AVANZE DEL DEPARTAMENTO DE POLICIA ARAUCA

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- RESULTADO DE AUDITORÍAS EN LA UNIDAD

Número de hallazgos. (Según aplique de: contraloría, entes certificadores, ARCOI calidad, integrales y específicas)

- En el cuadro de este numeral se debe relacionar la cantidad de hallazgos encontrados de cada vigencia en las auditorías ARCOI, Contraloría y entes externos.

- El insumo para el resultado se encuentra en los informes de auditoría de cada ente de control.

- Las vigencias corresponden a los últimos tres años respecto del periodo que se está evaluando, en donde la unidad ha sido objeto de auditoría.

- El número de incumplimiento de requisitos solo aplica a unidades han desarrollan el modelo interno de verificación de cumplimiento de requisitos VCR.

- GESTIÓN DEL RIESGO

Resultado de la gestión del riesgo

1. Tener en cuenta el avance presentado en cada una de las fases por trimestre (identificación, valoración y elaboración plan de tratamiento) y la calificación que arroja para cada riesgo en cada unidad el módulo riesgos PRO de la SVE.

2. La efectividad de las acciones preventivas se verá reflejado en el informe trimestral y anual de resultados de la gestión del riesgo.

- OTRAS HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO (Se debe evaluar informe de quejas, reclamos, felicitaciones y cuando aplique, servicios/productos no conformes)

- En este ítem, es necesario realizar análisis de los resultados de cada fuente de información e implementar acciones de mejoramiento de acuerdo a la metodología establecida.

- Los análisis que se citan corresponden a las desviaciones y debilidades encontradas de las fuentes de obtención de los datos.

- En quejas y reclamos es importante entender que adicional al análisis de las conductas que nos generan mayor cantidad de peticiones, quejas y reclamos, se debe realizar un análisis de cuáles son las causas que las generaron, de acuerdo a lo establecido metodología establecida en la guías “1IP-GU-0003 Guía para la atención de peticiones, quejas, reclamos, reconocimientos del servicio policial y sugerencias”, “1MC-GU-0006 Guía para la mejora continua” y el procedimiento “1MC-PR-0005 ejecutar acción correctiva, preventiva y corrección”, estableciendo para estas casusas la oportunidad de mejoramiento que corresponde a una acción correctiva.

- Como soporte a la información registrada en el anterior cuadro, debe existir proyecto o plan de mejoramiento, de acuerdo a los lineamientos y metodologías institucionales en este aspecto.

- Para el análisis del tratamiento del producto y/o servicio no conforme, se deben cumplir los lineamientos definidos en la guía 1DS-GU-0012, sin embargo se extractan algunos apartes de mencionada guía, a manera de orientación:

Número de servicios no conformes del trimestre, mediante representación gráfica en el eje X será el nombre de los servicios y el número de servicios no conformes en el eje Y, el cual deberá ser analizado enunciando las características y estándares afectados, dando mayor relevancia a aquellos con recurrencia o impacto, sobre los cuales se deberán documentar planes de trabajo, mediante el formato de plan de mejoramiento-1MC-FR-0004.

[pic 10]

[pic 11]

ANALISIS: Durante el primer trimestre el servicio que

presentó mayor recurrencia fue el S11

(control de espectáculos), siendo la característica

más afectada “Responder planeación” a través

de su estándar “orden de servicios”, porque

se prestaron 100 servicios sin disponer de una

orden de servicios firmada y socializada, por lo

tanto se determina elaborar una acción correctiva.

[pic 12]

Tendencia trimestral de los servicios no conformes, mediante representación gráfica, en el eje X el trimestre y año correspondiente y en el eje Y el número de servicios no conformes, el cual deberá ser analizado determinando el impacto de las acciones correctivas (planes de mejoramiento) formuladas.

[pic 13]

ANÁLISIS: Teniendo en cuenta el primer

periodo de captura de información,

no se ve reflejada la tendencia,

se determina la necesidad de esperar

los resultados del segundo y tercer trimestre

para poder determinar la efectividad de los

planes de mejoramiento.

- CONCLUSIONES

Es importante redactar las conclusiones teniendo en cuenta los parámetros que a continuación se relacionan:

CONVENIENCIA (Grado de alineación o coherencia de las acciones tomadas con las metas y políticas organizacionales- objetivos).

DESCRIBIR:

¿Cuáles fueron los beneficios de las acciones emprendidas?

¿Cuáles aspectos de la misión, visión, políticas, planes u objetivos estratégicos o de calidad, se favorecieron, como resultado de las acciones emprendidas?

ADECUACIÓN (Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos)

DESCRIBIR:

¿Las acciones permitieron cumplir a cabalidad QUÉ requisitos de la organización, del cliente, legales o normativos?

¿Las soluciones han sido normalizadas dentro de QUÉ documentos o procedimientos de la Entidad?

¿A quiénes se han difundido los documentos anteriores y cómo se garantiza que las acciones serán realizadas de manera sistemática y permanente para garantizar el cumplimiento de los requisitos, sin excepción en todos los niveles de la Institución?