Control interno - Ensayo.

...

Es en este departamento donde se crea el control interno, estas dos personas deben establecer políticas, normas y procedimientos; [3]una norma es una regla que todos los miembros de la empresa deben seguir, por ejemplo: el uso de uniforme o un distintivo de la empresa, una política es el conjunto de normas que ayudan en la toma de decisiones para evitar que algún asunto se convierta en problema, por ejemplo: las relaciones amorosas entre empleados, que suelen estar prohibidas en la mayoría de empresas sin importar su tamaño, y los procedimiento son planes que establecen una forma de hacer cada actividad, por ejemplo: al hacer una venta lo primero que debe decir el operador es el nombre de la empresa, un saludo, su nombre y “en que puedo ayudarle”, ofrecer una promoción, solicitar los datos del cliente, anotar el pedido, conformarlo, indicar el tiempo de llegada del producto y terminar la llamada con una cordial despedida, otro procedimiento también es el flujo de la información entre los departamentos.

[4]A estas normas, políticas y procedimientos también se les conoce como control circundante. Si la gerencia estableció que todos deben portar un distintivo de la empresa y ellos mismos no lo portan, de nada servirá que lo hayan instaurado. Es muy importante alentar el cumplimiento del control circundante porque, a través de él se llega a la organización, misma que facilitara la implementación de los controles específicos.

[5]Los factores a considerar en el control circundante es transmitir la importancia de los controles específicos a cada integrante de la empresa, procurar un ambiente de trabajo agradable (no demasiado rígido ni muy permisivo) conservando la conciencia del puesto de cada persona y sus actividades y que los activos de la empresa pertenecen a la empresa pero deben ser cuidados por todos.

Tipos de control

[6]Cuando nos enfrentamos a un problema, en ocasiones decimos ¿Por qué no pensé en esto? Para evitar los hubiera, y el darnos de topes en la pared, podemos hacer un control previo, pensemos que Renardfood tiene un asistente general, al que mandan a efectuar los pago de teléfono, agua y luz, el riesgo que existe es que en lugar de pagar la cantidad completa solo entregue una parte y el resto se lo quede, una forma de prevenirlo es pedirle que entregue al encargado de registrar los gastos, el comprobante pago. ya se los pedimos, pero resulta que no los entrega el mismo día y pone de excusa que los perdió o que se los robaron, y luego de un tiempo nos damos cuenta de que nos ha estado robando porque nos llegan pagos pendientes en las facturas, podemos establecerle un tiempo límite de regreso y pedirle que entregue el comprobante al momento de su regreso; ahora supongamos que no nos dimos cuenta, nunca revisamos ni las facturas ni los comprobantes de pago, el ayudante se va y el nuevo nos comunica que tenemos una deuda muy grande, lo único que nos queda por hacer es no volver a confiarnos y revisar siempre las facturas y comprobantes.

Estas dos últimas situaciones son el control concurrente, cuya finalidad es corregir problemas en el proceso o como van surgiendo y el control de retroalimentación cuya efectividad no es muy buena pues se dedica a corregir los problemas después de que sucedieron. Lo ideal siempre será prevenir antes que lamentar.

Controles específicos

[7]Y tal como las raíces de los árboles, que van dividiéndose desde el tronco hasta la raíz más profunda, los controles generales se van derivando en controles más pequeños que se especializan en áreas y hasta en actividades concretas, estos, son los controles específicos.

El departamento o, al igual que la gerencia, la persona encargada del registro y manejo de los ingresos y gastos no tiene las mismas actividades que el operador telefónico, por tanto, una vez que la gerencia a determinado las “reglas generales del juego”, lo siguiente es establecer normas específicas que guiaran a cada área. [8]Pero antes, debemos considerar aspectos como el beneficio que nos traerá establecer este control con relación a lo que nos va costar emplearlo, por ejemplo: puede comprarse la paquetería completa del más novedoso y sofisticado programa contable que contiene un programa para registro de nómina, contabilidad, impuestos y facturación, gastándonos más del doble que si compráramos solo el programa para registrar la contabilidad y el de facturación que requerimos por el momento.

Aunque es un control mucha más completo, adquirir la paquetería representa un costo más alto al beneficio que nos da, puesto que los programas que no se utilizan ocupan espacio en el disco duro de la computadora haciéndola más lenta y menos eficiente para la actividad. Por supuesto, aun con el programa adecuado existe la probabilidad de que la persona encargada del registro cometa errores al capturar la información o que incluso, lo haga de manera deliberada, y que pueden presentarse situaciones inesperadas que podrían no resolverse con este sistema. Estas son situaciones que deben siempre considerarse.

[9]Técnicas de control interno

Personas

En un ambiente de trabajo agradable con empleados satisfechos, la posibilidad de que el trabajo este mal hecho o de que alguna persona tome recursos para sí, es considerablemente menor. Existen tantos controles aplicables al personal como empresas, porque cada persona es un mundo, todos somos diferentes y nos comportamos de formas diferentes, sin embargo existen controles básicos aplicables a todos, como son el conocimiento y experiencia previa de los empleados en el área donde trabajan, la capacitación continua, la presentación de reporte cada cierto tiempo y bajo ciertos lineamento de acuerdo al departamento, la prohibición de las relaciones amorosas entre empleados para evitar situaciones como cubrir la falta del otro en alguna situación, o la complicidad para un robo, etc.

Obtener la lealtad de cada miembro es el mejor control interno aplicable a las personas, y este puede darse mediante pequeñas recompensas como lo son reconocimientos, incentivos monetarios pequeños, actividades que fomenten la unión y por supuesto, inculcar una responsabilidad moral para con la empresa.

Inventarios

Los riesgos que encontramos en cuando los inventarios son, desgraciadamente, el famoso robo hormiga, que es cuando los empleados sustraen materiales en cantidades pequeñas que en suma pueden generar una pérdida grande, los factores externos como el medio ambiente (que no podemos controlar y por tanto es inherente) y el hecho de que