HISTORIA, DESARROLLO Y APLICACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

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La misión principal de la gestión documental es el rastreo, almacenamiento y organización de documentos a mano escritos y/o electrónicos o imágenes de documentos en papel.

APLICACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Programa de Gestión Documental (PGD)

“En desarrollo de la Ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012, el PGD es estratégico para la gestión documental, pues con él se establecen las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo, la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental. El PGD hace parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual, es aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo y está armonizado con los otros sistemas administrativos y de gestión, establecidos por el gobierno nacional, dando alcance al cumplimiento a la aplicación de la normatividad vigente en la materia.”- Archivo General de la Nación Colombia, Programa de Gestión Documental.

Se puede definir también como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición Final de los documentos.

Procesos del PGD

-Producción de documentos

-Recepción de documentos

-Distribución de documentos

-Trámite de documentos

-Organización de documentos

-Consulta de documentos

-Conservación de documentos

-Disposición final de documentos

OBJETIVOS DEL PGD

- Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.

- Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales lo mismo que la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

- Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.

- Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes d correo y mensajería.

- Facilitar la recuperación de la información y en forma rápida y oportuna.

- Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

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REFERENCIAS

-https://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental

-http://es.slideshare.net/nidia2012/gestion-documental-diapositiva-copia?qid=73422e2f-e830-4b45-98d8-f54beeca03f5&v=qf1&b=&from_search=2

-http://onegolive.com/que-es-gestion-documental-empresas.aspx

-http://www.archivogeneral.gov.co/pgd

-http://es.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental