Concepto de archivo, funciones y etapas.

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3. TRD (tablas de retención documental)

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

Los beneficios que se obtienen con la eficiente aplicación de las Tablas de Retención Documental, pueden clasificarse desde dos puntos de vista: Administrativo o Archivísticos. Facilitan el manejo de la información, contribuyendo a la racionalización de la producción documental, permitiendo a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. También facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulado.

4. Valoración de documentos, requisitos y criterios.

Básicamente los valores del documento de archivo se establecen de acuerdo con el fin para el que fueron creados como valor primario, además se tiene en cuenta la utilidad del mismo como valor secundario o valor histórico permanente.

Entre los criterios de valoración documental encontramos:

1.- Jerarquía administrativa y funcional.

2.- Valores primarios (valor administrativo, legal, fiscal, científico-tecnológico)

3.- Valores secundarios (derivados de su importancia para la investigación)

4.-Valores testimoniales (importantes para la entidad creadora y para la investigación)

5.- Valores informativos (referidos a personas, cosas o fenómenos). Schellenberg.

El archivero determinará la valoración del documento atendiendo a su exclusividad, su forma y su importancia para la investigación y la cultura. Pero el valor es algo inherente al documento y existe antes del análisis del archivero.

El archivo en el siglo XXI.

Cuando entramos en la era digital, muchos de los registros históricos de la humanidad no hicieron su traspaso inmediato. Películas, informes científicos, actuaciones judiciales, diarios, documentos comerciales y otros materiales que durante siglos habían estado acumulados, tuvieron que ser adaptados para posteriormente ser insertados en las bases de datos de computadoras. Una vez incorporados debieron ser organizados de mismo modo y a la par con la información más actual, con el fin de que las personas encontraran lo que buscaban y que la búsqueda estuviera articulada a procesos futuros.

Los gerentes activos o digitales, también llamados archivistas digitales, Son los que se encargan de hallar un sitio para grandes cantidades de información. Para muestra de ello, me remito al profesor Jacob Nadal, quien es el director de conservación de archivos en la Universidad de California, Los Ángeles. Nadal no emplea modificadores “digitales” ya que su trabajo consiste en la preservación de materiales análogos en la colección de la U.C.L.A y no solo se encarga de prepararlos para atravesar la brecha digital. "No creo que haya un día en el que diga que soy el tipo digital", afirmó. Pero reconoce que tampoco es realmente un tipo analógico, de tinta sobre papel, y eso sucede a menudo en su ámbito. En estos días, destacó, "si quieres trabajar en una biblioteca, debes manejar los recursos electrónicos".

Al igual que Jacob Nadal, varios de sus colegas en la U.C.L.A concentran su mayor esfuerzo en organizar y proteger el material archivado de forma digital. Las licencias y la compra de contenido digital, la asignación de marcadores de transmisión conocidos como “meta-tags” para que el material pueda ser encontrado fácilmente, son unas de las primordiales tareas que debe desplegar un “archivista digital” actualmente a parte de la investigación sobre temas concernientes con los derechos de autor y la confirmación de que los archivos permanecen intactos siempre que se producen nuevas reiteraciones de software o de hardware importantes. En esa medida es posible tener una relación directa con la transición de las formas de archivo y como estas perduran a pesar de os avances tecnológicos generando nuevos modelos y situaciones de estudio.

BIBLIOGRAFIA.

- CRUZ MUNDET, José Ramón. (1994). Manual de Archivística. Madrid: Pirámide.

RECURSOS DIGITALES.

- http://www.jacobnadal.com/ 2016.

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