Administracion de centros de computo.

...

La documentación de coordinación usuario-centro de datos provee a los usuarios con una idea acerca del funcionamiento y los requerimientos del centro de datos. Esta idea permite la coordinación de actividades y soporta el desarrollo de confianza entre usuarios y personal del centro de datos. Esta documentación es llamada el libro de mano usuario/centro de datos, o simplemente libro de mano del usuario. El libro de mano debería empezar con una carta de la administración indicando el soporte de los estándares contenidos. Después se explica el propósito y beneficios anticipados, indicando cómo los usuarios se benefician con el cumplimiento de estándares. Si estos cuatro tipos de documentación del centro de datos son preparados apropiadamente, es posible el obtener desempeño y servicio consistente del Centro de Cómputo.

2.3 Definiciones de tareas y estimación de volúmenes de información a manejar.

Así como el funcionamiento de un centro de datos es incierto sin estándares, la preparación de la documentación sufrirá de varios males si los estándares no son establecidos para guiar las actividades. Los males que pueden resultar caen en dos categorías generales y son también el criterio para la evaluación de la documentación: fallos en el contenido y fallos en el formato.

Las fallas típicas en el contenido son ausencia de información necesaria, explicaciones totalmente imprecisas e información difícil de localizar. Los males resultantes de fallos en el formato causan problemas de archivamiento, dificultad en la localización de información frecuentemente referenciada y frustración y errores en la actualización de la documentación. A continuación se explicarán los cuatro criterios del contenido y los tres criterios del formato para la documentación:

- Precisión. Los medios obvios para la obtención de información precisa es el obtenerlos de aquellos que están más involucrados últimamente con los detalles que están siendo documentados. Por ejemplo es común el tener a personas que desarrollen o evalúen sistemas de librería, documentar procedimientos y diseñar formas para sistemas de librerías sin hablar con el personal en la librería, excepto posiblemente por unos cuantos pedazos de información dispersada.

- Integridad. Si una tarea se supone será aceptada para la producción solamente si es acompañada por documentación específica, tal como la preparación total de datos, procesamiento de computadora e información posterior al procesamiento, no debería ser aceptado al menos que esté completo. Muy frecuentemente una tarea es aceptada con el entendimiento de que la documentación será proporcionada pronto.

- Claridad. La claridad depende de la estructura de las sentencias, la relación entre las sentencias y la lección de las palabras. La estructura de las sentencias debería ser directa. Cada declaración debería hacer claro lo que está siendo documentado y qué se está diciendo acerca de ese tema.

- Conciso. La meta de la documentación es el guiar actividades, y si la documentación es voluminosa e inmanejable, su uso se hace tedioso y puede ser evitado. Cuando son utilizadas formas y tablas, la información puede ser comprimida, permitiendo un rápido y fácil acceso.

- Facilidad de referencia. Se refiere a la facilidad para localizar información tal como números de control en los documentos. Es obvio, por ejemplo que si la documentación será archivada por número de tarea, ese número debería estar en una locación evidente.

- Facilidad de uso. Si una forma es utilizada por más de una persona, en lugar de forzar a una persona a introducir información en varias locaciones de la forma, toda la información relevante a cada persona debería ser agrupada conjuntamente. Si la información será introducida sólo una vez, pero referenciada varias veces, entonces obviamente la secuencia que es mejor para referenciar esta información debe ser elegida.

- Facilidad de mantenimiento. El secreto de un mantenimiento sencillo es la modularidad. Lo cual consiste en la separación de la documentación en pequeños módulos, lo cual permite el reemplazo de sólo aquellos tópicos alterados y no afecta cualquier otro tópico.

Control de Documentación.

El control de la documentación da inicio con el soporte de la administración superior y podría finalizar si el soporte está ausente. La definición de qué documentación es requerida es un esfuerzo desperdiciado si estos requerimientos son ignorados. En algunas organizaciones, la cooperación de departamentos de usuarios es solamente posible con el soporte de la administración superior. Este soporte, así de esta manera, es deseable en algunas organizaciones y necesarias en otras. Después de recibir este soporte y publicar un manual de estándares y procedimientos, es necesario poner en vigor éstos. Esto es realizado al no permitir excepciones, o al menos no casualmente. En adición, la ejecución debería incluir un monitoreo periódico, sino es que constante, de la adecuación de la documentación, verificando factores tales como la actualización de la documentación para cualquier cambio y monitorear la adecuación, y adherencia a, la documentación de estándares y procedimientos.

2.4 Evaluación de alternativas de proceso de información.

Outsourcing es una mega tendencia que se está imponiendo en la comunidad empresarial de todo el mundo y consiste básicamente en la contratación externa de recursos anexos, mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón de su negocio.

El Outsourcing hasta hace tiempo era considerado simplemente como un medio para reducir significativamente los costos; sin embargo en los últimos años ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de las empresas.

Razones para adoptar Outsourcing

1. Reducir o controlar el gasto de operación. En un estudio realizado por el Outsourcing Instituto se encontró que las compañías redujeron costos en un 90 %.

2. Disponer de los fondos de capital. El Outsourcing reduce la necesidad de tener que incluir fondos de capital de funciones que no tienen que ver con la razón de ser de la compañía.

3. Tener acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor.

4. Manejar más fácilmente las funciones difíciles o que están fuera de control. El Outsourcing es definitivamente una excelente herramienta para tratar esta clase de problema.

Contendrá toda aquella información que permita