CONCEPTO DE ARCHIVO

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ser creados por personas que actúan en el ámbito privado (personas físicas o naturales), o bien pueden provenir de la actividad de un grupo de personas que actúan bajo la sombra de una institución, organización, empresa privada o algún organismo público (personas morales o jurídicas –sean públicas o privadas-.

Al establecer “en el ejercicio de su actividad”, deja claro que ésta es una regla sin la cual un documento no puede ser considerado archivo.

En este sentido, debe provenir de una actividad, de manera que quien lo produzca pueda dar constancia de su existencia y su contenido.

Que se trate de “documentos conservados sea por su creador o su sucesor por necesidades propias”, quiere esto decir que almacenar un documento como parte de un archivo debe tener un propósito, sea a corto plazo, o sea a largo plazo. En el caso de los tribunales, la finalidad del archivo puede ser variada. Por un lado permite la redacción de certificaciones del contenido de los documentos; por otro, permite tener constancia de sus actuaciones; etc.

El ICA nos da a entender en su concepto que es posible que los documentos “sean enviados a la institución de archivo competente”. Quiere esto decir, que quien produce un documento puede depositarlo a un centro de conservación de archivos, si no está en la posibilidad de conservarlo, y no por ello los documentos dejan de ser archivos.

Finalmente, vemos que en este concepto se establece “en razón de su valor archivístico”, esto se refiere, sobre todo, a que la conservación durante un corto o largo tiempo, o bien, conservarlos en una institución dedicada al archivo de documentos; dependerá de la importancia que tenga el documento y del tiempo que requiera ser conservado. No es lo mismo un documento que su utilidad durará 5 años, a documentos cuya utilidad se extiende de manera indefinida.

Autora: Raquel Astacio.