Consiste en garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica..

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Almacén de materiales obsoletos:

Los materiales o productos obsoletos son aquellos que producción ya no utilizan o ventas no puede distribuir, porque han sido sustituidos por otros, o bien, porque se encuentran en mal estado y para su control, deben separarse y ubicarse en un lugar específico. Este almacén existirá en una empresa de gran tamaño, en caso contrario, podrá ocupar una sección determinada del almacén de materias primas.

Almacén de Materiales de Desperdicio:

Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo.

Almacén de Devoluciones:

Aquí llegan las devoluciones de los clientes, en él se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacén.

CICLO DE ALMACENAMIENTO

Está constituido por los deberes que tiene el almacén, para lograr la finalidad que le corresponde dentro de la organización a la cual pertenece, y que estos deberes constituían las funciones de los elementos que formaban el almacén. Por ello se verá en esta sesión lo correspondiente a estos elementos y como deben realizar o ejecutar sus funciones teniendo en mente siempre la finalidad de la entidad que los agrupa.

1.- RECEPCIÓN.-

Este elemento del almacén es el encargado de recibir los artículos que compras adquiere, ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la de aquellos que usan el material, y su labor consiste en:

- Descargar.

- Desembalaje.

- Inspección, Verificación o chequeo.

- Ingreso o entrega a los depósitos, informando su llegada y elaborando un parte o informe de recepción e ingreso.

Es decir, efectuar todas las tareas necesarias para recepcionar el o los artículos y poderlos entregar a aquellos elementos que deben guardarlos hasta su utilización.

Descarga.- Es la labor de trasladar los bultos en los cuales lleguen los artículos, de los medios en que han sido transportados hasta el lugar en que serán recepcionados. Ella se puede realizar manual o mecánicamente, y para hacerlo es conveniente que el personal que debe recibir los artículos sepa anteladamente, cual es la mercadería que llega, como llega, su peso, embalaje, etc., de manera que pueda tomar sus previsiones para efectuar la descarga en el mínimo de tiempo posible y con los medios adecuados.

Su principal preocupación debe ser reducir al mínimo los gastos de recepción y evitar pérdidas de tiempo o maltratos de los bultos en la descarga, ya que ésta puede dar lugar a deterioro de los materiales.

Para poder realizar la descarga, el encargado de la recepción tendrá que disponer de espacio suficiente para depositar los bultos que llegan, al mismo tiempo que este espacio deberá estar situado de manera tal que los vehículos o medios en que han sido transportados los materiales, puedan acercase a él lo más posible, evitando así largos recorridos que demoran la tarea. Contará también con personal experto en la descarga, logrando así un buen manipuleo de los bultos. En muchos casos son los propios medios de transporte los que con su personal efectúa la descarga, luego es preocupación primordial del que recibe vigilar que ésta se lleve a cabo en las mejores condiciones y lo más rápidamente que se pueda.

Desembalaje.- es la labor manual de retirar los artículos de los bultos en que han llegado, es decir, quitar a los artículos el embalaje que traen, para ello se debe contar con personal especializado en esta labor, por cuanto generalmente, es en ella que se producen las mayores pérdidas por deterioro, sobre todo cuando se trata de materiales o artículos frágiles. Ello requiere que el desembalaje se realice en una zona o espacio que permita ir sacando cada artículo y colocándolos en él o los lugares donde se efectuará la verificación o chequeo sin que se mezclen. Muchas veces esta labor de verificación se realiza conforme se va desembalando, en este caso debe evitarse que los artículos ya verificados se confundan con los por verificar.

Aunque el desembalaje es una labor prácticamente sencilla, debe realizarse con el mayor cuidado y de manera tal que facilite el siguiente paso o sea, la verificación o chequeo.

Inspección, Verificación o chequeo.- Consiste en determinar si se trata verdaderamente de los artículos solicitados, si la cantidad concuerda con la pedida y si la calidad de los requisitos técnicos exigidos en el pedido corresponde con los artículos llegados.

Esta parte de la recepción, es posiblemente la más importante, por cuanto de ella depende el que los artículos llegados puedan ser usados y por ello es que el encargado de la recepción se preocupará por realizar una inspección organizada, siguiendo un procedimiento y no tomando lo que sea y como sea. Es conveniente guiarse en esta caso por la orden de compra, de manera de ir verificando los artículos en el orden en que se encuentran en dicho documento, evitándose así equivocaciones que posteriormente darán lu8gar a lamentaciones que no se podrán remediar.

La inspección o verificación se realiza bajo dos aspectos, una cuantitativa y otra cualitativa, es decir que se establecerá un resultado en lo referente a la cantidad pedida y otro en cuanto a la calidad y condiciones técnicas que debe reunir el artículo.

Es conveniente tener en cuenta que la verificación de los artículos a su llegada debe ser hecha en forma muy minuciosa, pues los errores que en ella se produzcan repercutirán posteriormente en devoluciones, rendimientos inferiores, errores de inventarios y de distribución, por la inexacta identificación y clasificación de los artículos, errores de comprobación por la falta de peso, volumen, capacidad, etc. lo que producirá generalmente pérdidas para el almacén y diferencias entre la situación contable y la física.

Además del personal que tiene que verificar los artículos, se debe disponer de medios necesarios para que este personal pueda identificarlos, es decir, debe contar con los catálogos apropiados, güinchas, metros, calibradores, etc. que le permitan certificar las medidas, denominaciones, códigos, etc., de cada uno de los artículos que está recibiendo.

Para llevar a cabo una buena