Debemos comprender que el departamento mantiene dos líneas de comunicación; la primera es interna (con las dependencias de gobierno municipal), y la segunda es externa

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VII. PADRÓN DE PROVEEDORES

Se deberá garantizar el adecuado registro de proveedores, para poderles asignar la compra de los artículos y materiales requeridos para el desempeño de las actividades de las Dependencias.

Se deberá garantizar la transparencia en el registro de proveedores y permitirles el acceso al padrón.

Cada proveedor es responsable de su inscripción, así como de mantenerse actualizado en el padrón de proveedores, por medio de una renovación, a la cual se le dará el mismo tratamiento que la inscripción, esto para ser considerado como activo en las compras del municipio.

El Padrón de Proveedores deberá cuando menos de contener:

- El nombre y denominación o razón social.

- Contener número de folio del proveedor (asignado en el Departamento de Contabilidad).

- Lugar y Fecha de solicitud.

- Giro en que opera y porcentaje por actividad así como clase de mercancía o descripción del servicio que ampara.

- Copia del recibo de pago hecho en la Tesorería.

- Copia de Identificación con foto del propietario o apoderado legal.

- Copia de comprobante de domicilio (agua, luz y/o teléfono).

- Copia de la Cédula del Registro Federal de Contribuyentes.

- Copia de la última declaración fiscal (anual y mensual).

- Copia del acta constitutiva (en caso de ser persona moral).

- Copia del acta de nacimiento (en caso de ser persona física).

- Copia de la C.U.R.P. (en caso de persona física)

- Calidad del producto y/o servicio.

- Tiempo de entrega del producto y/o servicio.

Nota: La inscripción en el padrón de proveedores tendrá la vigencia correspondiente a un año calendario (del mes de enero al mes de diciembre de cada año).

El Departamento de Compras será el responsable de dar de baja del sistema, al proveedor que tenga más de un año y no renueve su inscripción en el padrón.

Se deberá llevar un registro del desempeño de los proveedores y este debe ser parte de la información contenida en el Padrón de Proveedores el cual deberá de cubrir por lo menos los siguientes aspectos:

- Calidad del producto y/o servicio brindado.

- Tiempo de entrega del producto. (información que proporcionará la Dependencia solicitante)

- Costos de producto y/o servicio referente a otros proveedores que manejen un producto similar.

Será responsabilidad del Departamento de Compras realizar una revisión al Padrón de Proveedores, por lo menos una vez al año para asegurarse la actualización del mismo. La fecha de la última revisión deberá ser colocada al inicio del padrón.

Las únicas áreas autorizadas para realizar modificaciones al padrón de proveedores son:

- El Departamento de Contabilidad de la Tesorería Municipal.

- El Departamento de Compras.

El Departamento de Compras será la única dependencia que podrá dar de alta a los proveedores en el sistema.

El Departamento de Contabilidad de la Tesorería Municipal será el responsable de asignar la cuenta contable y la activación dentro del sistema a cada proveedor mediante la autorización expresa por parte del Departamento de Compras.

Será Responsabilidad del Departamento de Compras por lo menos con un mes de anticipación sobre el vencimiento del registro a cada proveedor, indicando en el mismo aviso las consecuencias que genera dicho vencimiento.

VIII. LINEAMIENTOS PARA REQUERIMIENTOS DE PAPELERÍA Y ARTÍCULOS DE OFICINA.

Con el fin de llevar al máximo el aprovechamiento de los recursos materiales de papelería y artículos de oficina se tomarán en consideración las siguientes formas de trabajo.

- Todas las tintas, toners y cintas que sean utilizadas por impresoras, multifuncionales, copiadoras y maquinas de escribir, deberán ser entregadas a cambio de las nuevas solicitadas (igual número de usadas por nuevas). Únicamente se autorizara uno por vez.

- La misma técnica se realizara con los artículos de oficina como son: lápices, bolígrafos, correctores (lápiz y cinta), tintas para sello, lápiz adhesivo y algunos otros artículos (en caso de consumibles para oficina como son clips y grapas bastara con entregar la caja vacía).

- Para llevar acabó un control de las necesidades de cada área solo se recibirán las solicitudes de requerimiento de papelería y artículos de oficina los días que establezca el calendario anual, elaborado por el departamento de compras.

- Sabedores de que el flujo de trabajo no es constante en la administración pública municipal, la solicitud de tintas, cintas y toners se podrá hacer una vez por mes aun cuando no se haya agotado el insumo actual, para la entrega de este se llevará acabo conforme al punto 1 de estos lineamientos.

- Las solicitudes de requerimiento para tintas, cintas y toners deberán ser por separado de cualquier otro requerimiento.

- Toda solicitud de requerimiento está sujeta a plena aprobación de los que en ella firman y comprobación de recursos para su efecto.

IX. LLENADO DE UNA SOLICITUD DE REQUERIMIENTO

Las características que se deben tomar en cuenta al hacer el llenado de una solicitud de requerimiento son las siguientes:

FECHA: La fecha de elaboración.

DEPENDENCIA: Se escribirá el nombre de la dependencia solicitante.

CANTIDAD: El número de piezas por artículo.

DESCRIPCIÓN: Descripción del articulo solicitado.

OBSERVACIONES: Se debe especificar concreta y concisamente el motivo de la solicitud, así como