TIPOS DE DOCUMENTOS DE ACUERDO A LA APLACACIÓN DE GTC 185

TIPOS DE DOCUMENTOS DE ACUERDO A LA APLACACIÓN DE GTC 185

La  guía técnica colombiana (GTC) 185,  tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, esto con la finalidad de simplificar esfuerzos y organizar adecuadamente la presentación de las comunicaciones de una organización, ya sean impresas o electrónicas, esta guía puede adaptarse a la necesidades de cada organización y tiene consigo recomendaciones para mejorar la imagen corporativa.

A continuación se presentan tres tipos de documentos de acuerdo a las disposiciones de la GTC 185:

MEMORANDO

Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

Se debe redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural; utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización; distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y tratar preferiblemente un solo tema por memorando. Los memorandos deben utilizar cuando se requiera informar sobre un hecho en forma breve;  expresar necesidades;  hacer requerimientos; regular o aclarar una situación; tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; dar respuesta a una comunicación recibida; reiterar información, requerimiento o solicitud urgente; conocer detalles sobre un aspecto determinado;  impugnar o corregir una situación;  confirmar eventos ocurridos o pendientes; solicitar o remitir información, documentos u objetos; felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y hacer llamados de atención, entre otros.

Las partes a considerar de un memorando son las siguientes:

• Encabezado
• Denominación del documento
• Código
• Fecha
• Encabezamiento
• Destinatario y remitente
• Asunto
• Texto
• Despedida
• Remitente y firmas responsables
• Líneas espaciales

Las márgenes que se deben utilizar son:

• Superior entre 3 cm y 4 cm
• Derecha entre 2 cm y 3 cm
• Izquierda entre 3 cm y 4 cm
• Inferior entre 2 cm y 3 cm

CIRCULARES

Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. Tienen como objetivo dar a conocer información de carácter general; la circular interna se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos, entre otros al interior de la organización; la circular externa es para dar a conocer nuevos productos, nuevos negocios, entre otros; puede ir dirigida a un grupo específico de personas o redactar se forma personal.

Se debe tratar un solo tema; iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía; redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; usar un tratamiento respetuoso y cortés; emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo; utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización, y distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

Las partes a considerar de una circular son las siguientes:

• Encabezado
• Código
• Lugar de origen y fecha de elaboración
• Encabezamiento y destinatarios
• Asunto
• saludo
• Texto
• Despedida
• Remitente y firmas responsables
• Líneas espaciales
• Identificación de páginas subsiguientes

Las márgenes que se deben utilizar son:

• Superior entre 3 cm y 4 cm
• Derecha entre 2 cm y 3 cm
• Izquierda entre 3 cm y 4 cm
• Inferior entre 2 cm y 3 cm

ACTAS

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.