso.

Encarar la logística de la conferencia. La logística comprende los detalles prácticos de una conferencia que la hacen posible: dónde realizarla, cómo encontrar a los presentadores,