Generalidades y Fundamentos de la Administración Documental

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Archivo descentralizado:

La oficina de prevención y educación ciudadana se encarga archivar carpetas activas y solo se entregan al archivo central una vez los programas de participación ciudadana han sido desactivados por la comunidad. Esta responsabilidad es del jefe de prevención y educación ciudadana de la Estacion Dagua.

Archivo descentralizado con control centralizado:

En nuestro caso dependemos del archivo de Cali ya que anualmente se debe enviar como dije anteriormente los libros donde se radican actas y comunicados oficiales llegados y Salidos.

Según su Uso

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales, según a los requerimientos de la organización:

Archivo activo:

La oficina de prevención y educación ciudadana depura anualmente todo tipo de programas organizados en carpetas las cuales son clasificadas según su importancia y archivadas en cajas de cartón que llevan sus respectivos rótulos.

Archivo semi activo:

Carpetas con listados de presidentes de juntas de acción comunal que son cambiados según el periodo de elección.

Archivo inactivo:

Este tipo de archivos generalmente carpetas con programas que no están generando ningún tipo de uso por tal motivo son archivados según importancia y el archivo sobrante es reutilizado para imprimir

Según su Ciclo Vital

El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las cuales se explicarán a continuación:

Archivo de gestión:

Estos archivos son listados de cooperantes, escuelas de convivencia y seguridad ciudadana, policía cívica juvenil, redes de apoyo y solidaridad entre otros programas y están sujetos a verificación a través de auditorías.

Archivo central:

Son enviados después de las auditorias generalmente se hacen con libros y carpetas que contienen la implementación de programas de años anteriores.

Archivo histórico:

Se maneja desde la ciudad de Cali.

Según su Naturaleza:

Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el proceso de archivo.

Archivo público:

Es todo documento que pertenece a las entidades públicas. Este sería el caso de la oficina de prevención y educación ciudadana pero con algunos programas que contienen información privada..

Archivo privado de interés público: Se maneja el programa de la policía cívica juvenil carpeta que es solicitada en todas las auditorias generalmente por entes externos.

Archivo privado:

Solo se maneja una carpeta privada la cual es la del programa red de cooperantes que por seguridad de las personas vinculadas tiene este calificativo.

3. Organice la información recopilada anteriormente. Luego realice en una herramienta ofimática de su preferencia, un diagrama de flujo, donde describa y organice secuencial y estructuradamente la información solicitada en los puntos anteriores, es decir la administración y clasificación de archivos. El diagrama de flujo se debe presentar de la