Aprender a gestionar el cambio

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Implicar a las personas

La implicación de las personas es importante ya que ellas forman parte de la organización en gran medida, la componen y son capaces de generar el cambio.

Existen paradigmas que favorecen la implicación como los principios, valores y ética, la anticipación y cambio permanentes, la confianza en las personas como profesionales, personas comprometidas y motivas, flujos de trabajo horizontales y verticales aplicados favorablemente, el trabajo en equipo ampliamente extendido, la motivación a la solución de problemas y conflictos de manera autónoma, la comunicación fluida por todas las partes de la organización como órgano gestor y el desarrollo convertido en evolución de la organización que hace que las personas se esfuercen y mejoren.

Para ello existen algunos principios para conseguir la implicación como el apoyo de la dirección y del gerente de cambio, informar sobre el problema o área de mejora, comunicar las metas esperadas, incentivar la participación en el diagnóstico, aceptar críticas, ceder el protagonismo y proveer el apoyo y ayuda necesarios.

Métodos para implicar a las personas

Métodos de intervención personal

Mejora de habilidades de conocimiento personal e interpersonal

Epowerment

Planificación de carreras

Negociación de roles

Rediseño de puestos

Management buy-in

Gestión del estrés

Coaching

Métodos de intervención grupal

Desarrollo de equipos y trabjo en equipo

Reuniones de confrontación

Rediseño de estructura

Organización colateral

Task forces

Grupos de proyectos

Grupos de mejora

Outdoor training

Gestionar la comunicación, la información y la formación

La comunicación se basa en un proceso de intercambio de mensajes entre el emisor y el receptor, para gestionar la comunicación se requieren tres fases que son:

- Fase situacional: aquí se realiza el análisis de la situación actual, se determina el equipo pro cambio, se establece el clima de confianza y se publicita qué vamos a cambiar, se sensibiliza lo cual favorece a la fase de descongelación del cambio.

- Fase adaptativa: se extiende la información sobre el proceso, se gestionan los equipos de resistencia, se cuida la excepción y se crea el clima de entendimiento, aquí se convence y favorece a la etapa del cambio.

- Fase expansiva: en esta fase se le da reconocimiento a los participantes, se publican los resultados y se da la retroalimentación a la organización y a los agentes de cambio, se refuerza lo cual favorece al congelamiento.

Para todo este proceso se requiere que la información sea justa, óptima, sencilla, completa, coherente y estructurada.

Existen diferentes estrategias que ayudan a la comunicación como el sensibilizar que hace reuniones grupales, sin jerarquía sólo sesiones de trabajo, el informar que reúne a números grandes de personas dónde se da información global y la promoción que es interna e interdepartamental que consiste en reuniones de exposición de resultados.

Adecuar los subsistemas de la organización

Existen diversos subsistemas en la organización los cuales son afectados con cualquier cambio por formar parte de la organización, ellos son el subsistema de las personas en donde influyen los cambios en la plantilla, la selección, integración, departamentos, etc. Donde también se busca cambiar valores, conductas y motivaciones, el subsistema de los procesos en donde interviene la mejora en los circuitos, modos de hacer las cosas; el subsistema de la estructura se relaciona con el desarrollo de la composición y diseño de las relaciones formales e informales de la organización, los organigramas, el mando, la jerarquización; el subsistema de la tecnología depende del sector y de la amplitud del proceso de cambio, supone evolución de los sistemas y sus consecuencias; en el subsistema de la estrategia interviene la redefinición de objetivos y fines de la organización se revisa a sí misma y planifica todas sus metas; el último subsistema es el del entorno que modifica las relaciones de la organización frente a los que la rodean, lo que redefine el marco de acción de los productos, servicios, clientes, mercado, etc.

Se debe equilibrar los subsistemas con una centralización de las acciones en las personas, la tecnología y las estructuras primeramente para no hacer bromoso e ineficaz el proceso.

Ningún subsistema es más importante que los demás, todos tienen que gestionarse por igual y cada uno en forma distinta.

Reforzar los éxitos y consolidar la nueva situación

En la parte final se deben evaluar los resultados obtenidos, reforzar, retroalimentar, informar y recompensar, preguntarnos y reflexionar sobre el proceso llevado a cabo.

También se deben valorar los resultados obtenidos ya que nos da la posibilidad de ver el éxito obtenido, las valoraciones obtenidas, las percepciones y sensaciones con el cambio realizado, también nos da a conocer la eficiencia y eficacia de nuestro proceso de cambio y el estadio más óptimo.

Para la finalización del proceso se necesita ver a todo proceso de cambio como eslabón de una cadena de cambios continuos en simultáneo con otros.

Concluyendo que nada es definitivo ya que todo se tiene que ir regenerando y reinventando para la mejor adecuación de las situaciones que se presenten, cada fin representa un principio de otro estadio para el cual hay que estar preparado.