CONCEPTOS DE ARCHIVO.

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- Indicar, definir y ejemplificar con imágenes, las diferentes clases de archivos.

Según su organización

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- Archivo centralizado: Toda la información de la empresa se haya reunida en una sola oficina.

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Archivo descentralizado: Cada dependencia es responsable de recibir, despachar, archivar y conservar la documentación que le compete, bien sea recibida o producida.

Según su naturaleza

Públicos: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.[pic 7]

Privado Publico: Contienen documentos que se refieren a los aspectos vivenciales de la persona, la familia, su entorno social, político y cultural…son fuente primaria de información, hacia la reconstrucción de un ser nacional desde lo jurídico, lo artístico, lo científico, sociológico, político, religioso, entre otros aspectos derivados de la actividad profesional e individual del productor de los documentos:

Algunos de ellos son:[pic 8]

Archivos Personales:

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Archivos Eclesiásticos:

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Archivos Judiciales:

- Definir que es un documento de archivo, indicando sus caracteres internos y externos.

Documento de Archivo: es el registro de información recibida o producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, económico, científico, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación.

Archivo General de la Nación

También podemos decir que documento de Archivo como un soporte que contiene información realizada por la entidad que lo produce, en cumplimiento de las funciones que le corresponde desempeñar. Su producción responde a los objetivos o a las actividades propias de la entidad que le da origen.

Caracteres Perdurables Externos: Son los que forman la apariencia externa del documento.

Estos son algunos Caracteres Externos:

Clase: Determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información.

Por tanto dependiendo del procedimiento empleado tendremos documentos:

• Textuales: Transmiten la información mediante texto escrito.

• Iconográficos: Documentos que emplean signos no textuales Iconográficos para transmitir la información (mapas, planos, fotografías, etc.)

• Sonoros: Emplean el sonido para transmitir la información Sonoros (discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc.)

• Audiovisuales: Documentos que combinan la imagen en Audiovisuales movimiento y el sonido (cintas de video, videodiscos, etc.)

• Electrónicos: generados por cualquier sistema informático tanto Electrónicos con soporte físico o sin él.

Tipo: (¿de qué tipo de documento se trata?). Puede ser un informe, un oficio, un certificado, etc.

Existen tantos tipos documentales como actividades posibles tiene un organismo.

Formato: Va de acuerdo con el soporte. Así si es papel, los formatos son carta, A4, oficio, etc..

Si se trata de video cassettes el formato es VHS, Beta, Super8, etc.

Si se trata de imágenes electrónicas es jpg, bmp, gif, etc. O de textos electrónicos es txt, rtf, html, doc, xml, etc.

Cantidad o volumen: Se trata del número de unidades (volúmenes, legajos, documentos) y del espacio que ocupan los documentos, en metros lineales si se trata de textos manuscritos, o en bites si son electrónicos, o en minutos si son sonoros o visuales.

Forma: Nos estamos refiriendo a la tradición documental, es decir, a la condición de original o copia de los documentos: se trata de un original, de una copia simple, de una copia certificada, de una minuta o borrador, etc.

Por tradición documental: Entendemos los diversos modos de transmisión de un documento, es decir, la relación existente entre el modo en que un documento fue emitido y el modo en que se nos ha transmitido en los archivos.

La categorías diplomáticas de la tradición se reducen fundamentalmente a: el borrador, la minuta, el original, y la copia.

Caracteres Perdurables Internos: Se refieren a la formulación del discurso y contenido del documento.

Entidad productora: Nos referimos al autor del documento (cualquier persona física o institucional, pública o privada). Es decir, el responsable legal del mismo.

Orígenes funcionales: Son las razones por las cuales se ha producido un documento. Es decir, la función (gestión de recursos humanos), la actividad (contratación de trabajadores) y el trámite (redacción de un contrato de trabajo) por los que ha sido realizado.

Fecha y lugar de producción: Estos caracteres sitúan al documento en el tiempo y en el espacio. Datación crónica y tópica.

Contenido sustantivo: El asunto del que trata el documento, sus fines u sustantivo objetivos.

- A partir de las definiciones de fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie y tipo documental (las cuales deben ser incluidas en el trabajo) se debe elaborar un gráfico que permita entender esta estructura y posteriormente ejemplificar una agrupación documental a partir de un fondo hasta la tipología documental, tomando como referencia una entidad pública o privada que permita hacer visible la estructura requerida.

En este punto es necesario aclarar que debido a la complejidad de encontrar una entidad que incluya subfondo este puede ser omitido, pero si se puede incluir es mucho mejor.

Ejemplo: