“Informe Técnico del Proyecto de Residencia Profesional”

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Por tanto, el área de cómputo es muy importante para el instituto, pero lamentablemente no siempre se consigue buenos resultados. Sin embargo, con el proyecto de inventario se podrán resolver al menos cinco funciones del centro de cómputo.

Una de ellas es el registro de los artículos que pertenecen únicamente al centro de cómputo, en donde se pretende tener datos reales de los bienes informáticos presentes, además se podrán realizar préstamos de artículos, así como la recepción de los mismos, almacenando en la base de datos la información correcta, para tener evidencias de cualquier incidente con los artículos. Así también el administrador del sistema de inventario tiene el privilegio de dar de baja a los artículos que estén en mal estado, obsoletos o por algún motivo que ya no se utilicen, para que no se visualice como artículo activo en inventario, además de poder imprimir en formato pdf los registros que estén activos en inventario.

Esta aplicación web podrá dar acceso solamente a personal autorizado por el jefe del área de cómputo el cual será el administrador del sistema. Más adelante se explicará sobre los privilegios que los diferentes roles poseen en el sistema de inventario, por tal motivo la información de las bases de datos únicamente puede ser actualizados por el rol definido.

ANÁLISIS DEL PROYECTO

Durante las primeras semanas del proyecto se llevaron a cabo entrevistas para comprender la extensión del problema que se debía solucionar.

En la primera entrevista, nos platicó que el área de cómputo tiene problemas al llevar un inventario de todos los recursos que están a su cargo, ya que no cuentan con ningún sistema que les facilite llevar un conteo. El único mecanismo que aplican es revisar los documentos con los que cuentan el cual le otorga el área de almacén. Sin embargo, existen artículos que no cuentan con comprobantes que validen su existencia. Y esto ocasiona faltantes en el inventario.

Por lo que nos explicó por medio de una gráfica el proceso del sistema. En la que se determinó que en el sistema solamente se registrarían artículos que son otorgados al centro de cómputo, pero que era necesario llevar una clasificación de esos artículos, ya que no siempre se quedan en el área. Por tanto, se determinó que los artículos serian de resguardo o para almacén.

Resguardo: artículos que se piden para el área de computo.

Almacén: artículos que se guardan para ser utilizados en otra área.

Ante la problemática, se identificó que el sistema necesitaba llevar los registros de los artículos, pero que se tenía que plantear un mecanismo eficiente. Por lo cual fue importante identificar qué aspectos se tenían que considerar al registrar los artículos.

La idea al inicio fue investigar sobre qué características poseen los artículos, que campos debía tomar más en cuenta. Pero fue una mala opción, ya que la cantidad de artículos que se manejan en cómputo son más de 400 artículos diferentes. Y sería muy deficiente buscar características de cada uno de los artículos.

Se planteó una nueva entrevista con el jefe de cómputo para que nos ayudara sobre cómo se debían registrar los artículos. Ya que la idea que se tenía, no era la más adecuada. Entonces nos otorgó una documentación (ver anexo) en la que identificamos algunos de los campos que el área de almacén maneja para identificar a cada artículo.

Los campos que se identificaron fueron: partida, folio, nombre del artículo, descripción y lugar destinado.

Pero nació la duda sobre el campo partida. Por lo que nos otorgó un documento de Word en la que muestra un conjunto de partidas, así como conceptos y capítulos. Pero ahora fue más grande la duda ya que aun teniendo esa información, por sí sola no decía nada.

Entonces se investigó sobre esos datos. De tal manera que se logró entender el mecanismo. En la que más adelante se explica sobre ello. Por lo que de este dato surgieron nuevas tablas.

Una vez teniendo este ejemplo se decidió realizar en lápiz y papel una lista de campos más generales los cuales fueran común con todo artículo a registrar, y para identificarlos se tomó un campo de ubicación.

Durante esta entrevista se comentó también sobre el tipo de software que se requería para el desarrollo de las bases de datos, por lo que fue útil investigar para decidir la herramienta a utilizar.

Este sería el primer proceso que se identificó en el proyecto.

En la tercera entrevista se comentó sobre una nueva actividad, en la que se explicó que era ideal que el sistema una vez que ya tiene un inventario de los artículos, pudiera este realizar préstamos. De tal manera que nace la segunda actividad.

La función solo era realizar prestamos de los mismos artículos ya registrados, por lo que durante la entrevista se habló del proceso que se sigue al realizar una solicitud de préstamo y explico que solo se verifica si está disponible, en caso de que si, se otorga, tomando los datos de la persona, así como una credencia, para tener la seguridad de que el articulo fuera devuelto.

Con la información ya otorgada, se analizó de qué manera se podía identificar el artículo que se prestaría. De tal manera que se clasificaran como artículos que se prestan.

Surgió la idea de un nuevo campo para la primera tabla, en la que por medio de valores números se podría identificar el estado que posee cada artículo. Por lo que al registrar el articulo era necesario también llenar ese campo. Por tanto, se decidió utilizar los siguientes valores numéricos. 1. Se refiere que el articulo si se presta. 2. No se presta.

En esta actividad se necesitó de una nueva tabla en la que se tenían que identificar los campos esenciales para realizar un préstamo.

Así es como se identificaron los artículos a prestar. Y los campos que se necesitaban para identificar el préstamo. De tal manera que este fue el segundo proceso del sistema.

El tercer proceso se genera como complemento de la anterior, ya que si se prestan los artículos también necesitan de la recepción prestado. Por lo que nace la existencia de un nuevo valor. El cual corresponde al 0. Que se refiere a que el articulo esta prestado

Ya que se tenían los procesos anteriores fue necesario empezar a crearlas en phpMyAdmin.

Además,