El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa.

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8.- ANÁLISIS FODA

Este análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares y el entorno en el cual la empresa se encuentra inmersa.

Nos enfocamos solamente en los factores claves, en cuanto a las fortalezas y debilidades que ESCOLT LTDA posee.

Se resaltan las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia.

Lo anterior significa que este análisis consta de dos partes: una interna y otra externa.

1.- La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades del Estudio Contable, aspectos sobre los cuales se tiene algún grado de control.

- Dentro sus fortalezas podemos mencionar

- La cartera de clientes se ha mantenido a pesar de la competencia que existe en la región.

- Abierto al cambio que ocurre en el mercado.

- Amplia gama de servicios para ofrecer a sus clientes.

- Espacio amplio bien distribuido.

- Dentro de sus debilidades podemos mencionar

- La empresa no posee un Manual de Procedimientos.

- Disponibilidad de un Equipo de Trabajo.

- Riesgo inherente.

- Los clientes no llevan la información a tiempo.

2.- La parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar nuestros servicios en el mercado. Aquí se tiene que desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar oportunidades y minimizar esas amenazas, circunstancias sobre las cuales se tiene poco o ningún control directo.

- Dentro de sus oportunidades podemos mencionar

- La ubicación de la oficina contable favorece su trabajo debido a la cercanía con la mayoría de sus clientes y entidades relacionadas para el ejercicio de sus funciones.

- Existencia de un mercado potencial.

- Crecimiento del sector comercial de la región.

- Posibilidad de capacitación al personal.

- Dentro de sus amenazas podemos mencionar

- Competencia desleal, puesto que en el mercado existen profesionales que ofrecen sus servicios a precios más bajos.

- Aumento en la demanda de trabajo, sin estructura organizacional.

- Mejores Prestaciones de servicios en el mercado.

- Empresas con una política de atención al cliente mejor definido.

- Ingreso de nuevos profesionales en el mercado del rubro de servicios contables.

9.- ÁRBOL DE PROBLEMAS

El riesgo detectado en la empresa es que no existe un control de los pagos que se realizan a las distintas entidades financieras y gubernamentales, las transacciones no son ejecutadas previa autorización general o especifica del dueño, ya que sólo se necesita la autorización del cliente una vez informados los montos, en el trabajo propiamente tal está la posibilidad de cometer errores.

No existe una definición de funciones y responsabilidades.

No existe un mecanismo de comprobación interna en la estructura de la operación de las funciones con el fin de proveer un funcionamiento eficiente y la máxima protección contra fraudes, despilfarros, abusos, errores e irregularidades.

Se sugiere que el dueño de la empresa deba participar activamente en la revisión de los pagos realizados, ya que no existe un control por parte de él para saber si los montos calculados que se están pagando son reales, la empresa arriesga un pago de multas por pagos atrasados, cálculos de montos incorrectos, fraudes por excesiva confianza, todo esto para aminorar el riesgo y poder cumplir con los objetivos de la empresa de la mejor forma posible.

Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar.

Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la empresa, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades establecidas

Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos

Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la empresa.

Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y los registros que respaldan la gestión de la empresa.

Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la empresa y que puedan comprometer el logro de sus objetivos.

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Además del nulo apoyo por parte del dueño de la empresa se pudo detectar que hace falta de personal, ya que la asistente contable a cargo debe cumplir con todas las actividades de la empresa, provocando la posibilidad de cometer errores, lo cual conlleva a un exceso de trabajo, trabajar bajo condiciones de estrés, y también la posibilidad de no alcanzar las metas propuestas por la empresa.

¿Qué cosas pueden ocurrir en una empresa cuando falta personal por un período prolongado de tiempo?

La gestión de una empresa u organización implica la realización de tareas. Aunque se cuente con poco personal, la realización de las tareas a menudo es una obligación. Mantener a la empresa funcionando sin problemas, hasta que los dueños o administradores contraten personal adicional, requiere de un esfuerzo y la ayuda de todas las personas dentro de la empresa. Los trabajadores deben manejar sus tareas individuales y ofrecer asistencia en otras áreas. La carga de trabajo adicional podría resultar en trabajar más horas, y conducir al agotamiento.

Encargarse de múltiples puestos