Procedimiento Auditorias Internas.

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4.2 Necesidades de Auditorías Internas.

Las auditorías internas constituyen una herramienta que es inherente a cualquier sistema de gestión, para proporcionar a la gerencia, información acerca del estado del sistema de gestión de medioambiente y de seguridad y salud ocupacional de la organización y del cumplimiento de la política. En este contexto la organización debe disponer de programas de auditorías en forma sistemática. No obstante lo anterior, la organización puede requerir de auditorías internas no planificadas por:

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a) Nuevos requisitos legales o reglamentarios.

b) Prioridad específica de la dirección.

c) Posterior a la ocurrencia de incidentes graves, accidentes y/o emergencias.

d) Necesidades de otras partes interesadas.

e) Cambio en las operaciones o nueva tecnología.

4.3 Requisitos Equipo Auditor

Los integrantes del equipo auditor deben cumplir los requisitos que se señalan en el Anexo N° 1 Requisitos del Equipo Auditor Interno.

El equipo auditor seleccionado para una auditoria interna, debe estar formado por personas que no tengan responsabilidades directas o desempeñen funciones en la unidad operativa o área de apoyo en el que desarrollará el proceso de auditoría.

Los Jefes del Sistema de Gestión tanto Ambiental como Seguridad y Salud Ocupacional mantendrá un listado con los nombres de las personas que podrían formar parte de los equipos de auditoria dentro de la compañía, REG-CE-12 Listado de Auditores Internos.

4.4. Frecuencias de Auditorías Internas

La estructura central del sistema de gestión y las unidades operativas deben ser auditadas teniendo en cuenta los resultados de las evaluaciones de riesgos de las actividades, los resultados de auditorías previas y como mínimo, al menos una vez al año.

Procesos de auditorías internas no planificadas, solicitados expresamente por eventualidades específicas, deben ser adicionales al requisito mínimo establecido precedentemente.

5. RESPONSABILIDADES

5.1 Gerentes General

Asignar recursos para auditar regularmente el sistema de gestión integrado.

5.2 Gerentes y Subgerentes

Apoyar la ejecución de programas de auditorías al sistema de gestión en sus áreas de responsabilidad.

Interiorizarse de los resultados de las auditorias efectuadas en sus áreas de apoyo o unidades operativas.

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5.3 Jefes de Unidades Operativas, Supervisores o Jefes de Departamento

Deben comunicar a su personal la ejecución de una auditoria y solicitar toda la colaboración para su buen desarrollo.

Designar al personal competente y responsable que acompañará al equipo auditor, para guiarlo durante la ejecución de la auditoria.

Poner a disposición del equipo auditor todos los medios necesarios que permitan asegurar el buen desarrollo de la auditoria.

Comunicar los hallazgos de la auditoria a su personal y apoyar en la investigación y análisis de las causas para determinar las acciones preventivas y/o correctivas.

Asegurar la implementación de las acciones correctivas y preventivas propuestas.

5.4 Representante de Gerencia

Asegurar el cumplimiento del programa de auditorías internas y la disponibilidad de auditores internos para la ejecución de dichos programas.

5.5. Trabajadores Unidad Operativas

Colaborar durante la ejecución de la auditoria.

5.6 Jefe de Gestión Ambiental y Jefe de Seguridad y Salud Ocupacional

Planificar la auditoria, definiendo su alcance y asegurar el cumplimiento de los objetivos de la auditoria.

Seleccionar los miembros del equipo auditor.

Gestionar los programas de auditoria, estableciendo, implementando, coordinando y realizando el seguimiento de dichos programas.

Mantener el registro de auditores internos de la empresa y designar a los auditores líderes para cumplir el programa de auditorías internas.

5.7 Auditor Líder

Responsable final de todas las fases del proceso de auditoría, debiendo representar al equipo auditor ante el auditado.

Obtener toda la información del auditado, tal como la relativa a sus actividades, productos o servicios, ubicación, auditorias previas y antecedentes de su sistema de gestión.

Informar al auditado de los hallazgos detectados durante el proceso de auditoría.

Preparar, emitir y enviar el informe final de auditoria al Jefe de Gestión Ambiental y al Jefe de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional con la clasificación de cada hallazgo dentro del plazo establecido.

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5.8 Auditor

Actuar con profesionalismo y objetividad, ciñéndose al alcance, procedimientos y requisitos del proceso de auditoría.

Colaborar con el auditor líder, para el cumplimiento de su misión.

Reunir evidencias objetivas y colaborar en la redacción de los hallazgos y su clasificación para el informe final.

6. REGISTROS

a) PRG-CE-01 Programa de Auditoria Internas

b) REG-CE-10 Cronograma Actividades Auditoria Interna