PARALELO DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO ELECTRONICO

DOCUMENTO DE ARCHIVO

DOCUMENTO ELECTRONICO

DIFERENCIAS

• Su registro este acogido en un medio, cuya información se hace accesible a través de símbolos que se encuentran de una manera implícita en él.
• El contenido es inseparable de su soporte.
• Su valor probatorio se mide por las características de autenticidad, como ejemplo más importante la firma

• Recogen información en un medio cuyo símbolo solo puede ser leído por un ordenador.
• Su contenido puede ser separado de su soporte original, para ser transferido a otros.
• Su autenticidad depende del componente electrónico y sus programas, y se podrá mantener si se conserva su contenido original.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS

VENTAJAS

• Guardar la información de manera íntegra
• Los archivos no pueden ser modificados o alterados
• Los documentos como contratos o recibos se pueden firmar de puño y letra
• Se pude realizar la consulta de documentos sin tener que recurrir a algún dispositivo tecnológico

VENTAJAS

• Mantiene la información segura y protegida en un mismo lugar sin destinar un espacio específico para su resguardo.
• Se pueden firmar electrónicamente sin importar la ubicación de la persona que requiere firmarlos.
• Permite consultar cualquier documento en el momento en el que se necesite desde cualquier dispositivo tecnológico.

DESVENTAJAS

• La información puede ser robada o revisada por personal que no está autorizado a acceder a su contenido.
• Los datos pueden perderse en caso de accidentes o desastres naturales como inundaciones, temblores o incendios.
• Los archivos pueden deteriorarse con el paso del tiempo ya que el papel es vulnerable ante las inclemencias del tiempo, sobre todo si no tienen un resguardo adecuado.

DESVENTAJAS

• El archivo puede quedar desactualizado por los avances tecnológicos.
• El documento puede perderse o ser vulnerable si no se cuenta con la seguridad informática actualizada.

MODO DE ALMACENAMIENTO

Se adoptan medidas preventivas o correctivas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivos.

Los datos se guardan en archivos y carpetas digitales y se presentan tanto al sistema que lo almacena como al sistema que lo recupera en el mismo formato.