Archivo de tramite

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Para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental, el responsable de la

Coordinación de Archivos llevará a cabo las siguientes actividades:

A) Solicitar a los titulares de las Unidades Administrativas, y/o enlaces de archivo de trámite, desarrollen el Catálogo de Disposición Documental con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística; estableciendo en cada serie los valores documentales, el plazo de conservación dentro del Archivo Trámite y Concentración, la clasificación de reserva o confidencialidad y su destino final; asimismo darle el visto bueno. Nota: Las Unidades Administrativas establecerán la vigencia documental de las series bajo su resguardo, conforme a normatividad vigente y/o uso.

B) Solicitar a los titulares de las Unidades Administrativas, durante el mes de enero de cada año, la revisión y actualización de los Catálogos de Disposición Documental.

Los documentos se clasifican por sus características en:

- PRIMARIOS. Documento original / documentos de archivo.

- SECUNDARIOS. Descripción del original. Pueden ser libros, textos de revistas documentadas, etc.

- TERCIARIOS. Análisis de documentos, primarios y secundarios para que a su vez den información compilada y transformada.

CATALOGO.

La catalogación nos permite localizar de manera inmediata información del fondo documental de los expedientes ya archivados y es importante elaborar el catálogo de vigencias documentales, que servirá al archivo de concentración para su depuración o guarda permanente, integrar y mantener actualizados el catálogo de vigencias documentales aportando los elementos requeridos, para la conservación y transferencia documental en los plazos convenidos, extraer la documentación que no sea necesaria conservar en el expediente, de acuerdo con el catálogo de vigencia documentales y con las políticas establecidas por el archivo de trámite; además de efectuar los movimientos necesarios para evitar la saturación de espacio; además de retirar correcta y oportunamente los documentos que posteriormente se someterán a depuración.

EXPEDITACION, ARCHIVO Y PRESTAMO.

La documentación que ingresa por vez primera al archivo es la que requerirá que se abra un expediente nuevo, que contenga toda la actividad administrativa de dicho asunto hasta su terminación.

La apertura de expedientes se efectúa cuando en el archivo no se cuenta con antecedentes del asunto (documento) que se envía.

La apertura debe realizarse de forma ordenada y sistemática, de acuerdo con los lineamientos que cada archivo establece; para ello, esta actividad requiere de sumo cuidado. A continuación se enlistan una serie de pasos para realizarla:

- Se asigna al documento el número identificador o clasificador del expediente de acuerdo con sistema establecido (que se puede establecer desde las áreas administrativas), para evitar el extravío y apertura de más de un expediente para el mismo asunto.

- Para tener un mejor control de las aperturas realizadas, éstas deberán registrarse en un formato, que contendrá los datos identificadores de cada expediente.

- Se debe formar una carpeta por cada expediente abierto, la que debe contener los datos asentados en el registro respectivo.

- La carpeta servirá como un control de aperturas.

- En caso de encontrarse abierto el expediente, únicamente se integrará el documento.

PRESTAMO.

Consiste en proporcionar determinado expediente al área generadora de la documentación, mediante el vale de préstamo; por lo tanto, el expediente se prestará el tiempo que determine la unidad documental o el que el usuario determine, de acuerdo con sus necesidades de consulta.

El préstamo y la consulta de expedientes son actividades estrechamente relacionadas con la disposición documental; ya que a través de estos mecanismos se ofrece un adecuado reconocimiento de la documentación.

El préstamo y la consulta son procesos mediante los que el archivo proporciona un eficiente servicio a los usuarios de las diversas unidades administrativas; por consiguiente, te sugerimos los siguientes principios:

- Que las unidades que conservan los documentos sean responsables de su control y recuperación integral y oportuna, así como de que los servicios de préstamo y consulta sean ágiles y eficientes.

- Que los usuarios devuelvan al archivo de trámite los expedientes prestados completos y en el plazo establecido.

- Que el préstamo y la consulta se efectúen de acuerdo con las políticas de la institución.

- El préstamo y la consulta de los expedientes están comprendidos bajo los siguientes conceptos:

POLITICAS.

Las políticas de servicio están encaminadas al usuario de la documentación activa con el fin de destinar adecuadamente el uso de la misma en su guarda y disposición.

Como se mencionó anteriormente, estas políticas no podrán separarse del usuario; ya que en este caso serán todas aquellas áreas que realizan operaciones administrativas y que por lo tanto envían su documentación al archivo.

Entre las políticas de servicio en un archivo de trámite, se encuentran:

* Proporcionar el servicio de préstamo y consulta únicamente a las áreas que estén involucradas en el asunto.

* El personal que solicite la documentación debe seguir las políticas correspondientes (vale de préstamo, registro, etc.) para su préstamo.

BIBLIOGRAFIA.

Constanza Tercero y Vega Hortensia. Archivo de tramite “Guía de Auto aprendizaje”. México 2001 pp. 12-35

Comité de información. Manual para la operación de archivos administrativos ISBN 970-721-178-4. México 2004 pp. 13-37