HABLEMOS DE ARCHIVO Y SU RESPONSABLE.

HABLEMOS DE ARCHIVO Y SU RESPONSABLE.

Hablar de archivística y gestión de archivos no es un tema difícil de entender, es un proceso de administración de información y en aras de  tener claridad sobre el tema vamos a tratar de aclarar conceptos importantes que nos permitan  conocer la importancia del buen manejo de archivos.

El incremento de la actividad del archivo ha tenido un proceso que se ha pasado por  varias etapas a lo largo del desarrollo de la sociedad, desde el tratamiento empírico de los documentos hasta los proceso de manejo de documentos en la actualidad, siendo este un proceso que se va perfeccionando de forma progresiva, facilitando de una manera eficaz el acceso a la información, siendo este un aspecto crítico, en empresas e instituciones, que están expuestas a constantes cambios por el nuevo entorno tecnológico y organizacional.

El recurso humano juega un papel importante en el desarrollo de este campo, puesto que las habilidades y competencias con las que cuentan los archivistas, en el desarrollo de sus funciones son de vital importancia para el desarrollo de sus funciones.  El archivista como profesional en el manejo de la información, se ha visto en la necesidad de desarrollar sus competencias como respuestas a los diversos cambios que han ocurrido en el entorno, que traen consigo una mayor especialización en cuanto a las demandas de los usuarios de información.

La conservación de la memoria documental  tiene objetivos en toda empresa; entre los que podemos mencionar: contribuye en la toma de decisiones, incrementa la eficiencia organizacional, reducir costos en la localización de documentos, apoyar el cumplimiento de la legislación vigente y procesos legales de la organización, apoyar las investigaciones y contribuir a la medición de la producción documental.

Y si hablamos de las funciones del archivista, nos encontramos que es ante todo un gestor de la información y todas sus tareas con realizadas con la finalidad de preservar y difundir el cumulo documental de la empresa o institución que garantice el acceso de las personas a la información de forma transparente y colabora en la sustentación de toma de decisiones a través de una gestión eficiente. El papel del archivista en la actualidad es de suma importancia, es por ello que debe reunir ciertas características que le permitan cumplir con las expectativas del mundo actual, sobre todo porque su responsabilidad, orden, sus habilidades en la  atención de los documentos serán sustento de su eficiencia e idoneidad, reflejo de sus conocimientos y dominio de todas las habilidades, recursos y técnicas disponibles para lograr y garantizar el éxito, como dice Cesar Gutiérrez Muñoz, “No basta con trabajar como archivero, es preciso ser y sentirse archivero”

Es importante que tengamos en cuenta que siendo los archivos una fuente primaria de información historia documental, se plantea que el archivista sea una persona culta, conocedora tanto de los recursos de información que tiene a su alcance, como saber  explorar las tecnologías que tiene a su alcance que le permitan contribuir  y ser un eslabón más en el verdadero conocimiento.