El Metodo para reingenieria.

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3. Visión o diseño preliminar

4. Solución

5. Transformación.

La base de la metodología es el enfoque de procesos y actividades. En este documento utilizamos indistintamente “actividad” o “tarea” para referirnos a cada una de las acciones que se realizan en un proceso para transformar insumos en un resultado o producto.

1. Etapa: Preparación.

1.1. RECONOCER LA NECESIDAD

Si bien la revisión de los procesos que propone la reingeniería debería ser incorporado de manera natural a la organización, la necesidad de reingeniería se reconoce por lo general como resultado de un cambio: un cambio en el mercado, o en tecnología, o ambiental.

A consecuencia de tal cambio, un alto administrador (el “patrocinador”) motivado por el dolor, el temor o la ambición, resuelve hacer algo: rediseñar. No todas las organizaciones abrazan la reingeniería con actitud creativa Las compañías no emprenden la reingeniería porque esté de moda o porque sea una cosa excelente. La emprende (a menudo como último recurso) porque tienen que emprenderla. Esta necesidad, según nuestra experiencia, es impulsada por uno de estos tres motivos: dolor, temor o ambición. Las compañías que sienten dolor (v gr. Bajas utilidades, participaron de mercado que se contrae) tienen que hacer algo ahora. Las compañías que tienen temor (v. gr. Competencia osada, mercados cambiantes) tienen que hacer algo pronto. Las compañías que tienen ambición (v. gr. Aumentar la participación de mercado, entrar en nuevos mercados) tiene que hacer algo ahora para realizar pronto su ambición.

La reingeniería de procesos (RP) no puede ser impulsada desde el lado de la oferta, es decir, por consultores internos o externos, ingenieros industriales o personal de sistemas. La cuestión de patrocinio de un proyecto de reingeniería es clave. La alta administración tiene que patrocinarlo por varias razones. La primera: El impacto de la RP es tan amplio que sólo la alta administración lo puede autorizar. La segunda: La reingeniería por lo general envuelve una modificación de la cultura, y modificar la cultura es prerrogativa exclusiva de la alta administración y la tercera: La reingeniería requiere liderazgo del tipo más visible.

Tarea 1.2 DESARROLLAR CONSENSO EJECUTIVO

Una vez que el ejecutivo resuelva patrocinar un proyecto de reingeniería, el paso siguiente es forjar un consenso ejecutivo en su favor. Esto se puede realizar de manera informal en cierto período de tiempo, por medio de reuniones bipersonales o de grupos, conversaciones casuales, memorandos, seminarios, consultores y otras actividades. Como mínimo deben formarse un consenso con el director ejecutivo, el jefe de operaciones, el jefe de finanzas y altos ejecutivos de recursos humanos, también se puede incluir un jefe de información. Se debe pensar en considerar además a los posibles candidatos a dueños de los procesos e incluirlos también en este consenso.

El factor preponderante es una alta resistencia al cambio, ya que por lo general las organizaciones no se plantean una RP a menos que les suceda un choque que afecte, genere temor o ambición a cruzar el umbral de su paradigma.

Lo importante es ver que la nueva forma represente un avance decisivo en rendimiento, en relación con lo que antes existía, y que no sea simplemente un cambio incremental.

En general se propone un tiempo estimado entre seis a dieciocho meses para el proyecto de reingeniería. Menos de seis meses no es tiempo suficiente para el rediseño y la transformación. Por otra parte si pasan más de dieciocho meses sin resultados apreciables, lo más probable es que se cierre la oportunidad que obtuvimos.

El equipo de reingeniería:

¿Porqué valerse de equipos?, Porque se necesita un equipo que represente todas las disciplinas funcionales interesadas. Sus miembros deben representar a sus áreas.

Dos características que buscamos al escoger a los miembros del equipo son: conocimientos y autoridad. La RP tiene que hacerla el personal de la misma compañía para tener la posibilidad de echar raíces.

A los que están dentro les es más fácil ver que lo existente es fragmentario o ilógico, tienen mayor credibilidad y entienden a la organización, valores, creencias, y pueden traducir la reingeniería a un idioma que la compañía entienda.

Personas de Fuera aportan una perspectiva fresca y la ingenuidad creativa para realizar las preguntas adecuadas para encontrar la solución ya que ellos no fueron parte del problema. A veces se hace necesario agregar personas de fuera para proporcionarle los conocimientos necesarios y destrezas o la experiencia de que carecen los de adentro. Según sea necesario un apoyo de tiempo completo, estará a cargo de consultores externos o internos.

Las personas mejor calificadas para realizar la RP suelen ser las que menos pueden apartarse de sus deberes habituales, no existe ninguna solución de este problema, cualquier acomodamiento es una negociación. Es necesario concederles a los miembros del equipo tiempo necesario para dedicarlo al trabajo del proyecto, queremos que todos los participantes continúen activos en los procesos que van a rediseñar.

Tarea 1.3: CAPACITAR AL EQUIPO

Esta tarea capacita al equipo para acometer su misión. Incluye definir las expectativas de la administración; desarrollar trabajo en equipo; aprender el método; escoger las herramientas manuales y aplicaciones informáticas que se van a utilizaren el proyecto; adoptar una terminología común; trabajar con ejemplos de reingeniería; y, finalmente, asumir la responsabilidad del proyecto.

Tarea 1.4: PLANIFICAR EL CAMBIO

La última tarea del equipo de reingeniería en la etapa de preparación es desarrollar el plan global para el resto del proyecto.

Esta tarea reconoce explícitamente que habrá resistencia a los cambios que introduzca el proyecto de reingeniería y que el cambio hay que gestionarlo para que el proyecto salga adelante. Inicia en la gestión del cambio identificando a las personas y entidades interesadas y sus intereses. Define como se manejarán las comunicaciones para asegurar que los interesados se mantengan informados de una manera constructiva.

RP significa cambio, y a la gente no le gusta cambiar. No cambiamos simplemente porque haya motivos imperiosos a favor de ello. Cambiamos solamente cuando creemos que conviene a nuestros intereses personales. Una de las principales tareas del equipo de proyecto