SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

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g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;

h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.

ARTÍCULO 9º. Los archivos según la organización del Estado.

a) Archivos de la Rama Ejecutiva;

b) Archivos de la Rama Legislativa;

c) Archivos de la Rama Judicial;

d) Archivos de los Órganos de Control;

e) Archivos de los Organismos Autónomos.

ARTÍCULO 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

En este orden de ideas la categorización define desde la Ley 80 de 1989, en el artículo 9º La actual División de. Archivo Nacional dependiente de la Subdirección de Patrimonio Cultural del Instituto Colombiano de Cultura, Colcultura, así como con las secciones, laboratorios, colecciones, documentales y biblioteca especializada que la conforman y las asignaciones presupuestales que le corresponden deberán incorporarse al ente que se crea por la presente Ley. En consecuencia, el personal vinculado legal y reglamentariamente a Colcultura y que labora en las dependencias mencionadas, será incorporado a la planta de personal del Archivo General de la Nación, y su sistema de remuneración, nomenclatura y clasificación será la establecida en los Decretos-ley 1042 y 1045 de 1978 y las demás normas que los adicionen, modifiquen y complementen.

- ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

En Título IV se define un concepto de obligatoriedad de la conformación de los archivos público en el artículo 11º, con el fin de constituir factores de organización, preservación y control de los archivos, basado como expresa en principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. Esto contribuye al acceso y conservación.

Contemplando los principios de tipo administrativos, acorde con la Ley 594 de 2000 y la Ley 80 de 1989; en su artículo 4º La dirección y administración del Archivo General de la Nación, estará a cargo de la Junta Directiva y del Director General. El Director General será agente del Presidente de la República y ejercerá la representación legal de la entidad. Además la ley 1777 de 1990 en su capítulo III artículo 8º, inciso c) Expedir normas y reglamentos generales sobre organización de los archivos, administración y gestión de documentos, descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencias, retención, selección y conservación de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional…

En consecuencia, la Ley 594, tiene los siguientes parámetros que rigen el proceso de administración:

- Artículo 12. Responsabilidad.

- Artículo 13. Instalaciones para los archivos.

- Artículo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos.

- Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos.

- Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas.

- Artículo 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo.

- Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de archivo.

- Artículo 19. Soporte documental.

- Artículo 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas.

Uno de los pilares fundamentales es la responsabilidad como concepto que debe primar en el propósito de direccionamiento, control de utilización y disposición de los archivos de parte de quienes tienen a su cargo la obligación de operar como funcionarios del archivo en las entidades correspondientes; además del soporte documental para respaldar cada actividad, ciñéndose a los lineamientos predeterminados por la normatividad.

- SALIDA DE DOCUMENTOS

El articulado del Título VII, condiciona la salida temporal de Documentos administrativos (Artículo 30), en situación que implique términos de índole legales por entidades del Estado; Documentos históricos (Artículo 31), su salida tiene carácter excepcional y temporal, pero se debe dejar constancia que garantizan los factores de integridad, seguridad, conservación y reintegración a su lugar de salvaguarda. Se autoriza salida si se cumplen términos:

a) Motivos legales;

b) Procesos técnicos;

c) Exposiciones culturales.

Que si bien todo esto define un contexto de índole normativo, de forma que no se acceda con facilidad que ponga en riesgo la integridad física y la autenticidad del documento en sí.

Acuerdo 07 de 1994, define en su Capítulo III. ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS, ARTICULO 30. Ingreso de documentos en los archivo intermedios e históricos. El ingreso de documentos en los archivos se hará en los siguientes eventos:

1. Por las transferencias regulares de fondos.

2. Por donación o legado aceptados por el archivo respectivo.

3. Por depósito voluntario.

- GESTIÓN DE DOCUMENTOS

En el Título V, Reglamentado por el Decreto Nacional 2609 de 2012, reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.

El Sistema Nacional de Archivos, orientado y coordinado por el Archivo General de la Nación, tiene como fin establecer y adoptar el conjunto de políticas, estrategias metodológicas, técnicas y mecánicas