Control interno y su importancia.

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Es importante saber que los sistemas de información le dan la facilidad a la organización o empresa de identificar, acumular, procesar y divulgar datos relativos a actividades internas y externas, ya que, le dará las herramientas de supervisión a través de instrucciones ya establecidas.

La comunicación es esencial en los sistemas de información, ya que los empleados deben conocer a tiempo sus responsabilidades de gestión y control. Cada uno de estas funciones tiene que explicarse y especificarse con la mejor claridad posible, comprendiendo los aspectos referentes a la responsabilidad de cada persona dentro del sistema de control interno.

De este modo, los empleados tienen que saber la manera en como las actividades están relacionadas con el trabajo de los demás, los comportamientos esperados y la manera en que deben comunicar la información que generen. Cada informe debe de traspasar a través de una comunicación eficaz.

- Supervisión

Los sistemas de control interno generalmente esta diseñados para ser utilizados en determinadas situaciones. Para esto se tomó al respecto los objetivos, riesgos y las limitaciones esenciales del control, dado que las condiciones se desarrollan tanto en factores externos como internos, esto trae como consecuencia que los controles establecidos pierdan su eficiencia.

Es importante que la gerencia de cada entidad lleve a cabo la revisión y evaluación sistemática de los elementos y componentes que constituye el sistema de control, es decir esto no significa que cada entidad tengan que revisar todos los componentes y elementos ni tampoco se deba realizar al mismo tiempo, esto dependerá de las situaciones especificadas en cada empresa, de los distintos niveles de efectividad mostrado por los distintos elementos y componentes de control.

El objetivo de la supervisión, es vigilar que el control interno funcione adecuadamente, para esto existen dos modalidades de supervisión: la primera que son las actividades continuas que es aquella que reúne las actividades normales y recurrentes, llevándose a cabo en un tiempo real y arraigadas a la gestión, donde van a generar respuestas dinámicas a circunstancias sobrevinientes.

Y de segunda están las evaluaciones puntales que se tomara en cuenta, la naturaleza e importancia de los cambios con los riesgos que conllevan, la competencia y experiencia de las personas que aplican los controles, así también los resultados conseguidos de la supervisión. La unión de dichas actividades asegura el mantenimiento de la eficacia del sistema de control interno.

3.6.4 Principios del Control Interno.

El control interno debe ser establecido de acuerdo a la actividad principal que realice cada entidad, ya que este se va a desarrollar basándose en unos principios esenciales, con la finalidad de mantener un sistema integrado y adecuado para poder funcionar de manera correcta y efectiva. Algunos de los principios son los siguientes:

- Segregación de funciones, la misma se utiliza para que una persona no tenga el control completo de una operación.

- Establecer las responsabilidades de cada empleado y documentar sus operaciones.

- No depender solo de la seguridad que brinda el sistema contable.

- Capacitar a los empleados para que realicen sus funciones.

3.6.5 Características del Control Interno

Las características del control interno son las que hacen que su manejo sea efectivo y adecuado, ya que estas tienen como objetivo; definir como deben elaborarse los controles internos para que los objetivos establecidos sean cumplidos. Estas características son las siguientes:

- Organizada en esta parte se puede establecer la diferencia entre la autoridad y la responsabilidad que tienen que ver con las actividades que realiza la entidad.

- Eficiente: en este caso para poder establecer los diferentes tipos de operaciones solo menos de tres empleados pueden intervenir, con la finalizad de protegerse de fraudes o robos.

- Registro operacional y autorización: este tiene la finalidad de que los registros de las informaciones contables de la empresa estén bajo control y que el departamento de contabilidad sea el único responsable de realizarlos.

- Oportuna: esta tiene como finalidad lograr que los resultados y evaluaciones se presenten a tiempo.

- Confiable: para que se pueda confiar en los resultados del control interno estos deben de ser presentados sin ningún tipo de alteración, con la finalidad de mostrar la situación real de cada entidad.

3.6.6 Control Interno Administrativo y Contable por Áreas

- Control Interno Administrativo

El Control Interno Administrativo es aquel que está compuesto por principios, fundamentos, reglas, acciones, instrumentos y medidas relacionadas con la eficiencia operacional y observación de las políticas establecidas en el área de la organización.

La implementación de un control interno administrativo implica todas las medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de sus políticas en cada área de la empresa. Por ejemplo, la obligación de que cada año los trabajadores de la empresa se hagan un examen médico, como también el uso obligatorio de su carnet de identificación en horas laborables dentro de la empresa.

Maldonado, M. (2003, p.58), establece que los controles administrativos incluyen el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que facilitan la planeación y el control administrativo de las operaciones. Entre los componentes del control interno administrativo están: planeación, organización, direccione y ejecución y control.

3.6.6.1.1 Planeación

La planeación es el punto de inicio al implementar cambios, establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo, al considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cuál de ellas es la más adecuada.

- Organización

La organización es una función administrativa que establece reglas y normas de comportamiento a las que deben sujetarse los miembros de la organización, con el propósito de maximizar el desempeño dentro de los planes y objetivos de la organización.

3.6.6.1.3 Dirección y Ejecución

La dirección y