CARTILLA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

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Esto solo Se puede lograr, si todas las oficinas o unidades administrativas productoras de documentos, conocen sus funciones y Su participación en los diferentes trámites administrativos.

El orden original (secuencia administrativa de producción) Se relaciona con las Unidades Documentales en las que se plasman las actividades adelantadas en la resolución de un asunto, que por función le es asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los que fue creada.

- ¿Cuáles son los pasos 3 pasos metodológicos para la clasificación?

PASOS METODOLÓGICOS PARA LA CLASIFICACIÓN

IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTORES

La primera tarea que debe abordarse es la Identificación de las Agrupaciones Documentales - Fondo, Sección, Subsección - a partir de la información contenida en los actos administrativos de creación y reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas.

ESTRUCTURA ORGANICA

Para identificar las Secciones y Subsecciones Documentales -relacionadas con la documentación producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que éstas se subdividen- es necesario recopilar los actos administrativos mediante los cuales se legalizan los cambios estructurales de la entidad y establecer la jerarquía de las dependencias para saber cuáles de ellas son del nivel directivo y cuáles del subalterno. Estos datos son necesarios para codificar las dependencias y las series documentales que le corresponden a cada una.

SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS

Las series documentales se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Para desarrollar sus funciones, cada entidad establece trámites y procedimientos administrativos que se reflejan en la producción documental necesaria para iniciar y finalizar la acción administrativa. La documentación generada en desarrollo de esta actividad origina una unidad documental que, reunida con otras de estructura y contenido homogéneos, conforman la Serie Documental. Cada serie documental está asociada a un asunto en particular, cuya denominación resulta del análisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trámite que los genera.

- En la página 16 de la cartilla se habla de Fondo Documental, por eso va a reafirmar sus conocimientos, dando a conocer su significado

FONDO DOCUMENTAL

Corresponde a la totalidad de la documentación producida, recibida y conservada por una entidad- es necesario recopilar información sobre el Origen y evolución del organismo productor, teniendo en cuenta:

- Fecha de creación

- Fecha de supresión, si es del caso

- Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad Organismos que le han precedido en el desempeño de funciones análogas.

- Organismos que heredan competencias.

- Nombre y defina cada uno de los fondos documentales según la vigencia administrativa en las instituciones.

De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse los siguientes fondos documentales:

FONDOS ABIERTOS: documentación de entidades administrativamente vigentes.

FONDOS CERRADOS Documentación de entidades suprimidas.

FONDOS ACUMULADOS Documentación reunida por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización y conservación.

- Realice un cuadro informativo de cómo se realiza la identificación de los asuntos en los archivos administrativos o de gestión y cómo se realiza la identificación de los asuntos en los fondos acumulados.

IDENTIFICACIÓN DE LOS ASUNTOS

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

FONDO ACUMULADO

Se identifican fácilmente los asuntos que tramitan las oficinas ya que están señalados tanto en los manuales de procedimientos como en las funciones asignadas a cada dependencia.

Los asuntos se identifican por el contenido de los documentos y a través de ellos es posible reconstruir los trámites y por ende el orden original en que se produjeron los documentos, así como también la red de relaciones entre las dependencias