EL PROCESO CONTABLE – PRIMERA PARTE

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C.- Según la identidad de sus titulares: organizaciones unipersonales y organizaciones pluripersonales.

C.1.- Organizaciones unipersonales: son organizaciones fundadas por solamente una persona, contratando dependientes, asesores, o a otras organizaciones para la consecución de sus objetivos, y que pueden dedicarse a distintas actividades, con objetivos personales o para brindar servicios a la sociedad: comercial, industrial, agrícola, ganadera, de servicios, artesanal, cultural,. Por ejemplo talleres artísticos, artesanales, filantrópicos, etc.

C.2.- Organizaciones pluripersonales: formadas por dos o más personas y reglamentadas particularmente por estatutos o contratos sociales.

Existen la más variada gama de sociedades y asociaciones:

Sociedades comerciales, cooperativas, mutuales, asociaciones civiles, fundaciones, sindicatos, cámaras empresariales, federaciones,

confederaciones, iglesias, clubes, etc.

En resumen, se puede decir que las organizaciones son subsistemas sociales que se encuentran dentro de un sistema social mayor, la sociedad. Dentro de ésta conviven y se relacionan con otras organizaciones e individuos. Realizan actividades para el logro de sus objetivos y dichas operaciones a su vez, modifican e influyen en las actividades y decisiones de las demás organizaciones y miembros de la sociedad.

Por ejemplo, dentro de la sociedad hallamos las bibliotecas barriales. Estas organizaciones son subsistemas que dependen del subsistema del Ministerio de Cultura y Desarrollo, que a su vez forma parte del sistema de Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.

Las bibliotecas barriales trabajan en estrecha relación con los colegios zonales, públicos y privados de la zona, de los cuales demandan los programas actualizados para tratar de conseguir los libros que se adecúen a los distintos contenidos de las diferentes materias, en todos los niveles educativos.

A su vez, es imprescindible que conozca con qué libros cuenta para saber cuáles debería conseguir. Es decir que para su correcto funcionamiento necesita contar con adecuada información interna y externa.

Información interna en este ejemplo sería conocer la cantidad y calidad de libros que posee y cuál es su estado. Esto se logra a través de la confección de un relevamiento detallado de los ejemplares, especificando el nombre del texto, los autores, la editorial, la cantidad y el estado de los mismos.

La información externa, en el caso que nos ocupa, estaría provista por: los colegios (a través de los contenidos de la bibliografía solicitada en los programas) por los usuarios (alumnos, profesores, público en general), etc.

A su vez se necesita conocer cómo se obtendrán los ejemplares, es decir saber las posibles fuentes:

- Donaciones de empresas: editoriales, librerías;

- donaciones de particulares;

- otras bibliotecas;

- trueque de libros;

- compra directa.

Aquí no se acaba la necesidad de contar con información, ya que la biblioteca debe estar en condiciones de brindar a sus usuarios, los lectores, de la manera más clara y ordenada posible, los textos con los que cuenta y dónde encontrarlos.

LA INFORMACIÓN: ELEMENTO VITAL DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES.

Es decir que la información es imprescindible para el funcionamiento de las organizaciones. Disponer de una oportuna y adecuada información es la base para poder tomar decisiones acertadas.

Supongamos que queremos realizar un emprendimiento comercial. Decisiones como por ejemplo:

- qué tipo de sociedad constituir;

- conviene fabricar en el país o no;

- con personal propio o tercerizado;

- trabajar sobre pedido o no;

- operar con uno o varios turnos;

- determinar qué canales de venta y seguimiento de producto son los más convenientes,

son básicas y de fundamental importancia. Sin una información correcta son grandes las posibilidades de fracasar aún cuando el negocio en sí hubiese sido bueno.

Cuando se debe tomar una decisión de cualquier orden, mejor será la misma y sus consecuencias, cuanto menor sea el grado de incertidumbre en el cual se tome, reduciendo el riesgo de equivocarse en la medida en que se cuente con un sistema de información, oportuno, relevante y adecuado.

¿Por qué nos referimos a un “sistema” de información?

Según el diccionario sistema es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un fin determinado.

El sistema de información es un conjunto de procesos, datos y procedimientos que funcionan agrupados. Se conforma de:[pic 1][pic 2][pic 3]

[pic 4][pic 5]

La entrada la conforman los datos, los procesos son las tareas que transforman la información, y las salidas son los informes que posibilitan la toma de decisiones. Luego se comparan las salidas con los resultados esperados generándose nueva información, es decir nuevas entradas. Este es el mecanismo de retroalimentación.

El sistema de información es una red que suministra a toda la organización la información necesaria para alcanzar sus metas.

La entrada de la información al sistema puede ser tanto interna como externa.

Supongamos que se desea saber si es posible aumentar en los dos próximos meses un 10% el nivel de ventas.

Antes que nada se tendría que hacer un relevamiento de las ventas realizadas por lo menos en el último semestre para saber cuál es la base de la que partimos. Deberíamos saber para ese período pasado:

- la cantidad de unidades vendidas por mes

- los precios de venta según las distintas condiciones de cobro.

- Las modalidades de venta: al contado, en cuenta corriente

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