La Administración Documental.
Enviado por monto2435 • 24 de Enero de 2018 • 921 Palabras (4 Páginas) • 330 Visitas
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Almacenamiento de documentos: todos los documentos que permanecen en la empresa son cuidados y conservados de una manera adecuada ya que contienen información importante tanto de la empresa como de los pacientes; y están ubicados de manera que los que hacen referencia a la empresa se encuentran en un estante en la parte administrativa divididos algunos por folders y otros de mayor importancia empastados para mayor durabilidad los cuales solo son contemplados o vistos por personal gerencial y la información de los pacientes se encuentra en folders por orden alfabético de los cuales se encarga una persona especifica quien conoce a detalle cómo están organizados.
Descarte de documentos: Los documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se habían archivado y conservado, pero no se puede proceder por sólo insinuación de la persona encargada, sino que debe sujetarse a la normatividad, más que todo lo que se elimina del todo son las historias clínicas con mucho tiempo de caducidad.
Recuperación de la información: Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploración de bases de datos, palabras claves, actas, registros, guías, índices o indicios de lo que se desea hallar. Pero para que sea efectiva la recuperación de la información se acude a la búsqueda detallada de información en los medios físicos o electrónicos que pueden ser claves en la indagación. No obstante, se pueden encontrar dos resultados:
- El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran número de datos genéricos que no son relevantes frente a lo que deseamos encontrar.
- Silencio Documental: Se puede definir como la falta de información o hallazgos mínimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el momento de guardarlos o se desconoce la palabra clave con la que pueden ser encontrados.
Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido de estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos.
Respuesta:
Clasificación de los archivos
- Según su organización: Archivo descentralizado con control centralizado.
- Según su uso: Archivo activo
- Según su ciclo vital: Archivo de gestión
- Según su naturaleza: Archivo privado
Nota:
El diagrama de flujo se debe presentar de la siguiente forma:
El nombre de la entidad.
La ubicación y datos de contacto de la entidad.
El nombre de quien realiza el documento (Aprendiz).
Y finalmente el diagrama creado.
Nota:
El diagrama de flujo se debe presentar de la siguiente forma:
El nombre de la entidad.
La ubicación y datos de contacto de la entidad.
El nombre de quien realiza el documento (Aprendiz).
Y finalmente el diagrama creado.
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