Taller de Archivo ( Incompleto)

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Es importante reunir la correspondencia, de un individuo o empresa, en un solo lugar, de forma que al necesitarla, se obtenga dichos documentos de una forma más rápida y eficaz y no se dificulte buscar dicha información. Para ello es mejor utilizar una forma no dispersa y ordenada, así su búsqueda no tomará más tiempo de lo necesario.

7. DESCRIBE LOS RÓTULOS PARA GAVETA DE ARCHIVO O MARBETE

Son tiras de cartulina o las cintas de papel engomado que se adhieren a las pestañas para titular las carpetas. Se consiguen en tiras perforadas y en gran variedad de colores: [pic 6][pic 7]

[pic 8]

[pic 9]

[pic 10][pic 11]

8. DESCRIBA LO QUE SE QUIERE INDICAR CON CADA UNO DE LOS SIGUIENTES TÉRMINOS: [pic 12][pic 13]

PESTAÑA: Es la parte que sobresale en una carpeta, bolsa, funda, sobre, tarjeta, guía. Las Pestañas sirven para la identificación de la carpeta, éstas pueden estar puestas en distintos lugares llamados posiciones

GUÍA DE PRIMERA POSICIÓN: Son cartulinas o cartones usados para separar distintos grupos dentro de una gaveta pero colocados en la parte izquierda de la gaveta de archivo. Son llamadas Guías principales porque indican las divisiones mayores.

POSICIÓN ESCALONADA: Son cuando las distintas divisiones numéricas del archivo están ordenadas, las guías, de forma transversal, utilizando las 5 posiciones en que se encuentran divididas las pestañas de las mismas.

9. ¿POR QUE ES IMPORTANTE TENER UN PROCEDIMIENTO DEFINIDO PARA LOS DOCUMENTOS QUE VAN ARCHIVAR?

Porque sin un procedimiento preciso de lo que se va archivar, ya que si no seguimos un protocolo adecuado, se nos es más fácil perdernos al archivar. Es decir, este proceso nos ayuda a ordenar, organizar y captar la información de una forma más rápida y efectiva.

10. DESCRIBA LOS PASOS PARA EL ARCHIVO DE LA CORRESPONDENCIA

Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal de una empresa, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

a) Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información.

b) Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.

c) Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.

d) Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).

e) Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento, registro y asignación de la tarea.

11. CUANDO SE DEBE HACER UNA REFERENCIA CRUZADA EN UN DOCUMENTO

Es una nota o señalización que remite a otro párrafo, sección o capítulo de un texto o de otros. Esta definición se refiere a su utilización en un texto que se esté consultando o sobre el cual se está trabajando.

La noción de referencia cruzada se utiliza en un texto para hacer alusión a un elemento, dato o cita que se encuentra en otra parte del documento, o incluso en otro texto (aunque esto es menos común).

Una referencia cruzada, en un documento, se debe utilizar cuando queramos destacar o señalar un capítulo u otra sección del documento.

12. EXPLIQUE EL SIGNIFICADO DE LA CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA EN EL PROCESO DE ARCHIVO

En el amplio y complejo mundo de los negocios necesitamos, cada vez más sistemas y métodos simples y prácticos que propendan a la eficiencia de los mismos y, fundamentalmente, al manejo y administración de los documentos, materia prima de toda actividad económica.

Si analizamos esta actividad, de principio a fin, cualquiera que sea su objetivo, encontramos que toda ella aparece ligada a los documentos, y por ésta razón es prioritaria todo lo que con ella se relacione. De esta manera, insistimos en el uso de principios y reglas simples y universales para resolver eficientemente tan importante labor.

Por ello, la Clasificación Alfabética, en el proceso de archivo, cumple una función muy importante, ya que por ser la más básica, fácil y rápida, hace que el proceso archivístico sea menos complejo, por eso es la más utilizada, porque simplifica al archivo hasta su más mínima expresión, además de su practicidad y su eficiencia.

13. EXPLIQUE PARA QUE ES NECESARIA LA REFERENCIA

La referencia es una relación entre las "expresiones en un cierto lenguaje" y "aquello de lo cual se habla" (mundo objetivo) cuando se usan dichas expresiones. En lingüística, la referencia de una expresión involucra entes, objetos y situaciones posibles del mundo real, cuya relación es descrita por la expresión lingüística. En matemáticas y lógica formal la referencia de una expresión matemática se refiere a un objeto de la estructura matemática que sirve como modelo para el lenguaje formal considerado.

El mecanismo por el cual una expresión es capaz de referir ha sido y es todavía materia de un profundo debate filosófico.

La referencia en un documento es necesaria para informar y dar crédito, y con ella, evitar demandas de plagio y copia de derechos de autor, además para hacer alusión a algún lugar, acontecimiento, persona que no se menciona sino que se “hace Referencia”.

14. ¿QUÉ ES UN TITULO?

El término título puede referirse:

- al título, la palabra o conjunto de palabras (frase) con que se da a conocer el nombre o asunto de una obra literaria de cualquier extensión y de cualquier tema (poema, novela, obra de teatro, película, artículo científico, noticia, libro de texto, etc.);

- al tratamiento protocolario asignado a una persona (distinto de su nombre o sobrenombre):

- a un título académico;

- a un título honorífico;

- a un título nobiliario;

- a un título de soberanía, de honor o de dignidad;1

- a un título proléptico;