FICHA DE PROCESO Datos necesarios para la caracterización de un proceso.

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Pueden existir diferentes tipos de clientes: por su importancia para la compañía, por la relación con el resultado, por el beneficio que obtiene al recibir adecuadamente el resultado del proceso.

Ejemplo:

Clientes del proceso de ventas: cualquier cliente externo, clientes de la provincia de..., clientes del sector.

REGISTROS

Son documentos que presentan resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.

Ejemplo:

Registros en el proceso de compras: Cotizaciones, Órdenes de Compras, Evaluaciones de Proveedores.

RECURSOS

Para cubrir este punto debemos:

- Identificar la infraestructura de medios necesaria para la ejecución de las actividades del proceso.

- Identificar los requisitos de competencia necesarios para las personas que realizan actividades que afecten el resultado del proceso.

- Asegurar que se cumplan los requisitos identificados para la infraestructura de medios y los referentes a la competencia de las personas.

INDICADORES

Son las expresiones numéricas representativas de la consecución de la misión de un proceso y su evolución en el tiempo. Los indicadores son necesarios para poder mejorar. Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar.

DIAGRAMA DE FLUJO (workflow)

Es una representación visual de los pasos o etapas de un proceso. Ayuda a saber cómo se lleva a cabo un proceso y es imprescindible en procesos complejos. Usar BPMN para representar los procesos.

VENTAJAS DEL USO DE DIAGRAMAS DE FLUJO

PROPORCIONA UNA COMPRENSIÓN DEL PROCESO

Cuando las personas conocen perfectamente su parte del proceso, pero no conocen bien el proceso completo, el diagrama les suministra información que les hace falta, logrando así una mejor comprensión. Una figura dice más que mil palabras.

Como los pasos anteriores, esta tarea debe ser hecha en equipo. De esta forma nos aseguramos que al final, todos tengan la misma perspectiva en relación con un proceso en el que tal vez anteriormente existían puntos de vista distintos.

TRANSMITE / CAPACITA A TERCEROS

Los diagramas de flujo hacen que una persona o equipo expliquen (sin tantas palabras y confusiones) el proceso a otras personas y departamentos.

IDENTIFICA ENTORNOS DE POTENCIAL MODIFICACIÓN

La mayoría de diagramas detectan actividades que no le agregan valor a la Organización. Además fácilmente detectan dónde pueden hacerse mejoras. Sin embargo, se recomienda que inicialmente, el diagrama debe reflejar cómo funciona realmente el proceso y no cómo nos gustaría o cómo debería funcionar.

DAN A CONOCER RESPONSABLES Y RESPONSABILIDADES

Si elaboramos diagramas de flujo funcionales, podemos tener la confianza de saber qué hay que hacer y quién tiene que hacerlo.

FACILITA LA IDENTIFICACIÓN DE INDICADORES

Mediante un diagrama de flujo es más fácil poder localizar, cómo, cuándo y dónde medir nuestro proceso.

PAUTAS PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO

Los pasos que se recomienda al equipo a seguir son:

- Enlisten las personas o áreas / departamentos que participan en el proceso, dividiendo una hoja en tantas columnas como personas o áreas / departamentos participen.

- Utilicen los símbolos estandarizados en la empresa y definan la secuencia lógica de los pasos que se siguen.

- Asegúrense que todas las líneas y conectores estén debidamente unidos. Algunas veces olvidamos los caminos que siguen los rombos de decisión (SI’s y NO’s).

- Revisen que el diagrama esté completo. Que todo lo que se hace en la realidad, corresponde a lo allí plasmado. Discútalo con todo el equipo.

- Prueben la validez del diagrama y mejorarla en base a esta revisión, cuando corresponde.