LA DETERMINACION COMUNICACIÓN EXTERNA O INTERNA

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4. Es importante garantizar que la documentación llegue al destinatario.

5. Es importante seguir el manual de correspondencia para no cometer errores y acogernos a lo establecido y no tener problemas dentro de la organización.

¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

La entidad escogida maneja el siguiente proceso con respecto al manejo de la documentación:

Una vez se recepciona la documentación se revisan los datos más importantes como fecha, numero de documento, anexos a quien va dirigida y también las copias, una vez se constata la información se procede a recepcionar el documento a través de un formato de recepción donde quedan plasmados datos como la fecha de recepción, datos de quien lo recibe y consecutivo de radicado.se registran los datos más relevantes como la fecha de recepción, luego se entrega el documento de recibido a la persona que entrego el documento. Después la persona encargada de la recepción de la documentación procede a su respectiva distribución a todas ya cada una de las personas a las cuales está dirigida dicha documentación dejando constancia de entrega a la oficina correspondiente mediante un libro de recepción para después llevar el respectivo control y seguimiento de la misma.

Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

Considero que dentro de la entidad escogida la comunicación tanto interna como externa son de vital importancia.

La comunicación Interna se realiza cuando dentro de la entidad se mantiene un dialogo constante enmarcados dentro del respeto hacia cada uno de los integrantes de la entidad.

La comunicación externa es el reflejo de la entidad y se realiza mediante él envió de documentos y correspondencia o muchas veces mediante correo electrónico.

Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la entidad

¿Cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

- Se desarrolla la información

- Se realiza un documento bien sea escrito o en medio magnético

- Se envía o informa en forma verbal, escrita o correo electrónico

- Se deja constancia de su recepción mediante número de radicación.

- Se realiza seguimiento al documento.

Mapa conceptual

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