ASIGNATURA ORGANIZACIÓN Y DISEÑOS CONTABLES LOS SISTEMAS Y LOS PROCEDIMIENTOS

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Siempre que un conjunto de variables se interconectan para satisfacer cierto objetivo forman un sistema: si no poseen estas características, simplemente será un agrupamiento de elementos.

En una empresa, por pequeña que sea, aunque carezca de organigrama, su organización estará dada por las relaciones - a veces informales – que existen entre los grupos de trabajadores y el jefe.

Un sistema contable es un conjunto de pasos que se realizan de una manera cronológica mediante anotaciones contables para el registro de operaciones que hace una entidad. Además, se le considera la forma natural o técnica ejercida durante la emisión de estados financieros para medir los efectos que realizaron las transacciones y nos ayuda a tener una mayor comprensión de la información financiera.

También son elementos de información contable y financiera que se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna; pero esta información debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados financieros), para que pueda llegar a un sin número de usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde los inversionistas o dueños del negocio, hasta los clientes y el gobierno. Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que permita estandarizar procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar una información contable estandarizada que facilite su interpretación, una eficiente toma de decisiones y que pueda procesarse para realizar los diferentes análisis financieros.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS.

Los sistemas contable son importantes porque la información que genera el software contable ó sistema contable, tiene la finalidad de que los distintos usuarios puedan utilizarla, indistintamente para sus propios beneficios y tomas decisiones respecto a esta y a la entidad. El uso del sistema redunda de forma positiva en toda empresa.

Su importancia radica en que nos facilita la información, ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y relación aceptable de costo/ beneficio. Tiene la finalidad de que los distintos usuarios puedan utilizarla, indistintamente para sus propios beneficios y tomas decisiones respecto a esta y a la entidad. Además de la utilidad que tienen estos tanto como para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios externos de la información.

LOS SISTEMAS EN LOS NEGOCIOS

Existen diferentes tipos de negocios (Comerciales, financieros, de servicios, consumo, etc.) y cada uno de ellos posee diferentes necesidades de información contable, por ejemplo una empresa de carácter financiero o banco requiere una información diferente que la de un establecimiento comercial ya que la primera (Banco) estará vinculada con su cartera de clientes y ahorrantes, por lo tanto, buscara medir estándares en cuanto a morosidad de los clientes, calidad de la cartera, apalancamiento financiero, tasas de interés, etc., y el establecimiento comercial buscará medir estándares en cuanto a existencias en inventarios, facturación, clientes, comisiones, por lo tanto al diseñarse un sistema contable. Lo primero que debe analizarse es, ¿cuáles serán los requerimientos de información necesarios que se ajusten y adapten a los objetivos del negocio?, para que los gerentes puedan tomar acciones y decisiones que permitan el éxito del negocio o empresa y cumplan exitosamente cada tarea asignada. Por lo tanto, los estados financieros, son el resumen global de todo el sistema contable (Son como las fotografías actuales del negocio), porque la información que estos presentan debe ser real, medible y que se pueda seguir (Auditable); es el sistema contable la base fundamental para conocer el funcionamiento del negocio y la confiabilidad que este presenta para sus accionistas, proveedores y clientes.

Los procesos administrativos de un negocio se repiten con cierta frecuencia y en forma más o menos cíclica, de forma similar, los sistemas presentan un comportamiento cíclico. Este es llamado Ciclo de Vida y Desarrollo de los Sistemas (CVDS).

La mayoría de los CVDS presenta las siguientes etapas:

- Análisis previo.

- Fijación de requerimientos.

- Diseño y desarrollo del sistema.

- Implantación del sistema.

- Madurez y mantenimiento

EL CICLO DEL NEGOCIO Y LOS SISTEMAS.

La mayor parte de los sistemas de información modernos son concebidos como un apoyo para un proceso de negocio bien definido de la organización. Por lo mismo, en ocasiones es necesario reproducir un ciclo de negocio completo para poner a prueba la funcionalidad de un sistema. El reto surge cuando el ciclo de negocio a probar es extenso en el tiempo, digamos que debido a que ciertas fases de él solo se ejecutan en ciertas épocas del año. Un ejemplo de esto sería un sistema de administración o contabilidad, el cual solo emitirá planillas de pago de impuesto una vez al año.

En tales circunstancias, es necesario crear un procedimiento de prueba que abarque el ciclo de negocio completo, pues de otro modo no será posible cubrir el sistema entero.

Los procedimientos de pruebas de ciclo de negocio deben necesariamente venir acompañados de conjuntos de datos completos, preparados por expertos en el área relacionada, de manera de poder alimentar al sistema apropiadamente a lo largo del periodo simulado.

Veamos entonces la definición ya un poco más formal, de prueba de ciclo de negocio:

Prueba de Ciclo de Negocio Procedimiento de prueba que evalúa el sistema a lo largo de todo un ciclo completo de negocio, generalmente un año fiscal u otra unidad de tiempo similar. Se acompaña con todos los procedimientos necesarios para evaluar en poco tiempo lo que de normal ocurre a lo largo de un periodo de tiempo extenso.

Por otra parte, dado que como parte del procedimiento de pruebas se puede llegar al punto de alterar la fecha de los sistema de cómputo, es necesario que en la especificación del ambiente de prueba se hayan señalado recursos para la restauración de estos, ya que en su mayoría, las computadoras no aceptar bien el tener una fecha en el futuro hoy y mañana tenerla en el pasado. Los licenciamientos