Especialización tecnológica en gestión de documentos electrónicos

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Los nuevos soportes tecnológicos interactúan con el soporte en papel, existiendo en muchos casos duplicidad de información por la impresión a papel de los documentos electrónicos y en otros casos a la inversa, con la digitalización de documentos. Po lo tanto se puede decir que nos hemos introducido al desarrollo de un nuevo propósito enmarcado en la libertad y la confianza, acorde a un hecho imposible de negar como es la Interdependencia de los estados y en general de la comunidad internacional, a través de la interacción y unión por medio de los avances tecnológicos.

Podemos definir la seguridad informática como cualquier medida que impida la ejecución de operaciones no autorizadas sobre un sistema o red informática, cuyos efectos puedan con llevar daños sobre la información, comprometen su confidencialidad, autenticidad e integridad, disminuir el rendimiento de los equipos o bloquear el acceso de usuarios autorizados al sistema.

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Figura 1. Esquema seguridad de la información Johanna González (2012).

El tratamiento de los documentos administrativos producidos por medios electrónicos y validados con firma electrónica, a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de su diseño hasta su transferencia final a un archivo histórico es a lo que llamamos gestión de documentos electrónicos estos deben contar con un manejo del software y hardware adecuado dentro de un contexto de cambio tecnológico.

Archivo digital o electrónico son términos de moda pero por su uso tan variado no sólo resultan genéricos, sino confusos. Se emplean sin distinción para indicar la reunión de documentos creados mediante medios informáticos, sea tanto un conjunto de ficheros generados por una aplicación como una colección de documentos textuales o digitalizados, en muchos casos accesibles a través de internet.

El documento electrónico de archivo participa de los mismos rasgos que el resto de los documentos de archivo: originalidad, unicidad, organicidad y valor probatorio. Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creación, manipulación, trasferencia, recuperación y lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya sean de tipo físico o lógico.

Normalizar la terminología es una tarea urgente. Delimitar los significados de las nuevas realidades contribuye a establecer canales por los que fluyan sin obstáculos los actuales conocimientos y habilidades del presente hacia el futuro y a crear puentes de comunicación seguros entre los diversos ámbitos de la gestión de la información. De este modo se evita, durante la aplicación de los avances tecnológicos, el riesgo de descubrir mediterráneos o de confundir en un totum revolutum las diferentes prácticas que exige la adecuada gestión de los diversos tipos de documentos, atendiendo a sus distintos modos de producción y de uso (Navarro, 2001, p.41).

Cuando se habla de informatización, se hace para mostrar como las actividades administrativas y de gestión documental en los archivos se le ha aplicado tecnologías de la información que a su vez hacen que los procesos y tareas se automaticen.

Al igual que informatización es bueno aclarar que un archivo de documentos electrónicos debe ser comprendido como el “conjunto de documentos producidos, recibidos y reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontaneo en el transcurso, y como apoyo de su actividad, haciendo uso de la electrónica” Navarro (2001) y por ende mediante la aplicación de métodos como la autenticación y preservación, hace que los usuarios o personas que se acercan a los documentos, puedan tener más interacción con los mismos y con los procesos para conservar esa información a largo plazo.

Hay que analizar que el documento electrónico de archivo tiene también los mismos criterios que poseen los documentos físicos que son originalidad, unicidad, valor probatorio y permite también su organicidad. Las diferencias son mínimas cuando se hace la comparación, y por ende, también necesitan de los mismos mecanismos de preservación, consulta, producción, seguridad entre otros acordes a su estructura y formato, sin embargo hay que tener en cuenta que estos procesos anteriormente mencionados deben efectuarse con la calidad que requieren. Por consiguiente, se tiene que hacer un diagnóstico para poder asegurar la calidad idónea en la información electrónica y es allí donde surge la idea de un programa de gestión de documentos electrónicos que facilite estos procesos.

Dentro de un programa de gestión de documentos electrónicos se deberán tener en cuenta temáticas como la planificación y creación de sitios acordes con las normas y políticas de conservación, la implementación de un reglamento del buen uso y de la manipulación de los documentos para evitar que su integridad pueda ser vulnerada o agraviada, el tipo de formato en el cual contendrán la información haciendo uso las TICS y de las normatividades actualmente existentes, entre muchas otras más, todo con el fin de reguardar la información creada por las entidades en función de sus procesos o actividades fruto de sus labores asignadas. Por eso es de vital importancia tener en cuenta que estos procesos interactúan entre si y por medio de estas, crear las directrices Las directrices, a partir de la recopilación, observación y estudio de casos donde únicamente actúa la experiencia que da la práctica, recomiendan las actividades que se deberían realizar para conseguir, del modo más efectivo y con la mayor eficacia posible, el objetivo propuesto con la puesta en marcha de un proceso. El análisis y la racionalización de los resultados obtenidos con la aplicación de estas pautas permiten establecer reglas operativas que indican cómo se debe realizar el proceso que tienen como objeto. Dichas reglas se denominan normas cuando son establecidas por un organismo nacional o internacional al que la comunidad profesional reconoce una potestad normativa. Éstas pueden dar lugar a prescripciones de obligado cumplimiento cuando sirven de base para leyes y normas de tipo jurídico.

La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la información y del valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la gestión de los archivos y, por tanto, también de los archivos de documentos electrónicos. La investigación en su preservación se enfrenta fundamentalmente a dos retos: en primer lugar, la creación de depósitos de conservación adecuados, tanto físico-lógicos (disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.) para los originales y las copias, como contenedores

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