Levantamiento del inventario físico, registro y control de los bienes muebles nacionales

...

Anteriormente se mencionó que las actividades de levantamiento del inventario físico, registro y control de los bienes muebles nacionales, deben ser realizadas bajo una serie de lineamientos fáciles, prácticos y sencillos para que los funcionarios puedan ejecutar su trabajo con mayor eficiencia y transparencia y así crear un ambiente de mayor seguridad al momento de llevar la contabilidad de esos bienes. De lo contrario se cae en el desconocimiento de lo que se tiene, en donde se ubica y si tiene un correcto funcionamiento para la Institución, o esta en desuso por algún motivo que se desconoce, esto conlleva al incremento del gasto, disminución de espacio físico, entre otros inconvenientes que podrían suscitarse.

Con este argumento se quiere crear conciencia de las consecuencias del inadecuado manejo de los inventarios, colocando como solución principal la creación de un manual de normas y procedimientos para el registro y control de los bienes muebles nacionales, con una terminología sencilla que se adapte a las condiciones básicas del trabajo en la gerencia, sin omitir ningún paso, pues, para el correcto funcionamiento del proceso, las instrucciones deben ser seguidas en orden. Por lo que es importante hacer llegar la información y así estar enterados de las diversas normativas establecidas por el Instituto, para la realización de las actividades de inventario; haciendo de este un conjunto de movimientos esenciales y prácticos, que el funcionario podrá realizar bajo la supervisión de su superior inmediato, como lo seria, en este caso, el administrador de bienes del organismo.

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

Antecedentes de Investigación.

La Universidad Abierta del Estado Mexicano (2.006), estableció un Programa de Actualización de Inventario de Bienes Muebles, con el cual busca permanentemente ser eficaz y dar respuesta oportuna a los requerimientos de su comunidad, para lo cual cuenta con un sistema sustentado en la certificación de procesos, bajo normas internacionales de calidad.

Este programa permite mantener un control en cuanto a la ubicación e identificación del responsable de cada uno de los bienes muebles de la Institución, este proceso tiene dos etapas durante el año, es decir, la actualización se realiza cada seis meses, periodo en el cual la comunidad universitaria participa activamente y concluye con la entrega de resguardos personalizados. Este proceso es avalado por el despacho de Auditoria Externa, quien verifica físicamente el adecuado cumplimiento.

Por ello, la importancia de cumplir en tiempo y forma con el programa de actualización del inventario de bienes muebles.

El objetivo de este manual es realizar las acciones necesarias para la regulación, actualización y control personalizado del patrimonio universitario, mediante la participación de la comunidad universitaria.

La actualización consiste en verificar todos los bienes que se encuentran asignados a cada espacio universitario, preferentemente de manera personal (por asignación) e informando al responsable del inventario las altas, bajas y cambios para la corrección en el sistema y la inmediata emisión de los resguardos personalizados.

Procedimiento de Actualización del inventario físico de bienes patrimoniales:

Las dependencias académicas y administrativas, por medio del personal responsable del inventario verifican que no existan bienes pendientes por asignar.

La persona responsable del inventario imprime los resguardos personalizados.

El responsable del inventario entrega los resguardos a su personal en forma individual, quienes revisan: marca, modelo, serie y características, modifican o aceptan las descripciones generales de los bienes.

El personal de intendencia no debe ser responsable de los artículos de uso común, su resguardo deberá incluir únicamente los bienes que utiliza en su trabajo.

En el caso de los artículos de uso común deberá ser incluido en el resguardo del Subdirector administrativo.

El responsable del inventario realiza un muestreo de verificación de los cambios solicitados.

El responsable realizará las modificaciones detectadas, la marca, modelo, serie y características.

El responsable del inventario genera e imprime formato de resguardo para recaudar firmas y entregar original y copias a las diferentes instancias.

La Universidad Central de Venezuela (2.004), Diseño un Manual de Normas y Procedimientos para el Registro de Bienes Muebles, el cual tiene como propósito establecer las definiciones y procedimientos básicos que orienten a la Universidad, en el registro de los Bienes Muebles percibidos, basado en criterios de centralización normativa y descentralización operativa.

Es importante señalar que las acciones a seguir en este manual de Normas y Procedimientos podrán optimizarse a medida que los procesos sean cada vez más prácticos, las cuales permitirán la flexibilidad adecuada en la búsqueda permanente de alcanzar la eficacia en la gestión administrativa.

En este sentido el manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso para el Registro de los Bienes Muebles.

En el capítulo I se muestra los aspectos generales del manual conformado por los objetivos y el alcance, la base legal vigente y normas que orientan y rigen de manera general el proceso de Registro de Bienes Muebles.

En el capítulo siguiente se presentan las normas, procedimientos y flujogramas que intervienen en el proceso con sus respectivas entradas y salidas, además se establecen los responsables de ejecutarlos de una manera clara y ajustada a las bases legales y normativas de la Universidad.

Este manual tiene como objetivo principal establecer los criterios, definiciones y procedimientos, que intervienen en las operaciones de registro por adquisición y movimiento de los bienes muebles que realiza la Universidad en el marco de las autorizaciones legales correspondientes, con el objeto de identificar las acciones relacionadas con la administración, guarda y custodia de los mismos. Este va dirigido a todas las unidades administradoras y ejecutoras de la Universidad Central de Venezuela con competencia para administrar los bienes muebles a su cargo.

La secretaria de Educación de Guanajuato (2004),