DESARROLLO DE SISTEMA DE EVALUACIÓN: MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN FINAL

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- ¿Con qué grado de precisión y frecuencia necesitamos está información, para el monitoreo, el seguimiento y la evaluación?

R.- El evaluador y el Equipo de Gestión organizará reuniones comunitarias de seguimiento cada tres meses, aproximadamente. En estas reuniones, cada grupo presenta un informe sobre el progreso de sus actividades y discute los problemas que este enfrentando.

El proceso de monitoreo, seguimiento y evaluación genera con frecuencia la necesidad de seguir y evaluar nuevos aspectos del proyecto. Por esto, tiene que ser un proceso flexible que sea revisado periódicamente.

Para cumplir con las exigencias de instituciones externas a la comunidad, el evaluador podrá conseguir más información y desarrollar un sistema complementario de monitoreo, seguimiento y evaluación. Esta información puede no tener relación directa con las actividades del proyecto y servir más bien a planificadores, a nivel distrital y central, y a agencias financieras. Es mejor mantener los dos sistemas separados, de manera que se pueda asegurar que las exigencias de ministerios, agencias de desarrollo y donantes no tomen prioridad sobre las necesidades.

- ¿Cómo y quién obtendrá la información, en el monitoreo, seguimiento y evaluación?

Quien obtendrá la información es el autor del sistema de evaluación (nosotros) y la misma comunidad, quienes deben implementar el proceso de monitoreo, seguimiento y evaluación. El evaluador facilita el proceso colaborando en el diseño del sistema, el seguimiento de las actividades y el análisis de la información recopilada. Se busca, como meta final, que la comunidad haga el monitoreo, seguimiento y evaluación de sus actividades.

En un proceso de monitoreo, seguimiento y evaluación, el evaluador y la comunidad:

- decide qué se debe monitorear y evaluar;

- elige los indicadores a utilizarse;

- organiza la recolección de información:

- ¿Cómo puede hacerse?

- ¿Quién debe hacerlo?

- ¿Cuándo?

- analiza e interpreta los datos;

- utiliza la información.

Para asegurar que la información generada por el proceso de monitoreo, seguimiento y evaluación sea utilizada de modo efectivo en la toma de decisiones y la acción, se requiere de una estructura organizativa, que es el Equipo de Gestión.

En el caso que participen agentes o instituciones externas a la comunidad en las actividades participativas del proyecto se puede discutir, diseñar e implementar un sistema conjunto de monitoreo, seguimiento y evaluación.

Las evaluaciones externas no permiten en general una contribución adecuada de la gente.

- ¿Cómo analizará y procesará esta información, en el monitoreo, seguimiento y evaluación?

Se reúne, en un sistema global de monitoreo, seguimiento y evaluación, la información recaudada entonces se efectúan discusiones con la comunidad y las instituciones locales, para decidir la acción a tomarse en respuesta a los resultados del monitoreo, seguimiento y evaluación. Se determina el progreso de las actividades y se toma las medidas necesarias para resolver los problemas, haciendo los ajustes necesarios en los objetivos y actividades. Las actividades aumentan el grado de toma de conciencia, comprensión y participación, lo cual, a su vez, conduce a redefinir los objetivos y a hacer ajustes en las actividades, o a definir nuevos objetivos y elegir nuevas actividades. El proceso de monitoreo, seguimiento y evaluación proporciona oportunidades para aprender de la acción.

- ¿Cómo y a quién se comunicará la información durante el monitoreo, seguimiento y evaluación?

La información se comunicará a la comunidad educativa, junta escolar, plantel docente y administrativo. Asimismo, a los requerimientos de la Dirección Distrital de Educación, departamental y gobierno o de la organización financiera. Es también responsabilidad comunicar a los representantes de la comunidad, personal local de las instituciones gubernamentales y evaluadores externos.

Para comunicar la información se organiza reuniones comunitarias de seguimiento cada tres meses, aproximadamente. En estas reuniones se presenta un informe sobre el progreso de las actividades y se discute los problemas que se presentan.

El proceso de seguimiento y evaluación genera con frecuencia la necesidad de seguir y evaluar nuevos aspectos del proyecto. Por esto, tiene que ser un proceso flexible que sea revisado periódicamente.

- ¿Cuánto tiempo se requiere para obtener los datos, analizarlos y comunicarlos de manera efectiva, en el monitoreo, seguimiento y evaluación?

R.- El proceso de monitoreo, seguimiento y evaluación es un proceso continuo, integrado en el proyecto desde su inicio.

Por lo tanto, para obtener los datos, analizarlos y comunicarlos de manera efectiva, en el monitoreo, seguimiento y evaluación, se debe realizar un proceso permanente de recolección de datos e información.

El comité coordinador de alimentación y nutrición organiza reuniones comunitarias de seguimiento cada tres meses, aproximadamente. En estas reuniones, cada grupo presenta un informe sobre el progreso de sus actividades y discute los problemas que este enfrentando.

El proceso de seguimiento y evaluación genera con frecuencia la necesidad de seguir y evaluar nuevos aspectos del proyecto. Por esto, tiene que ser un proceso flexible que sea revisado periódicamente.

- ¿Qué nivel de recursos humanos y que número de personas necesito para implementar el sistema evaluativo en general?

- ¿Cuánto costará el sistema evaluativo?

En un proyecto participativo de nutrición, los métodos e indicadores empleados en el seguimiento y evaluación son sencillos, de bajo costo, y diseñados para proporcionar a tiempo la información requerida para tomar decisiones e iniciar acciones. El costo se calcula según el uso que se haga de los datos.