CONSTITUCIÓN DE UN SGC PARA LA EMPRESA “LÁCTEOS Y PERECEDEROS”

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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En el siguiente fragmento de la norma ISO 9001:2000 se muestra un requisito más del sistema, la definición de las responsabilidades y autoridades respecto a las actividades del sistema de gestión de calidad, así como su conocimiento por parte del personal de la organización.

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5.5.1 Responsabilidad y autoridad.

La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la organización.

Si bien, estas responsabilidades y autoridades pueden definirse y plasmarse en los distintos documentos del sistema, tales como manual de calidad, procedimiento, instrucciones, etc., en la empresa objeto del proyecto se ha preferido crear un documento que recoja todo esto.

De este modo se facilita el estudio de las responsabilidades de cada uno de los miembros de la organización, evitando que estas se repitan en varias personas o que existan tareas sin responsable.

Ambas cosas pueden acarrear una serie de inconvenientes, pues si cierta tarea carece de responsable, esta puede no ejecutarse según lo planeado y, si existen dos o más responsables para una misma tarea, esta responsabilidad puede ser evitada por cada uno de ellos respaldándose en que existen otros responsables.

El documento en el que se ha plasmado lo anterior se ha llamado Manual de Organización, y en él se incluyen las responsabilidades y autoridades para cada uno de los requisitos del sistema, es decir, para los requisitos que dicta la norma ISO 9001:2000 más lo añadidos por la organización.

Este manual es revisado y aprobado por Gerencia y comunicado al personal correspondiente.

Lo primero que se tiene que hacer, antes de empezar el desarrollo e implantación de un Sistema para la calidad, es definir cuáles son los beneficios esperables como resultado de la implantación del mismo.

Los Objetivos y Beneficios esperables, definidos “a priori”, constituyen los imperativos de diseño del sistema, además de ser los factores críticos de éxito del mismo. No es posible pensar que el sistema va a servir para algo cuando no se le fijó un objetivo.

Por lo que procederemos a fijar estos objetivos

- El objetivo principal de crear un Manual General de Organización de la empresa “LACTEOS Y PERECEDEROS” es que los miembros de la empresa conozcan la estructura administrativa de la organización.

- Este Manual pretende dar a conocer los puestos, su delimitación y la relación que existe entre ellos, así como explicar la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad de cada uno de los puestos que conformar la empresa de una forma clara y que facilite la comprensión de las dudad del personal.

- Lo que esperamos lograr con la elaboración e implantación de este Manual de Organización es el que los trabajadores aclaren sus dudas con rapidez, que sea de utilidad y que sobre todo sea una herramienta de planeación organizacional que los haga sobresalir y consolidarse como empresa.

- Y que sea revisado y actualizado periódicamente para un mejor aprovechamiento.

Los beneficios esperables más comunes deberían ser:

- Cumplir los objetivos de la institución

- Ser competitivos

- Ser eficaces, cumplir el compromiso que se tiene con los clientes,

- Ser eficientes, hacer las cosas cada vez de una manera más simple, (no necesariamente más barato), evitando mayor trabajo a la gente,

- Simplificar la interacción y la comunicación entre las distintas áreas

- Asegurar que todos, en la organización, trabajan para cumplir los requisitos del cliente.

PROBLEMAS DETECTADOS EN LA EMPRESA

La empresa “LACTEOS Y PERECEDEROS”, es una empresa familiar que a lo largo de su creación ha logrado un crecimiento sostenido y ha contado con la aceptación de su producto. Sin embargo, haciendo un análisis se puede observar que no es una empresa que este aprovechando al máximo los recursos ya que tiene como problemática general que “NO HAY UNA PLANEACIÓN FORMAL DE LAS ACTIVIDADES QUE SE LLEVAN A CABO EN LA ORGANIZACIÓN”; además de no contar con los principios básicos de la administración, tales como Visión, Misión, Política de Calidad, Metas, y/o Objetivos que la guíen hacia un crecimiento de consolidación, no existe una delimitación de funciones.

OBJETIVO

Proporcionar a la empresa “LACTEOS Y PERECDEROS”, un Manual de Organización y los principios básicos de la administración que sirvan como base, para mejorar desde raíz y lograr una mejor administración y por consiguiente ser una empresa prospera que se consolide y llegar a ser una de las empresas líder en la venta y distribución de quesos.

ALCANCES

Hacer una Manual de Organización para la empresa “LACTEOS Y PERECEDEROS”, con la finalidad de dotar a la organización de una guía en el logro de sus objetivos. Así como proporcionar los documentos que expongan con detalle la estructura organizacional de la empresa.

LIMITACIONES

Dentro de las limitaciones que obstaculizaron la realización del Manual de Organización para la empresa, fue sin duda el no contar con un documento descriptivo que proporcione el mínimo detalle de la naturaleza y funcionamiento de la organización; ya que lo ideal administrativamente, es que toda organización por pequeña que sea debe contar con alguna forma de descripción de funciones y responsabilidades de los puestos así como el organigrama de la empresa, para que cada uno de los responsables que integran esta empresa puedan entender cuál es su función y más aún sea de fácil entendimiento para las personas ajenas a la organización.

JUSTIFICACIÓN

La importancia de contar con un Manual de Organización radica en los beneficios que esta conlleva a las empresas.

Los manuales de organización contienen, fundamentalmente, una descripción de los puestos, lo cual es lo más importante. Además, señalan los fines de una empresa de cada una de las unidades principales de